Innovatie & Strategie

Datamanagement
Marco van der Zalm, IT-manager Coop: … op weg naar een wereld waarin Coop-medewerkers in real time antwoord kunnen krijgen op vragen die ze nu nog niet eens durven stellen.

IT bij Coop in hogere versnelling

Supermarkt maakt SAP Hana in-memory computing te gelde

Marco van der Zalm, IT-manager Coop: … op weg naar een wereld waarin Coop-medewerkers in real time antwoord kunnen krijgen op vragen die ze nu nog niet eens durven stellen. © De Beeldredactie,  Marco Vellinga
22 december 2016

Supermarkt maakt SAP Hana in-memory computing te gelde

Supermarktketen Coop deed iets waar de meeste klanten van SAP nog voor terugschrikken: overstappen op SAP HANA. De basis voor een succesvolle migratie? Je platform up-to-date houden, en vooral: vertalen van de technische vernieuwingen in SAP’s platform naar voordelen waar de collega’s buiten de IT het nut van in zien.

“Een IT’er hoef je niet uit te leggen wat dat is, verwerking van gegevens in het geheugen, en wat daarvan de voordelen zijn. Maar de business uitleggen wat SAP’s in-memoryconcept inhoudt, dat werkt niet. Alleen al uitleggen waar de afkorting HANA voor staat [High Performance ANalytic Appliance – red], zorgt voor meer verwarring dan begrip”, zegt IT-manager Marco van der Zalm van Coop.  

Ondanks die niet geringe hobbel is Coop toch met zijn centrale ERP-systeem overgestapt op HANA. Daarmee is Coop de eerste supermarktketen in Nederland die van die techniek gebruik maakt. Ook in internationaal perspectief behoort Coop tot de voorlopers. Volgens onderzoeken is nog maar 5 tot 10 procent van de bestaande SAP-klanten overgestapt op SAP HANA. Organisaties zien op tegen de kosten en tegen het migratieproject, en verwachten er buiten analytische toepassingen weinig voordelen van. 

De nacht werd langzamerhand te kort om te berekenen met welke voorraden de vrachtwagens op pad moesten

Die bedenkingen kende Coop natuurlijk ook, maar ze weerhielden de supermarktketen er niet van om de stap te zetten. Dé manier om die hobbel te nemen, is aansluiting zoeken bij de uitdagingen waar de collega’s buiten IT voor staan, zegt Van der Zalm. Eén van de uitdagingen waar SAP HANA verlichting kan brengen, is in het bestelproces, realiseerde hij zich. De nacht werd zo langzamerhand te kort om binnen de beschikbare batchgeoriënteerde infrastructuur alle verkoopgegevens van de afgelopen dag tijdig te verwerken en daaruit voor de afzonderlijke supermarkten de bestellijsten te genereren op grond waarvan de vrachtwagens die voor bevoorrading zorgen geladen worden. Door de groei van Coop in de afgelopen jaren nam het gegevensvolume steeds maar toe, terwijl door het steeds verder oprekken van de openingstijden van winkels de beschikbare tijd afneemt.  

Verwerkingstijd gehalveerd

Met de overstap naar SAP HANA heeft Coop de verwerkingstijd van deze analyse weten te halveren, van 4 naar 2 uur. Maar daarmee zijn de plannen op dit vlak nog niet uitgeput. De volgende stap is afstappen van de batchverwerking en in real time bepalen wat de voorraadposities in de winkels zijn. “Dat leidt tot minder omzetderving omdat je korter op de bal zit. Je kunt bijvoorbeeld sneller reageren wanneer in de loop van de dag blijkt dat je van een bepaald product meer verkoopt dan je had verwacht. Filiaalhouders en aangesloten ondernemers kunnen dan zelfs achter hun bureau een seintje krijgen als de verkoop van een product dat wel op voorraad is, opeens stilvalt – dan kunnen ze meteen gaan kijken wat er in dat schap aan de hand is”, zegt Van der Zalm.

