Management

Procesmanagement
e-facturen

E-factureren: bent u er klaar voor?

Verwacht geen gouden bergen, gouden stapels zijn ook goud

© CC BY 2.0 - Flickr.com,  tomroelofs.nl
15 maart 2012

Verwacht geen gouden bergen, gouden stapels zijn ook goud

De kans dat uw bedrijf dit jaar met elektronisch factureren te maken krijgt, is groot. In de afgelopen jaren is de basis gelegd, door juridische en technische kinderziekten weg te werken en de geesten rijp te maken. Eind 2013 wordt naar verwachting bijna een derde van alle facturen elektronisch verstuurd.

Een bedrijf met honderd medewerkers krijgt gemiddeld 45.000 factureren per jaar te verwerken, inkomend en uitgaand. Bij de branche Handel en Industrie is dat het hoogst, in het onderwijs het laagst. Nu gaat nog altijd 85 procent van die facturenstroom met de post. Slechts 8 procent van de bedrijven gebruikt e- mail om de factuur als pdf af te leveren. Het is de meest primitieve vorm van elektronisch factureren waarbij alleen de postbode, de envelop en de postzegel zijn vervangen. Slechts 2 tot 3 procent van de stroom verloopt via e-invoicing, waarbij de backoffice facturen digitaal verstuurt of verwerkt.

Maar daar komt snel verandering in. Tussen 2012 en 2015 krijgt zeker 75 procent van de middelgrote en grote organisaties te maken met elektronische facturen. Dit volgt uit onderzoek van Factuurwijzer, de organisatie die zich inzet om obstakels bij het elektronisch factureren weg te werken.

De stroomversnelling volgt nu een aantal belemmeringen zijn weggewerkt. In Europa zijn bijvoorbeeld eind vorig jaar btw-richtlijnen aangenomen die elektronisch factureren makkelijker maken. “Nederland heeft daarop geanticipeerd en voldoet al grotendeels aan die regels”, zegt Jelle Attema, secretaris van het Nationaal Forum Belanghebbenden e-Factureren. “Verder zijn vorig jaar Europese afspraken gereedgekomen over technische standaarden en semantiek. Dat heeft jaren geduurd, maar is nu afgerond.”

Keurmerk

Het selecteren van een goede dienstverlener bij het implementeren van e-factureren is eenvoudiger geworden nu het Keurmerk E-factureren vorig jaar een officiële status heeft gekregen. Dienstverleners betrokken bij het proces van e-factureren kunnen hiermee aantonen dat ze aan een aantal belangrijke uitgangspunten voldoen. Inmiddels hebben al ruim 55 dienstverleners zo’n keurmerk. Heliview verwacht dat door een grotere acceptatie in de markt eind 2013 al 30 procent van de facturen via e-mail wordt verstuurd. De marktonderzoeker gaat ervan uit dat de e-mailvariant het voorportaal is voor de meer geavanceerde vormen van e-factuurverwerking die veel meer voordelen bieden.

Flinke besparing

De druk achter de opmars van factureren komt in de b2b-praktijk vooral van de ontvangers van facturen en niet zozeer van de verzenders. De leverancier bevindt zich doorgaans niet in de positie om de klant op te leggen hoe de facturering zal verlopen. Niet alleen omdat de klant nu eenmaal koning is, maar ook omdat de wetgeving bepaalt dat de klant akkoord moet gaan.

De besparing die met e-facturering wordt behaald, vindt voor ruwweg 80 procent plaats bij de ontvangers van facturen. De inschattingen met betrekking tot de hoogte van de besparingen lopen sterk uiteen. “Verwacht geen gouden bergen, gouden stapels zijn ook goud”, zegt Ron Müller, senior accountmanager bij Accounting Plaza, het verzelfstandigde accountinghouse van Ahold. Hij gaat ervan uit dat een gemiddelde netto besparing op een uitgaande factuur 1,25 euro zal zijn, en 2,10 euro op een inkomende factuur. “Besparingen van 40 euro per factuur zijn fabeltjes.”

Maar elektronische verwerking heeft bijkomende voordelen, zoals een betere invoer in het ERP-systeem. Ook raken facturen niet meer zoek en behoren misgelopen staffelkortingen tot het verleden. De snellere verwerking voorkomt rentenota’s als gevolg van te late betaling en maakt het eenvoudiger aan compliance en audit-trailverplichtingen te voldoen. Müller: “Ook is een beter inzet van werkkapitaal mogelijk: enveloppen vouwen en plakken vindt niemand leuk.”

Om de acceptatie te vereenvoudigen richt het Nationaal Forum Belanghebbenden e-Factureren zich op twee doelen: voor het groot-mkb ligt het accent op standaardisatie, vergroten van het volume en het verlagen van de kostprijs. Voor de kleinere bedrijven gaat het vooral om het vergroten van het gemak en de zekerheid. Attema: “Dat laatste traject vergt de meeste tijd, maar door de beweging die softwareleveranciers, banken en accountants- en administratiekantoren de afgelopen jaren al hebben gemaakt, zie je wel dat het gaat werken.”

Voorheen waren het vooral de grote afnemers - de ‘ketenkoningen’ - die e-facturering oplegden aan hun toeleveranciers. Inmiddels zijn er ook voldoende aanbieders van SaaS-diensten zoals Moneybird, Moneymedic en Simbill die e-facturering binnen het bereik van kleinere factuurverzenders brengen.

