Management

Procesmanagement
papieren factuur op scanner

E-factureren raakt maar niet in zwang

Grootste probleem: de verzenders maken de kosten, de ontvangers boeken de besparingen.

papieren factuur op scanner © www.freeimages.co.uk/,  http://www.freeimages.co.uk/
23 mei 2016

Grootste probleem: de verzenders maken de kosten, de ontvangers boeken de besparingen.

E-factureren, waarbij een leverancier een factuur vanuit zijn eigen software rechtstreeks ‘injecteert’ in het boekhoudsysteem van zijn klanten, maakt 20 tot 50 procent besparing op de administratieve bedrijfsprocessen mogelijk. Toch komt het maar heel moeizaam van de grond. Waar wringt de schoen?

In theorie zou het boekhoudsysteem van een leverancier het boekhoudsysteem van zijn klanten zodanig moeten kunnen voeden met digitale facturen, dat de klant de factuur alleen nog maar hoeft te accorderen. Dat zou kosten voor het handmatig invoeren van factuurgegevens voorkomen. Er zouden minder fouten worden gemaakt en er zou vaker op tijd kunnen worden betaald. Als de elektronische factuur in kwestie ook nog eens verzonden is via een ‘trusted’ ­infrastructuur, hoeft de ontvanger bovendien niet te twijfelen aan de echtheid van de rekening.

Al met al zou machine-to-machine-facturering de ontvangers van facturen per factuur al gauw 6,50 euro aan logistieke en administratieve kosten besparen, stelt consultant Jaap Jan Nienhuis van Simplerinvoicing. Op een Powerpoint-sheet somt hij op: overslaan van het postkamer­proces (50 eurocent), OCR-en (1,00 euro), validatie en correctie (1,50 euro), verrijken en routeren (1,50 euro) en boeking en controle (2,00 euro). Alleen de 4,00 euro voor de accordering blijft. En dit is nog maar een conservatieve schatting, verzekert Nienhuis. Het tienvoud komt ook voor.

Gek genoeg wordt deze besparingsmogelijkheid in de praktijk nog steeds breed genegeerd. Exact, één van Nederlands grootste leveranciers van boekhoudsoftware, maakt machine-to-machine-facturering technisch eenvoudig mogelijk. Niet alleen ‘Exact-to-Exact’, maar op basis van Universal Business Language (UBL) ook in wisselwerking met software van de belangrijkste concurrenten. De klanten van Exact pakken het nauwelijks op. Productmarketingmanager Thijs Sauër: “Maandelijks gaan er in Nederland meer dan 800.000 facturen via Exact Online de deur uit. Daarvan zijn er circa 50.000 in het Simplerinvoicing-formaat (UBL).” Dat is 20 procent meer dan een jaar tevoren. Mooie cijfers, die echter wel kanttekening verdienen: ruim twee derde van de 50.000 met Exact Online verzonden UBL-facturen is afkomstig van één gebruiker, te weten Exact zelf.

Wat kan verzenders over de streep trekken?

Hoewel UBL-facturering ook voor de verzenders uiteindelijk meestal wel enig voordeel oplevert, overweegt toch het beeld dat het veel gedoe is, om de ontvanger van de factuur een plezier te doen. Voor ontvangers van facturen komt het er dan ook op aan hun leveranciers vriendelijk doch indringend te verzoeken UBL-facturen te sturen. De top 20-leveranciers zijn daarbij laaghangend fruit, schat Nienhuis van Simplerinvoicing, maar dat is doorgaans niet genoeg om UBL-invoicing voor de ontvanger tot een succes te maken. Daarvoor moet deze ook de long tail mee zien te krijgen. Voor dit zogeheten onboarden zijn diverse dienstverleners in de markt, die de leveranciers opbellen en ompraten. Ze kunnen daarbij wijzen op de voordelen die UBL-facturering ook voor de verzender heeft:

