Management

Procesmanagement
OCG Gateway

Onderzoek bureau Gateway uitbreiden

De huidige opzet is te beperkt en mist daardoor effect.

© Gateway
9 november 2011

De huidige opzet is te beperkt en mist daardoor effect.

Het bureau Gateway is door het ministerie van BZK in het leven geroepen om ICT-projecten beter te laten verlopen. Door externe professionals wordt kritisch gekeken naar vooral economische en bestuurlijke zaken. Prima, zegt Eli de Vries. Maar waarom kijken zij niet ook naar mogelijke sociale, technische en organisatorische complicaties? Dat zou de effectiviteit en efficiëntie zeer ten goede komen.

Om de slagingskans van ICT-projecten van de overheid te vergroten bestaat sinds enkele jaren het bureau Gateway, onderdeel van het ministerie van BZK. In de reviews, die dit bureau uitvoert, wordt echter voornamelijk naar economische en bestuurlijke aspecten gekeken. Aandacht voor sociale, technische en organisatorische aspecten is nauwelijks terug te vinden. De oorzaak van deze beperkte focus is waarschijnlijk het peer-to-peer-karakter van het reviewproces. In het kader van Gateway spreken de manager en projectleider van het gereviewde project namelijk met een reviewteam dat is samengesteld uit managers en projectleiders. Managers weten veel van het primaire proces en projectleiders zijn vooral geïnteresseerd in continuering van het project om daarmee het eigen belang veilig te stellen. Aandacht voor sociale, technische en organisatorische aspecten past hier niet goed bij. Het ontbreken van voldoende aandacht voor de genoemde aspecten kan makkelijk leiden tot een beperkt gebruik van de mogelijkheden, lage gebruikerstevredenheid, slechte interactie met andere voorzieningen, moeilijke onderhoudbaarheid en hoge kosten. Dit komt de effectiviteit en efficiëntie van de overheidsinformatievoorziening niet ten goede.

Risico’s

De rijksoverheid telt sinds het aantreden van het kabinet Rutte tien ministeries. Deze zijn verantwoordelijk voor het tot stand brengen van wet- en regelgeving, het uitvoeren van diensten en het handhaven van regels. Het uitvoeren van deze processen vereist een groot aantal ICT-voorzieningen. De grote ICT-systemen van de rijksoverheid halen regelmatig de media vanwege forse overschrijding van deadlines, hogere kosten dan gepland en gebrekkige functionaliteit. Regelmatig heeft het parlement hierover met de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van gedachten gewisseld. In 2008 is besloten tot instelling van een rapportageplicht. De ministeries dienden over grote ICT-projecten te rapporteren aan BZK. Omvang, doorlooptijd en risico’s dienden hierbij te worden aangegeven. Al snel werd duidelijk dat rapporteren niet voldoende is om de slagingskans te verhogen. BZK besloot om in deze behoefte te voorzien door instelling van het bureau Gateway. Projecteigenaars hebben de gelegenheid door bureau Gateway een review te laten uitvoeren op peer-to-peer-basis, met als doel: inzicht te krijgen in mogelijke risico’s op basis van kennis en ervaring van andere managers, en met als resultaat: mogelijkheden om de risico’s weg te nemen of de effecten ervan te verminderen.

Het bureau Gateway heeft sinds de oprichting in 2009 enkele tientallen reviews uitgevoerd. Een review duurt een week. Dit is een extreem korte periode en die stelt hoge eisen aan het reviewteam en de gereviewden. Een dergelijk korte doorlooptijd is van belang om ongewenste beïnvloeding tussen deelnemers aan de review te voorkomen. Een onderzoeksteam wordt speciaal geformeerd voor de uitvoering van iedere review. Dit onderzoeksteam bestaat uit hooggekwalificeerde professionals met relevante ervaring. De teamleden zullen op peer-to-peer-basis het onderzoek uitvoeren. Dit maakt het voor managers en projectleiders makkelijker om met het reviewteam van gedachten te wisselen. Een manager zal het meestal lastig vinden om met een EDP-auditor te praten vanwege de asymmetrie in verantwoordelijkheden, kennis en kunde. Het omgaan met weerstand, het leggen van verbanden tussen verschillende ontwikkelingen en het inschatten van haalbaarheid zijn onderwerpen waar beide partijen ervaring mee hebben. Dat maakt de communicatie tussen reviewers en gereviewden makkelijker. Vervolgens wordt de documentatie bestudeerd. Soms biedt de documentatie aanknopingspunten voor nader onderzoek. Onderwerpen zijn niet uitgewerkt of de uitwerking laat te wensen over. Het reviewteam voert ook een groot aantal diepte-interviews uit. Ten slotte stelt het team een advies op aan de opdrachtgever voor de review, waarin wordt aangegeven hoe succesvolle realisatie mogelijk is.

