Management

Outsourcing
Geld tellen

7 vragen voor e-factuur-providers

Zo selecteer je een billingprovider die bij je past.

© Shutterstock
30 augustus 2016

Zo selecteer je een billingprovider die bij je past.

Digitale facturering levert ontvangende bedrijven al gauw euro's per factuur op. Maar in de praktijk is het wel veel gedoe om alle facturen ook daadwerkelijk in een straight-through verwerkbare vorm toegezonden te krijgen. Veel missiewerk onder leveranciers, maar ook weten om te gaan met een baaierd aan berichtenformats en transportprotocollen.

Daar kun je natuurlijk een dienstverlener voor inschakelen. Maar hoe vind je uit welke billing-serviceprovider (ook wel 'BSP' of 'e-invoicingprovider') voor jou de meeste waarde toevoegt?

Voor veel bedrijven loopt de snelste weg naar besparen op het factuurproces via een dienstverlener. Maar hoe identificeer je de partij die voor jouw organisatie de meeste waarde toevoegt? De week een korte serie over e-billing services.

Voor deze artikelserie werd gesproken met:

  • Jaap-Jan Nienhuis, Consultant, Simpeler Invoicing
  • Ron Heijman, Sales Director, Basware Nederland
  • Marco Eeman van order2cash
  • vertegenwoordigers van de verder nog genoemde providers

AG Connect vroeg enkele ingewijden wat naar hun oordeel vragen zijn die verschillen tussen billing-serviceproviders bloot kunnen leggen. Ze kwamen met zeven suggesties.

1] Welke e-invoicediensten wilt u eventueel voor ons verzorgen?
'Facturen ontvangen en doorsturen' is een heel globale omschrijving van wat een (ontvangende) e-invoicingprovider doet. Daar achter gaat een verzameling deelactiviteiten schuil, die niet bij alle providers hetzelfde hoeft te zijn ingevuld. Probeer bij een kennismaking het volgende lijstje af te vinken:

  • Ontvangen van e-facturen via verschillende kanalen (mail, DigiPoort, Simplerinvoicing, etc)
  • Archiveren van facturen (7 jaar ten behoeve van belastingcompliance)
  • Check of alle informatie in de factuur staat
  • Validatie van alle informatie in de factuur
  • Conversie naar berichtformat van de ontvanger
  • Autorisatie-workflow
  • Integratie met ontvangende systemen (SAP, Oracle, etc)
  • Integratie met een Purchase Order (ofwel match tegen een PO, ofwel een PO-flip (maken van een factuur op basis van een PO)
  • Integratie met andere inkoopprocessen (catalogus, contracting, etc)
  • Statusinformatie voor verzender
  • Betaling / finance van e-facturen

Bovenstaande punten hebben betrekking op de factuurontvangende rol. Voor het beoordelen van het serviceportfolio van versturende BSP's suggereert Marco Eeman de volgende punten:

  • Aansluiten op alle relevante ERP- en Accounting-pakketten 
  • UBL-ondersteuning
  • standaard koppelingen met de belangrijkste ontvangende service providers
  • compliancy aan regelgeving van alle landen waar u klanten heeft (of verwacht)
  • Koppelingen met de overheidsportalen in landen waar e-invoicing bij zakendoen met de overheid verplicht is
  • Ondersteuning van archivering voor de volledige verplichte termijn

2] Ondersteunt u als BSP alle uitgaande en inkomende berichtenstandaarden?
Wie een BSP kiest, veroordeelt zakenrelaties (doorgaans leveranciers) min of meer gebruik te maken van diezelfde BSP (desnoods met tussenkomst van een eigen BSP, zie ook vraag 4). Dan is het natuurlijk wel van belang dat de in te schakelen BSP zijn rol als intermediair ook optimaal invult. Niet alleen naar bestaande leveranciers maar ook naar toekomstige zakenpartners. Het is voor de dealvorming immers niet goed als bij een marktuitvraag potentiële leveranciers vanwege factureringsvereisten van mededinging afzien.

Volgens Ron Heijman zijn er in Nederland nog steeds heel wat kleinere partijen actief, met een dienstenportfolio dat nog niet rijp is voor een complete end-to-end zakelijke berichtendienstverlening. Als formats waarvan redelijkerwijze mag worden verwacht dat ze worden ondersteund noemt Heijman: e-invoicing, overheid (Digipoort), Simpler Invoicing, branchegebonden EDI-berichten, maatwerk bilaterale oplossingen en niet te vergeten papier en het digitale equivalent daarvan .pdf.

Verder suggereert Heijman om naast de ondersteuning van formats ook de ondersteuning van andere berichttypen met een overwogen BSP door te praten: "Primair denkt iedereen aan facturen. Maar als je daar eenmaal mee bezig bent, dan is het al gauw aantrekkelijk ook maar de stap te zetten naar andere zakelijke berichten, zoals orderberichten en betaalbevestigingen".