  • Een (nog) tevredener klant,
  • Snellere betaling. Billing service provider Basware wijst op onderzoek dat uitwijst dat het gemiddeld 10 dagen duurt om een e-factuur goed te keuren terwijl er gemiddeld maar liefst 55 dagen overheen zouden gaan voor de papieren variant door het goedkeuringsproces heen is,
  • Duidelijkheid dat de factuur is afgeleverd bij de juiste ontvanger (mits gebruik wordt gemaakt van communicatiestandaard Peppol of een daarmee vergelijkbaar protocol),
  • Duidelijkheid over ontvangst en verwerkbaarheid, dus minder moeten nabellen (mits gebruik wordt gemaakt van Peppol of een daarmee vergelijkbaar protocol),
  • Inzicht in de status van de factuur (indien ondersteund door software van ontvanger), dus minder moeten nabellen,
  • Iedereen kan een e-factuur openen en bekijken (al gaat dit argument alleen op voor UBL-facturen die omwille van de menselijke leesbaarheid een pdf insluiten, zoals de nieuwste versie van Simplerinvoicing),
  • Een veel geringere kans dat de factuur niet of niet juist wordt verwerkt. Menselijke handelingen in de factuurverwerking zijn immers de grootste bron van fouten. Als een pdf-factuur ergens in het verwerkingsproces van de ontvanger de mist in gaat merkt de verzender dat pas na het aflopen van de volledige betaaltermijn, van soms wel 60 of 90 dagen. Een lelijke schadepost en voor een zzp’er wellicht een drama, dat zich met UBL-facturering vrijwel zeker niet zou hebben voorgedaan,
  • Proactief voldoen aan vereisten van de overheid per oktober 2018. Voor leveranciers die overheidsklanten hebben komt er de komende jaren nog een heel krachtige prikkel tot adoptie van UBL-invoicing:
    • De EU-richtlijn e-factureren verplicht overheden en semi-overheden om uiterlijk per oktober 2018 e-facturen te vragen,
    • De Rijksoverheid gaat de EU-verplichting implementeren door e-factureren af te dwingen in algemene voorwaarden (bestaande contracten moeten voor oktober 2018 zijn aangepast),
    • De VNG presenteert een model inkoopvoorwaarden die een UBL-factuur vereisen. Daarin wordt gemeentes en semi-overheden aanbevolen in nieuwe contracten UBL-facturering af te spreken.

Factuurverzenders die met bovenstaande argumenten niet te overtuigen zijn, kan een versnelde afwikkeling van de factuur in het vooruitzicht worden gesteld, suggereert Nienhuis. Gezien de voordelen voor de ontvanger lijkt halvering van de gebruikelijke betalingstermijn hem niet onredelijk, al zal ook de hoogte van het factuurbedrag hierin moeten worden meegenomen. Een manier om dat te doen, kan zijn het bedingen van een korting van 1 of 2 procent bij snelle betaling.

Knelpunten

Het belangrijkste knelpunt voor een opmars van machine-to-machine-facturering lijkt te zijn dat de grootste inspanningen geleverd moeten worden door de verzenders, terwijl de grote voordelen worden geoogst door ontvangers.

Visma, leverancier van onder meer het boekhoudprogramma Accountview, geeft aan dat de meeste klanten elektronisch factureren nog altijd opvatten als een pdf in een mailtje naar de klant. Maar een pdf is niet machine-leesbaar en realiseert zodoende hooguit 2 euro van het op 6,50 euro per factuur geraamde besparingspotentieel. “Vanuit onze software heeft elke gebruiker de mogelijkheid om naast deze pdf ook een UBL-bestand automatisch in de e-mail toe te voegen, met als doel het inlezen en interpreteren van de factuur door de ontvanger makkelijker te maken”, zegt directeur Richard Scheper van Visma, maar die optie wordt naar schatting van Visma zelf in slechts 15 tot 20 procent van de gevallen benut.

