Management

Datamanagement
boos op computer

Bonnetje zoek? Geen wonder.

Documenten vormen snelgroeiend governance-probleem

© CC0 (pixabay) ijmaki
19 april 2017

Over ruim een jaar, op 25 mei 2018, wordt de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Organisaties zijn in dat kader verplicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen. Maar hoe kan zo'n functionaris z'n verantwoordelijkheid nemen, als hij van een substantieel deel van de data niet weet dat ze er zijn, waar ze zijn, waar ze over gaan of waarom ze er zijn?

Wat is erger; een bonnetje dat zoek is, of een bonnetje dat gevonden wordt? Vaak weten we het niet. En wat doet het ertoe als we toch niet beschikken over de technische middelen om het gezochte bestand te managen? Dat is het parket waarvoor grote organisaties zich gesteld zien. Ze hebben steeds meer moeite om grip te houden op hun digitale documenten. Wat is de laatste versie? Hoe voorkomen we dat er kopieën circuleren? Betekent 'niet te vinden' ook 'bestaat niet'?

Niet alleen vanwege de compliance

Ruwweg 80 procent van de data die bedrijven en overheidsdiensten bewaren is ongestructureerd. Dat betekent dat ze qua, inhoud en bestandsstructuur niet op één lijn zijn te brengen. Daar blijft het niet bij. Meestal zijn ook zaken als auteur, creatiedatum, eigenaar, versie-status, follow-up en gewenste bewaartermijn niet vastgelegd, ervaart datamanager Jeroen Tegelaar van KPMG. Dat is niet alleen van belang vanwege compliance, maar ook vanwege productiviteit. "Mensen krijgen aantoonbaar meer rust in hun werk en maken daardoor minder fouten als ze hun documenten sneller terugvinden in de juiste versie."

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Inloggen

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!