Testen

Binnen Gateway komen de volgende begrippen niet voor: testen, gebruikers, technische standaards, architectuur en beveiliging. Alle technische details zullen onderkend moeten zijn en moeten voldoen aan de gestelde eisen om een voorziening correct te laten functioneren. Hoewel het begrijpelijk is dat bij zeer grote ICT-projecten in eerste instantie naar strategische aspecten wordt gekeken, is het toch van belang dat naarmate de voltooiing dichterbij komt ook technische aspecten in de beschouwing worden betrokken. Testen is buitengewoon belangrijk, het gaat daarbij om techniek, functionaliteit en gebruikers. Aansluiting op toekomstvaste standaards is eveneens een zaak van cruciale betekenis, die niet mag worden overgeslagen. Alles bijeen zijn er genoeg argumenten om het aantal onderzoeksaspecten van Gateway uit te breiden zodat zekerheid kan worden verkregen over de kans op adequaat functioneren. Sociale, technische en organisatorische aspecten zijn van belang zeker wanneer de feitelijke realisatie en ingebruikname aan de orde is.

Volgens bureau Gateway zijn de opgedane ervaringen met Gateway positief. Hoe is dit mogelijk als Gateway slechts aan een beperkt aantal relevante aspecten aandacht besteedt? De focus van Gateway op economische en bestuurlijke aspecten kan verschillende oorzaken hebben. Zo kunnen de reviews betrekking hebben op projecten die in de beginfase verkeren. In de beginfase overheersen economische en bestuurlijke aspecten. Als er onvoldoende draagvlak is of het project een bodemloze put lijkt te worden is er geen reden om er mee door te gaan. Gateway heeft echter enkele tientallen reviews uitgevoerd en deze kunnen moeilijk allemaal betrekking hebben op projecten in de beginfase.

Daarnaast kan de gedachte bestaan dat het bij Gateway gaat om zulke grote projecten dat economische en bestuurlijke aspecten relevant zijn maar dat andere aspecten zoals sociale, technische en organisatorische volgend zijn. Gateway-projecten hoeven dan niet te worden opgenomen in een bestaande architectuur maar de toekomstige architectuur wordt om de Gateway-projecten heen gebouwd. Ook deze gedachte is echter niet erg waarschijnlijk. Ieder systeem zal moeten communiceren met andere systemen.

Dan resteert de mogelijkheid dat sociale, technische en organisatorische aspecten buiten de scope vallen van de deelnemers aan het Gateway-proccs. Het proces vindt plaats op peer-to-peer-basis. Dat houdt in dat managers en projectleiders hieraan deelnemen. Managers hebben weinig affiniteit met technische aspecten. Ook zijn zij vaak weinig geïnteresseerd in sociale en organisatorische aspecten. Projectleiders hebben vooral interesse in voortzetting van hun project omdat dit hun eigen belang veiligstelt. Zij zullen dus niet geneigd zijn aandacht te besteden aan meer aspecten dan strikt noodzakelijk. Het peer-to-peer-karakter van de review zou derhalve de oorzaak kunnen zijn van het wegvallen van de aandacht voor sociale, technische en organisatorische aspecten.

Cruciale vragen

De gevolgen van deze constatering zijn niet onbelangrijk. Sociale aspecten omvatten gebruikerswensen wat betreft gegevensinbreng, -bewerking en -raadpleging. Centraal staan vragen als: worden de juiste gegevens gepresenteerd, worden de gegevens in de juiste samenhang weergegeven, zijn de relevante gegevens in een oogopslag te overzien of moeten allerlei schermen worden doorgeworsteld? Dergelijke aspecten zijn fundamenteel voor de gebruikersmotivatie en het juiste gebruik van de voorzieningen.