De diversiteit vormt vooral voor minder grote verzenders vaak een kostbare horde

Als obstakel wordt vaak genoemd dat voor machine-to-machine-facturering uiteenlopende semi-standaarden naast en noodzakelijkerwijs ook door elkaar in voorkomen. Niet alleen zijn voor e-facturering UBL en het oudere EDI (Electronic data interchange) in gebruik; van elk van die ‘talen’ zijn weer diverse – vaak branche- of nationaal gedefinieerde – dialecten in zwang. Zo is er UBL van Simplerinvoicing maar ook Digipoort-UBL 2.0. Branches die ooit voorop liepen met EDI, zitten nu vaak gevangen in branchegebonden factuurstandaarden, zoals S@les in de Bouw. En alsof dit allemaal al niet complex genoeg is, hanteren grote opdrachtgevers vaak ook nog een paar eigen eisen, die de verzender er dan maar in moet zien te frutten.

Deze diversiteit vormt vooral voor minder grote verzenders vaak een kostbare horde op het pad naar e-facturering. Behalve dat ze allerhande berichtenformats moeten kunnen doen uitgaan, zullen ze eerst nog moeten zien te achterhalen welke klant welk format wil, en in welke elektronische brievenbus.

Natuurlijk zijn er diverse dienstverleners die klaarstaan om voor verzenders de e-billingspaghetti te ontwarren, zoals Anachron, AutoInvoice (Visma), Basware, eInvoicing en PostNL. Maar deze billingproviders ­factureren zelf ook. Al met al kennelijk te veel gevraagd voor de meeste verzenders, die ‘hun’ 2 euro van de in totaal 6,50 euro per factuur aan besparing al binnen hebben als ze papier vervangen door e-mail met pdf.

Geen standaard

Op zich zou ook voor verzenders van facturen nog wel een positieve businesscase voor UBL-facturering te maken zijn, denkt verkoopdirecteur Ron Heijman van Basware. “In principe is het verzenden van ­e-facturen economischer dan op papier, maar de kosten van het huidige proces – arbeid, porto, papier, printen, enzovoort – zijn niet altijd inzichtelijk. Papier, print en porto worden vaak gewoon op de grote hoop ‘office’ geboekt en daardoor niet direct toe te wijzen aan het ­proces ­facturatie.”

Bedrijven weten vaak van elkaar niet dat ze in staat zijn facturen elektronisch te verzenden en/of te ontvangen

Heijman denkt dat veel verzenders de overstap op UBL-facturering voor zich uitschuiven vanwege de gepercipieerde moeilijkheid van het achterhalen van de diverse afleverformaten voor de verschillende ontvangers. “Veel bedrijven zijn al op een of andere manier in staat om facturen elektronisch te verzenden en/of te ontvangen, maar men weet het niet van elkaar en het is (nog) niet heel eenvoudig om daar achter te ­komen. In principe is het technisch niet heel complex, maar er zijn veel facturatiesystemen die het nog niet goed aan kunnen. Daarnaast speelt de variatie in verplichte velden per ontvanger een beperkende rol.”

Ook PostNL ziet dat verzenders het moeilijk hebben met de complexiteit en een gebrek aan standaarden rond UBL-facturering. Klanten zelf zouden vaak niet weten of hun software UBL ondersteunt of wat de specifieke wensen zijn van bepaalde ontvangers en hoe dit is in te vullen in UBL-facturering. “Organisatorisch betekent dit voor factuurverzenders zoeken naar personen in de organisatie die het willen en kunnen aanpakken. Daarnaast zien we dat finance, die vaak verant­woordelijk is voor de factuur, en IT elkaar ook niet altijd goed weten te vinden.” Wel denkt PostNL dat de nieuwe merk- en brancheonafhankelijke standaard Simplerinvoicing daar verandering kan brengen. Maar het tekent daar nadrukkelijk bij aan dat het wat PostNL betreft niet per se Simplerinvoicing hoeft te zijn.

Simplerinvoicing

Simplerinvoicing is twee jaar geleden door een aantal prominente spelers in de markt voor producten en diensten rond e-facturering opgezet. SIDN treed binnen dit samenwerkingsverband als uitvoeringsorganisatie op. Belangrijkste doel: UBL-facturering makkelijker maken voor ­verzenders. Een van de eerste resultaten van de samenwerking was de invoering van een werkbare implementatie van de door de EU gedefinieerde UBL-standaard. Deze is inmiddels omarmd door meer dan tien belangrijke leveranciers van ERP- en boekhoudsoftware, waaronder Afas, Davilex, Exact, Jeeves, Microsoft Dynamics, Muis, SAP en Twinfield. Unit4 en Visma zouden implementatie van Simplerinvoicing in voorbereiding hebben. Maar er zijn nog steeds belangrijke boekhoudpakketten die nog niet om zijn voor het idee. Onder hen MoneyMonk, Asperion, E-Boekhouden.nl, Reeleezee en Yuki.