Overheid loopt voorop

De overheid heeft drie jaar geleden toegezegd dat het in 2014 al 80 procent van zijn facturen elektronisch zal kunnen ontvangen en verwerken. De overheid zal daarbij gebruik maken van de open standaard Universal Business Language 2.0 (UBL 2.0) in pdf of xml. Om het voor de toeleveranciers makkelijker te maken is de organisatie Digipoort opgericht, die zorgt dat de aangeleverde facturen bij de juiste overheidsorganisatie terecht komt.

In meer bedrijfstakken is zo’n centrale organisatie opgezet om de uitwisseling van elektronische facturen te vereenvoudigen. Voor de havens van Rotterdam, Amsterdam en Delfzijl bijvoorbeeld hebben Portbase, de beheerder van het logistieke informatiesysteem in Nederlandse havens en Ricoh de service E-facturatie aan het Port Community System toegevoegd. Het Port Community System verzorgt al jaren de uitwisseling van berichten voor de circa tweeduizend aangesloten bedrijven die actief zijn in de havens. In de zorgsector heeft VECOZO een internetportaal opgericht om de facturering tussen zorgverzekeraars en zorgaanbieders te stroomlijnen.

Tips

E-factureren is het digitaliseren van een keten waarbij klanten en toeleveranciers de sterkste of zwakste schakel kunnen zijn. Hoe dan ook, u hebt ze nodig voor een succes.

  • Start op tijd met communiceren van het voornemen over te stappen op digitale facturen zodat klanten en toeleveranciers de tijd krijgen zich aan te passen.
  • Gebruik meer kanalen dan alleen die ene nieuwsbrief.
  • Redeneer vanuit hun optiek: What’s in it for them.
  • Beloon ze voor deelname, straf niet.
  • Wees flexibel, de initiatiefnemer loopt altijd een aantal stappen voor.
  • Richt het project in met doelstellingen volgens de SMART-methodiek: Specifiek, Meetbaar, Accuraat, Realistisch en Tijdgebonden.

Bekijk de checklist op www.checklistefactureren.n/

De belangrijkste valkuilen

Drempels en obstakels zijn er in verschillende vormen: van juridisch-fiscaal tot technisch en maatschappelijk.
Op dit moment zijn er vier Europese taakgroepen bezig om de drempels in de verschillende Europese lidstaten in kaart te brengen en te verzamelen. Na de zomer komen deze taakgroepen met een inventarisatie. Volg de vordering op e-factureren.info.

Veelgenoemde belemmeringen:

  • De veronderstelling dat klanten en/of leveranciers er nog niet aan toe zijn.
  • Interne factoren spelen een vertragende rol: het aanpassen van administratieve processen vergt veel aandacht.
  • Het accepteren en het adresseren van elektronische facturen. Hoe komt de digitale factuur in de goede workflow en hoe weet ik zeker dat een factuur bij de juiste persoon komt?
  • Gebrek aan kennis van het onderwerp: hoe gaat de belastinginspecteur om met een elektronische factuur, welke eisen stelt hij aan archiveren?
  • Selectie van een goede dienstverlener ofwel ‘billing provider’. Bedrijven besteden veel tijd aan zoeken en informatie opvragen, zonder zeker te weten of ze nu wel de beste oplossing, het beste product of de beste keuze in huis halen.
  • Problemen rond de vereiste informatiekoppeling tussen de e-factureringsystemen en boekhoudpakketten.
  • Accountant werkt niet mee. Terwijl accountants een grote rol spelen bij (het controleren van) de administratie van organisaties, gebeurt er bijna niets op het terrein van e-factureren.

Keurmerk E-factureren

Het Keurmerk E-factureren werd een jaar geleden opgericht door een dertigtal partijen die elkaar merendeels kenden uit het circuit van het Platform E-factureren. Inmiddels is het aantal keurmerkhouders opgelopen tot ruim 55. Het gaat merendeels om bedrijven die diensten en software leveren voor het verzenden en/of verwerken van elektronische facturen. Met het keurmerk laten bedrijven hun potentiële klanten zien dat ze uitgangspunten hanteren zoals:

  • Helderheid over identiteit van verzender en ontvanger
  • Gelijkheid tussen papieren en e-facturen
  • Vrijwillige overstap op e-factureren
  • Vertrouwelijkheid en gegevensbeveiliging
  • Permanente toegang tot factuurinformatie
  • Regeling voor klachten en geschillen
  • Ondersteuning bij controle
  • Hulp bij internationale facturen

Belangrijke dienstverleners
Saas: o.a Moneybird, Moneymedic, Simbill , Maventa, TradeShift, Ricoh, Certipost, 20/20 Vision, Accounting Plaza, Basware.
Overheid: Digipoort, gefaciliteerd door Logius
Haven: Portbase
Gezondheidszorg: Vecozo
Agrarische sector: Agroportal

Standaarden

  • Pdf
  • EDI/EDIFACT (familie van verschillende standaarden)
  • UN/CEFACT
  • XML
  • UBL

Kosten/Baten

voordelen:

  • Besparing voor verzender en ontvanger
  • Facturen eerder betaald krijgen
  • Makkelijker creditmanagement
  • Beter cash- en liquiditeitsmanagement

nadelen:

  • Lastiger nacontrole
  • Investering vooraf bij aanpak in huis
  • Minder controle over factureerproces bij uitbesteding
  • Lastiger bijsluiters of specificaties meesturen
Zie ook Management op AG Connect Intelligence
Reactie toevoegen