3] Welke transportprotocollen kunt u (ontvangend en verzendend) hanteren?
Voor een vlotte factuuruitwisseling is behalve overeenstemming over de 'taal' en de inrichting van de berichten ook van belang dat verzender en ontvanger wat afleverkanaal en -protocol betreft op één lijn zitten. Vrijwel alle berichtenformats zijn in principe als bijlage in een e-mailtje te verzenden en het kanaal staat tot ieders beschikking. Maar tegenover de laagdrempeligheid van E-mail staan beveiligingsbezwaren. Zo is het bij e-mail moeilijk om zekerheid te krijgen over de ware identiteit van de verzender, de aflevering en oorspronkelijkheid van het bericht (is er onderweg niet mee geknoeid?). Om de factuuruitwisseling echt waterdicht te krijgen kiezen veel ontvangers voor een beveiligd transportprotocol. Maar ook daarin is er keuze, met alle verwarrende gevolgen van dien. Zo hebben sommige boekhoudsystemen een eigen aansluitvlak waarop facturen met de nodige digitale zekerheden worden ingewacht. Maar uiteraard zijn er ook diverse onafhankelijke standaarden voor beveiligde aflevering van factuurberichten op basis van technologiestandaarden als sftp (Secure File Transfer Protocol), secure web services en AS2 (Applicability Statement 2). Die laatste kent in Europees verband een implementatie onder de naam Peppol.

4] Heeft u als BSP een open netwerkstrategie?
De meeste Europese BSP's sluiten onderling zogeheten interop-overeenkomsten, die erop neerkomen dat ze onderling geen kosten in rekening brengen voor het accepteren of aanbieden van digitale facturen. Maar een aantal grotere en vooral Amerikaans BSP's doet daar niet aan mee. Sommige van deze partijen brengen concurrenten gewoon de fee's in rekening die ook voor verzenders- en ontvangers van facturen gelden.

Omdat ook BSP's niet van de wind leven komen die kosten links- of rechtsom bij de handelspartners terecht, die dan in plaats van 1 BSP 2 BSPs betalen. Tenzij één van beide partijen (in de praktijk meestal de factuurverzender) er in arren moede maar voor kiest economisch onwenselijk gedrag te honoreren en z'n bestaande BSP te verruilen voor de 'gesloten' opererende BSP van zijn zakenpartner. In beide gevallen zal het de businesscase niet ten goede komen, concludeert Heijman.

Bij de totstandkoming van de interop-agreements, die in principe wel steeds bilateraal tussen BSPs worden afgesloten, speelt de European E-Invoicing Service Providers Association (EESPA) een ondersteunende rol. Onder meer door het beschikbaar maken van modelovereenkomsten.

5] Hoe gaat u zorgen dat al mijn leveranciers straks gaan e-factureren (zodat ik straks daadwerkelijk een straight-through invoiceproces heb)?
Denkbare antwoorden:

- "We hebben een call center in India en die zitten er echt bovenop. Als het nodig is bellen ze uw leveranciers elke dag."

- "We hebben onboarding-managementsysteem met een online portal waarin u als opdrachtgever volledig inzicht heeft in de voortgang van de overstap bij de diverse leveranciers waarmee u werkt. Het systeem suggereert per geval acties om aarzelende leveranciers in beweging te krijgen. Waar mogelijk kunt u die acties, zoals een mailtje of telefonische navraag, via de portal zelf initiëren. De acties worden automatisch in het systeem gelogd, net als de terugkoppeling die we van de leverancier ontvingen. U bent als opdrachtgever volledig in control."

- "Wij zorgen dat uw leveranciers helemaal niet het gevoel hebben dat ze ergens 'aan mee moeten doen'. We zijn in staat om elke factuur te converteren naar iets waar uw boekhoudsysteem mee uit de voeten kan. Desnoods scannen en OCR-en we papier."

- "We verleiden uw leveranciers om mee te doen door ze in ruil interessante diensten met toegevoegde waardediensten aan te bieden. Zo krijgen partijen die hun facturen op de juiste wijze aanbieden van ons een betaalbaarstellingsmelding, zodra uw boekhouding de betaling goedkeurt. Daarin staat onder meer wanneer het geld op hun rekening zal staan. Tegen geringe meerkosten bieden we de mogelijkheid van reversed factoring, wat inhoudt dat uw leveranciers correcte facturen onmiddellijk na indienen door ons betaald krijgen. U betaalt ons weer."

6] Als u invoice-transport en -ontvangst van ons overneemt, zijn er dan nog andere aan keten-gerelateerde diensten die u daaraan kunt koppelen?

  • workflowondersteuning voor het betaalbaar stellen van de factuur.
  • procurement services, zoals inkoopcatalogi en purchaseordermanagement te verwachten. Dit is mogelijk interessant voor factuurontvangende organisatie.
  • Factuurverzendende bedrijven kunnen soms gebruik maken van aanvullende diensten op het vlak van debiteurenbeheer. Te denken valt daarbij aan het verzorgen van betalingsherinneringen en factoring of incasso.

7] Welke eventuele rechten eist u op met betrekking tot factuurdata en metadata?
Een beetje e-invoicingdienstverlener zit bovenop een schat aan schitterend gestructureerde informatie. Wie doet zaken met wie? Hoe wisselend zijn de leverancier/klantcontacten? Zijn de contactwisselingen sequentieel of gelijktijdig? Wat zijn tarieven? Hoe is de betaaltrouw? Zowel de meta-data als de geaggregeerd geanalyseerde content is goud waard. Voor bijvoorbeeld krediet- of of inkoopdienstverleners. Wees dus niet verbaasd als een e-invoicingprovider (sommigen verlenen hun diensten gratis) wat probeert bij te verdienen, door datamining en doorverkoop van aldus verkregen inzichten. "Deze meeste -e-invoicingdienstverleners houden zich er verre van, maar als het wel gebeurd, dan kan het echt killing zijn. Lees dus echt heel scherp de overeenkomsten en de leveringsvoorwaarden en vraag door".

Zie ook Management op AG Connect Intelligence
Reactie toevoegen