Management

Outsourcing
invoice

Kies de billingprovider die bij je past

7 vragen die de verschillen tussen dienstverleners blootleggen.

© CC0 Public Domain (pixabay),  MediaAds
29 augustus 2016

7 vragen die de verschillen tussen dienstverleners blootleggen.

De tientallen formats voor elektronische facturering vormen een behoorlijke hobbel bij de overstap op deze kostenbesparende vorm van factureren. Een dienstverlener maakt invoering makkelijker. Maar hoe kies je een goede?

In Nederland worden jaarlijks terabytes aan digitale boekhoudgegevens omgezet in print- of .pdf-facturen, om na verzending en aflevering weer handmatig of via omslachtige OCR-procedures opnieuw in een digitaal format te worden geperst. Die conversie van digitaal-naar-analoog-naar-digitaal kost per factuur gemiddeld 6.50 euro aan postkamer­processen (50 eurocent), OCR-en (1 euro), validatie en correctie (1,50 euro), verrijken en routeren (1,50 euro) en boeking en controle (2 euro).

Voor veel bedrijven loopt de snelste weg naar besparen het factuurproces via een dienstverlener. Maar hoe identificeer je de partij die voor jouw organisatie de meeste waarde toevoegt? Deze week een korte serie over e-billing services.

De reden waarom bedrijven zich die kosten structureel op de hals halen, is dat het digitaal van de leverancier vaak niet spoort met het digitaal van de klant. Althans dat omtrent de (mis?)match bij betrokken partijen geen duidelijkheid bestaat. Als beide partijen zich toch die 6.50 per factuur zouden willen besparen – wel eerlijk delen, he? – dan zullen ze alsnog die duidelijkheid over elkaars digitale formats moeten zien te verkrijgen. Geen simpele opgave, want er zijn tientallen digitale factuurformats in zwang, van branchegebonden EDI-berichten en bilateraaltjes uit de vorige eeuw tot moderne UBL-berichten, die ook nog steeds diverse 'implementaties' kennen. En omdat zowel factuurverzenders als factuurontvangers elk te maken hebben vele tegenpartijen is al gauw het einde zoek.

Voor wie niet heel groot is, en z'n leveranciers dus niet domweg een standaard kan opleggen, is er al gauw een mooie case voor uitbesteding aan een dienstverlener die wél raad weet met de e-facturenspaghetti. Dergelijke 'Billing Service Providers' (BSP) of 'e-invoicing providers' zitten als een soort hub in tussen veel factuurverzenders en veel factuurontvangers in. Ze vertalen inkomende berichten naar formats waarvan ze weten dat de ontvanger er mee uit de voeten kan. Kosten variëren, afhankelijk van schaal en servicevereisten, van een paar dubbeltjes tot wel meer dan een euro per factuur. Rest dus, gegeven de gemiddelde 6,50 euro per factuur, in veel gevallen per factuur al gauw enkele euro's besparingsruimte.

7 vragen

Om die besparing te pakken is het wel zaak in zee te gaan met een dienstverlener die echt toegevoegde waarde weet te bieden. Een kwestie van de juiste vragen stellen. AG Connect vroeg enkele ingewijden wat naar hun oordeel vragen zijn die verschillen tussen billing service providers bloot kunnen leggen. Ze kwamen met 7 kritische vragen:

  1. Welke e-invoice-diensten wilt u eventueel voor ons verzorgen?
  2. Ondersteunt u als BSP alle uitgaande en inkomende berichtenstandaarden? 
  3. Welke transportprotocollen kunt u (ontvangend en verzendend) hanteren?
  4. Heeft u als BSP een open netwerk-strategie?
  5. Hoe gaat u zorgen dat al mijn leveranciers straks gaan e-factureren (zodat ik straks daadwerkelijk een straight through invoice proces heb)? 
  6. Als u invoice-transport en -ontvangst van ons overneemt, zijn er dan nog andere aan keten-gerelateerde diensten die u daaraan kunt koppelen?
  7. Welke eventuele rechten eist u op met betrekking tot factuurdata en metadata?

De komende dagen volgt een toelichting op deze vragen en een overzicht van prominente Billing Service Providers in de Nederlandse markt.

Voor deze artikelserie werd gesproken met:

  • Jaap-Jan Nienhuis, Consultant, Simpeler Invoicing
  • Ron Heijman, Sales Director, Basware Nederland
  • Marco Eeman van order2cash
  • vertegenwoordigers van de verder nog genoemde providers
Zie ook Management op AG Connect Intelligence
Reactie toevoegen