Makkelijker te becijferen is het voordeel dat je voorraden ook overdag kunt tellen, als je in real time de voorraadpositie meet. Dat tellen is nodig omdat je er dankzij o.a. winkeldiefstal niet op kunt vertrouwen dat de kassabongegevens een correcte afspiegeling van de winkelvoorraad geven. “Nu moet dat voor of na sluitingstijd, en dat zijn dure uren”, zegt Van der Zalm. Los daarvan dwingt de opkomst van e-commerce supermarkten ook tot voortdurend bepalen van hun voorraadpositie. Het wordt ook daardoor steeds belangrijker om dichter op je klant te kruipen. “Je wilt persoonlijker worden naar klanten, ze op het juiste moment via het juiste kanaal kunnen bedienen, maar ook bijvoorbeeld gelijk kunnen reageren als ze in de winkel zijn door ze bijvoorbeeld een aanbieding te doen. Dat is de weg naar meer omzet en meer klanten.”

Coop heeft vooraf geen uitgebreide berekening van de te verwachten ROI gemaakt, want het was al snel duidelijk dat SAP HANA financieel voordeliger was dan doorgaan met de oude SAP-omgeving. Van der Zalm: “Nauwkeurig uitrekenen van de ROI heeft bij zo’n langdurig project waarbij je verschillende stappen zet, niet zoveel zin. Met de invoering van SAP HANA leggen we de basis voor invoering van SAP Customer Activity Repository en SAP Business Objects. Berekenen wat de ROI is, roept dan de vraag op welke kosten en welke voordelen bij welk vervolgproject horen.”

Ook zijn de kosten vooraf niet helemaal goed te berekenen, constateert Van der Zalm. Dat heeft te maken met het feit dat vooraf niet goed te bepalen is, hoeveel opslag HANA consumeert. “Gemiddeld belooft SAP een compressie van je gegevens met een factor 5. Hoeveel je precies haalt, blijkt pas na de migratie. Bij ons werd het een factor 4.” En dat maakt behoorlijk verschil in benodigde licenties en – relatief dure – geheugenbanken.

Strategische uitgangspunten

De businesscase bij Coop bestond om die reden uit een verzameling componenten waar Coop strategisch voordeel uit denkt te halen. Daarbij zocht Van der Zalm met de businessmanagers van Coop naar projecten die invulling geven aan strategische uitgangspunten zoals onderscheidend zijn richting consument, verdere groei van de organisatie en operationeel excelleren. Een voordeel daarbij is wel dat zelfs relatief kleine besparingen fors aantikken bij een bedrijf als Coop. Om een idee te geven: vermindering van de kosten van processen die je dagelijks in alle winkels uitvoert met 1 euro, levert een besparing op die richting de ton loopt.

Data-analyses zijn tegenwoordig een kwestie van seconden, in plaats van minuten.

Er is ook een geheel andere reden waarom Coop tot de overstap besloot: dat was de realisatie dat SAP steeds meer de nadruk legt op HANA, en steeds meer functionaliteit zelfs uitsluitend voor HANA ontwikkelt. Dat geldt bijvoorbeeld voor de module Customer Activity Repository. Die is een cruciale rol toebedacht in Coops inspanningen om een persoonlijker winkelervaring voor
zijn klanten te creëren. “Als je een paar jaar wacht, wordt de delta tussen wat je hebt en wat je nodig hebt ongemakkelijk groot”, zegt Van der Zalm – met alle gevolgen van dien voor de complexiteit, duur en kosten van de migratie-inspanning.

Coöperatie

Coop viert dit jaar het 125-jarig bestaan. De basis voor het bedrijf werd gelegd in 1891 in Arnhem. Daar werd toen de Coöperatieve Verbruiksvereniging Werkmansbelang opgericht door fabrieksarbeiders die genoeg hadden van de hoge prijzen en slechte kwaliteit van levensmiddelen.

Anno 2016 opereert Coop als winstgerichte onderneming.
Coop heeft landelijk 260 supermarkten, waarvan 117 filialen en 143 winkels gerund door zelfstandig ondernemers. In 2015 behaalde Coop een consumentenomzet van €1,083 miljard, een marktaandeel van ruim 3 procent.

Welk gemak het oplevert om up-to-date te zijn, weet Coop uit eigen ervaring. In 2015 had het – nog voor de beslissing viel om over te stappen op SAP HANA – een functionele upgrade uitgevoerd naar de laatste enhancement pack van SAP. Dat maakte de migratie voor Coop een stuk eenvoudiger. Anders had het die overstap naar de laatste versie van SAP alsnog eerst moeten maken.