UBL 2.0 is het bestandsformaat is dat de overheid heeft gekozen

Directeur Arco van Nieuwland van Yuki vindt het Simpelerinvoicing-inititief ‘een nogal speciaal fenomeen’. “Heel goed bedoeld, maar helaas wat gesloten gebleven met een uithangboord voor betalende leden. Wij zijn geen lid geworden omdat het voor ons geen meerwaarde biedt. Het paradoxale is nu dat wij als softwareplatform volledig UBL georiënteerd zijn, maar niet op de SI-site staan, terwijl partijen die bij uitzondering UBL verwerken of versturen maar wel lid zijn, wel op de site staan.

Reeleezee laat weten UBL 2.0 te gebruiken. “De reden hiervoor is dat UBL 2.0 het bestandsformaat is dat de overheid heeft gekozen als standaard XML-formaat voor e-facturatie.”

En zo hebben de alle Simplerinvoicing-mijders wel een antwoord op de vraag waarom ze niet meedoen. Grootste gemene deler van hun reacties lijkt te zijn ‘maar wij doen wel degelijk aan UBL’, daarin voorbijgaand aan het gegeven dat UBL een taal is, maar dat voor succesvolle machine-to-machine-communicatie behalve een gezamenlijke taal ook consensus over inhoud en structuur van berichten nodig is.

Van 2400 naar 200 dataelementen

De UBL-standaard van Simplerinvoicing is een praktisch werkbare subset van een door de EU omarmde OASIS-standaard. Die laatste wil vooral niemand tekort doen en biedt zodoende 2400 dataelementen. Die overdaad aan berichtmogelijkheden is bij Simplerinvoicing teruggedrongen tot een factuurstandaard met ‘slechts’ 200 dataelementen. Dat moet toch genoeg zijn voor ten minste 95 procent van alle factureringsprocessen, schat Nienhuis.

Maar ook Nienhuis weet dat dat nog niet betekent dat het ook genoeg zal zijn om ook 95 procent van de potentiële gebruikers zo ver te krijgen dat ze Simplerinvoicing toepassen. “Exact Online heeft zo’n 250.000 gebruikers, toch zet maar een fractie het vinkje bij ‘e-invoice’ aan. Als ze dat wel aan zouden zetten, dan controleert de software automatisch of en hoe de geadresseerden open staan voor het ontvangen van UBL-facturen [Dat kan via de daartoe door Simplerinvoicing samen met SIDN opgezette DNS-service die op basis van KvK- of btw-nummer meldt of en hoe geadresseerde UBL-facturen wenst te ontvangen – red]. Simplerinvoicing stimuleert ERP-leveranciers hun pakketten by default van deze dienst gebruik te laten maken. Maar hoewel het technisch heel wel mogelijk is, heeft tot dusverre geen van de pakketleveranciers in Nederland deze suggestie opgepakt.”

Het zou helpen als ontvangers verplicht worden een e-factuur als geldige factuur te accepteren

Scheper van Visma (het bedrijf achter AccountView) merkt op dat de e-billingadoptie in Scandinavië aanmerkelijk sneller verloopt en oppert dat er in Nederland wellicht wat te veel is gepolderd. “Adoptie van nieuwe technieken, zoals echt elektronisch factureren, vindt hierdoor in Nederland met grote vertraging plaats. Vergelijk dat bijvoorbeeld eens met Finland en Zweden, waar echt elektronisch factureren – dus geen e-mails met pdf – al jarenlang gemeengoed is.” Volgens Scheper heeft de overheid in die landen e-facturering van meet af aan sneller en grootschaliger naar zich toe getrokken, onder meer door standaarden te definiëren en zelf van z’n leveranciers te verlangen dat ze op basis van deze standaarden factureren.