Technische aspecten hebben te maken met de inpassing van een voorziening in de bestaande architectuur. Welke standaards worden gehanteerd, welke interfaces zijn vereist? Dit zijn cruciale vragen om een nieuwe voorziening adequaat te laten functioneren. Ook de kwaliteit van de software speelt een rol. Hierbij komen vragen aan bod als: is er een state-of-the-art-programmeertaal gebruikt, is er geen overbodige broncode ingebouwd, wordt broncode te intensief gebruikt? Ook de database speelt hierbij een rol. Soms worden verschillende databases gebruikt terwijl dat niet nodig is of wordt een verouderd type database gebruikt, waardoor bepaalde handelingen niet mogelijk zijn of te ingewikkeld zijn. Hoewel de capaciteit van verbindingen de afgelopen jaren belangrijk is toegenomen, kan het zijn dat deze toch tekortschiet als men zeer data-intensieve voorzieningen wil realiseren.

Het organisatorische aspect wordt onder meer gekenmerkt door de beschikbaarheid van expertise, die aansluit bij het karakter van nieuwe voorzieningen. Als nieuwe voorzieningen andere kennis en vaardigheden vergen dan aanwezig zijn binnen de organisatie, kan dit het adequaat beheer, onderhoud en exploitatie van voorzieningen ernstig schaden.

Aandacht voor sociale, technische en organisatorische aspecten is derhalve essentieel om tot concreet werkende voorzieningen te komen die ook op langere termijn adequaat functioneren.

Positieve reviews

Gateway onderscheidt een aantal invalshoeken om naar ICT-projecten te kijken. Allereerst is de strategische beoordeling van belang. Vragen komen aan de orde betreffende de behoefte, de actualiteit van de behoefte en de betrokken belanghebbenden. Vervolgens wordt gekeken naar de zakelijke rechtvaardiging. De businesscase staat hierbij centraal. Kosten en baten passeren de revue en de relatie tussen beide is van groot belang. Verwervings- en veranderingsstrategie komen eveneens aan bod. Ook de investeringsbeslissing wordt als een specifiek aspect onderscheiden. Gereed voor dienstverlening en evaluatie van resultaten sluiten de onderzoeksaspecten af. Allemaal zeer nuttige zaken. Het is frappant dat sociale, technische en organisatorische aspecten ontbreken. Desalniettemin laten regelmatige evaluaties van de opgedane ervaringen zien dat zowel reviewers als gereviewden van mening zijn dat de reviews positief hebben gewerkt.

 

Een tiental jaren geleden is de methode Riskant ontwikkeld om risicoanalyses op ICT-projecten en -systemen uit te voeren. Deze methode is in de loop der jaren circa 250 keer met succes gebruikt. Riskant onderkent vijf kritieke prestatie-indicatoren voor ICT: sociale, technische, organisatorische, economische en bestuurlijke aspecten. Met ieder van deze KPI’s is een bepaalde groep stakeholders verbonden. Bij het sociale aspect moet men vooral denken aan gebruikers. Er zijn gegevensinvoerders, -raadplegers en -bewerkers. Bij het technische aspect kan men denken aan technische vernieuwers zoals project­leiders, systeemontwerpers, informatieanalisten en programmeurs. Bij het organisatorische aspect gaat het om de mensen die bestaande faciliteiten beheren, onderhouden en exploiteren, zoals netwerkbeheerders, applicatie­beheerders en databasebeheerders. Het economische aspect moet breed worden geïnterpreteerd. De controller behoort hiertoe maar ook de HRM-functionaris, zij die zich bezighouden met huisvesting en inkoop, de EDP-auditor, informatiearchitect en wellicht nog anderen. Het bestuurlijke aspect wordt door afdelingshoofden en directeuren verwoord. Deze 25 stakeholders worden vanwege hun kennis en inzicht betrokken bij risicoanalyses. Dit gebeurt in een interactieve sessie onder leiding van een externe onafhankelijke risicoanalist. Dat is van belang om alle kennis en kunde te mobiliseren. De manager kent namelijk wel het primaire proces maar weet meestal zeer weinig van ICT. De projectleider weet wel heel veel van ICT en het project, maar heeft belang bij continuering van het project. De auditor wordt meestal na afloop ingeschakeld, hoewel hij veel kennis heeft. De controller moet geld toekennen, maar weet meestal weinig van ICT. Externe experts die bilaterale interviews houden, voegen meestal weinig toe aan de bestaande kennis.

Lees meer over
Zie ook Management op AG Connect Intelligence
Reactie toevoegen