De data-uitdaging

Het meest uitdagende onderdeel voor Coop was – zoals wel vaker het geval is bij de overstap naar een nieuw IT-systeem – de migratie van de data. Daarvoor moesten de systemen tijdelijk stilgelegd worden. En tijdelijk bleek bij het datavolume van Coop na uitgebreide testen met verschillende scenario’s met verschillende risicoprofielen niet korter te zijn dan 25 uur. Het laat zich raden dat het vinden van een geschikt moment daarvoor ‘een punt van discussie’ was; uiteindelijk werd besloten dat in het pinksterweekeinde te doen.

Echte slag gaat Coop komende jaren maken met implementatie van nieuwe modules

Die migratie had wel meteen het beoogde effect. Tal van processen verliepen aanmerkelijk sneller. Bij het verkorten van de benodigde tijd voor het bepalen van de winkelbestellingen was de winst in tijd gemeten het grootst. Maar versnellingen zoals die bij het bepalen van de voorraadwaarde (van 11 minuten naar 4 seconde) of de BTW-aangifte (van een kwartier naar enkele seconden) vielen bij de Coop-medewerkers natuurlijk ook erg in de smaak. Hoewel, het went ook weer snel. “Als het nu eens 10 seconden duurt, hoor je al gemopper over de traagheid van de systemen”, zegt Van der Zalm met een glimlach. Maar hoe prettig die tijdwinst ook is, de echte slag gaat Coop komend jaar maken, na implementatie van CAR en vervolgens BO. Want dan ontvouwt zich een wereld waarin Coop-medewerkers in real time antwoord kunnen krijgen op vragen die ze nu nog niet eens durven stellen.

Tips van Marco Van der Zalm:

‘Beperk maatwerk’

Maatwerk blijkt lastig bij de overstap naar SAP HANA. Dat heeft alles te maken met de overstap naar een ander type database. SAP heeft de standaardmodules van zijn ERP-systeem zelf al ‘getweakt’ voor SAP HANA, maar voor maatwerk moet je dat zelf doen. Dat kan behoorlijk ingrijpend zijn door het verschil in opzet tussen SAP HANA en de relationele database waarvoor dat maatwerk ontwikkeld is.

‘Uitbesteden helpt’

Coop heeft veel profijt gehad van het feit dat het zijn SAP-omgeving al hostte bij myBrand. Van der Zalm is daar sowieso al voorstander van: de insteek van een IT-afdeling moet zijns inziens het ondersteunen van bedrijfsprocessen met technologie zijn. Met de onderliggende techniek moet een IT-afdeling zich niet bezighouden, die expertise kun je beter inhuren bij bedrijven die daar hun expertise van gemaakt hebben

Bij een migratie zoals die naar SAP HANA is het voordeel van de hostingconstructie nog groter. Coop zelf hoefde geen rekening te houden met de investeringen in hardware. De hardware wordt geleverd door myBrand, Coop betaalt alleen voor het gebruik. Daarnaast kon Coop ook specialisten van myBrand inschakelen voor advies over en uitvoering van de technische aspecten van de migratie, inclusief waar nodig het (her)ontwikkelen van software.

‘Besteed zorg aan partners’

Zorg dat je goed samenwerkt met alle betrokken partners. Naast myBrand en Coop, was in dit geval SAP zelf ook nauw betrokken bij de migratie en was Move Beyond verantwoordelijk voor het programmamanagement. Communicatie en samenwerking is cruciaal voor een succesvol project, aldus Van der Zalm.

‘Voorkom onwelkome verrassingen’

Het is uitermate belangrijk om heel helder te zijn over wat je interne klanten wel en niet kunnen verwachten, stelt Van der Zalm. Het succes van zo’n project staat of valt met het geloof dat het ook wat oplevert. Onwelkome verrassingen kunnen dat vertrouwen ondermijnen.
Eén van die effecten van de overstap is bijvoorbeeld, dat maatwerkapplicaties soms veel slechter gaan presteren.
Dat is dan te danken aan het feit dat ze geoptimaliseerd zijn voor een rijgebaseerde database. SAP HANA schrijft gegevens kolomgebaseerd weg. Eventuele negatieve effecten op de performance zijn pas op te lossen als je de applicatie opnieuw ontwikkelt met SAP HANA voor ogen. Doordat dat van tevoren bij de gebruikers bekend was en ook duidelijk was dat die situatie tijdelijk zou zijn, werd voorkomen dat de slechtere performance zich ontwikkelde.

Lees meer over
Zie ook Innovatie & Strategie op AG Connect Intelligence

Reactie toevoegen