Sauër (van Exact) wil nog wel een stap verder gaan door te opperen dat het ook zou helpen als ontvangers verplicht zouden worden om een e-factuur als geldige factuur te accepteren. “Dat is vooralsnog niet het geval en dat moedigt verzenders uiteraard niet aan.”

Om te voldoen aan de juridische vereisten voor een factuur kunnen verzenders van UBL-facturen natuurlijk een pdf met hun UBL-bericht meezenden. Bij Exact wordt dat dan een bijlage; in SimplerInvoicing 2.0 is gekozen voor een ingebed bestand.

Niet al te hoge verwachtingen

Ondanks het optimisme en de inzet van de diverse partijen die zich beijveren voor UBL-facturering, waarschuwen ze voor hooggespannen verwachtingen ten aanzien van het tempo waarin een en ander zich zal voltrekken.

Twinfield, bijvoorbeeld, trekt in twijfel of snellere betaling verzenders en masse over de UBL-streep zal trekken. Om de implementatieproblemen te vermijden accepteren de meeste verzenders de te late betaling van hun niet-machineleesbare factuur, zo is de ervaring. En ook het overdragen van technische problemen aan een e-billingprovider is volgens Twinfield voor veel verzenders geen aantrekkelijke optie. “Omdat de kosten voor deze diensten en de verdere verzending daarmee voor rekening komen van de verzender, zonder dat daar voor hem doorslaggevende voordelen tegenover staan”, legt productmanager Mark Caelen uit.

Ook e-billingprovider Basware lijkt niet echt te geloven in de mogelijkheid om factuurverzenders tot UBL en EDI te bekeren en benadrukt de belangrijke rol die de overheid hier zou kunnen spelen. “Ten eerste om het ontvangen van e-facturen als een vereiste in alle aanbestedingen en/of inkoopvoorwaarden op te nemen. Daarnaast zouden ze als verzender ook de overstap kunnen maken naar elektronisch. Immers, elke organisatie krijgt facturen van de belasting. Dit kan helpen in massa-adoptie. Als iedereen een aansluiting heeft om zaken te doen met de overheid, wordt het natuurlijk ook interessanter om zaken de doen met andere handelspartners via e-facturen.”

Door verplichting vanuit de overheid zie je de algehele adoptie van e-invoicing een vlucht nemen

Verder staat Basware ook niet afkeurend tegenover een bredere verplichting tot elektronisch factureren. “Omdat er tot op de dag van vandaag geen verplichting is om facturen elektronisch te verzenden, hebben de meeste bedrijven het niet bovenaan de prioriteitenlijst staan. Basware komt uit Finland, waar de overheid al in 2011 voor eigen leveranciers e-facturering verplicht stelde. Een aantal andere Europese landen volgde, zoals Spanje en Italië in 2015. Door verplichting vanuit de overheid zie je de algehele adoptie van e-invoicing een vlucht nemen en in een aantal jaar van 30 naar 80 procent groeien, wat veel economische en ecologische voordelen als gevolg heeft.”

Ook Visma geeft aan wel iets te voelen voor een dwingender rol voor (lokale) overheden, maar denkt ook aan een rol voor brancheorganisaties, die naar hun leden een al dan niet dwingend advies tot gebruik van een UBL-standaard zouden kunnen uitvaardigen.

PostNL reageert terughoudend op de vraag naar suggesties om de huidige reserve bij verzenders te doorbreken. “De oplossing is niet aan ons, wij geloven dat de ontvanger (betaler) de keuzevrijheid zou moeten hebben. Als de klant deze variatie wil, dan is ‘t de keuze van de markt/klant.” Ongetwijfeld waar, maar wellicht toch ook een antwoord waaraan enig zakelijk belang bij het voortbestaan van de diversiteit aan e-factuurformats niet vreemd lijkt. En wellicht is het bedrijf lang niet de enige die er zo naar kijkt.

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in AutomatiseringGids op 26 maart 2016

Lees meer over
Zie ook Management op AG Connect Intelligence
Reactie toevoegen