Innovatie & Strategie

Branche
Software

Van bedrijfsstrategie tot -proces

De ontwikkeling van een ondersteunende modelleertechniek

20 december 2016

De ontwikkeling van een ondersteunende modelleertechniek

Iedereen herkent de volgende situatie. Je bent op weg met de auto en de GPS vertelt je dat je 5 minuten te laat zal aankomen. Geen probleem, je besluit om stevig gas te geven en je ziet het verwachte aankomstuur minuut per minuut teruglopen. In volle haast mis je echter een afslag net voor de eindbestemming, waardoor je een omweg moet maken. Ondanks alle inspanningen bereik je die bestemming met een vertraging van 3 minuten.

Bovenstaande anekdote toont een voorbeeld van een zeer efficiënte rit, aangezien het gevolgde traject niet sneller afgelegd had kunnen worden. Ondanks alles, was de chauffeur niet helemaal doeltreffend en reed hij om, waardoor hij alsnog te laat aankwam. Deze situatie zien we ook vaak terugkomen in de hedendaagse ondernemingen, die zich voornamelijk richten op het verbeteren van de efficiëntie van hun processen.

Hierbij focussen zijn op aspecten als het verkorten van de duurtijd, het verhogen van de productie, het verminderen van overschotten, enzovoort. Hierbij verliest men echter vaak de doeltreffendheid van deze processen uit het oog, zoals geformuleerd binnen de overkoepelende bedrijfsstrategie. In dat geval zijn alle inspanningen ter verhoging van de efficiënte nutteloos, wat leidt tot een verspilling van mensen en middelen.

Het afstemmen van de strategie met de onderliggende processen is dus cruciaal om de doeltreffendheid van een onderneming te garanderen. Een bedrijf zou zich immers niet alleen moeten afvragen hoe het bepaalde activiteiten het best kan uitvoeren, maar het zou ook moeten nagaan of deze activiteiten strategisch relevant zijn. Dit idee is natuurlijk niet nieuw, zoals de voorbije jaren duidelijk geïllustreerd werd door het op grote schaal uitbesteden van niet-strategische IT-activiteiten en -toepassingen. Bij dergelijke mondiale tendensen is er immers een grote markt van aanbieders die gestandaardiseerde oplossingen bieden om dergelijke – vaak voorkomende – noden efficiënt in te vullen.

Men verliest vaak de doeltreffendheid van processen uit het oog

Wil een bedrijf zich echter onderscheiden van de concurrentie, dan zal het de strategische relevantie van processen op een meer gedetailleerd niveau moeten onderzoeken. Als je dit probleem wil oplossen, is het belangrijk om een goed inzicht te krijgen in de structuur van de onderneming. Binnen het vakgebied van de Beleidsinformatica worden dergelijke uitdagingen aangepakt door conceptuele modelleertalen te gebruiken. Deze talen laten toe om grafisch diagrammen te creëren die allerhande bedrijfsinformatie op een visuele manier overbrengen. Net zoals bij een wegenkaart is het immers eenvoudiger voor mensen om verschillende soorten informatie visueel te interpreteren dan grote hoeveelheden geschreven tekst te verwerken.

Een modelleertaal is vergelijkbaar met natuurlijke talen en bestaat typisch uit een meta-model (vergelijkbaar met de grammatica van een natuurlijke taal), semantische definities (vergelijkbaar met de woordenschat van een taal) en een visuele notatie (vergelijkbaar met het gebruikte alfabet). Bovendien wordt in de meeste gevallen ook een modelleerprocedure ontwikkeld, die de creatie van de eigenlijke modellen stapsgewijs ondersteund. De combinatie van een modelleertaal met een ondersteunende procedure noemt men een modelleertechniek.

De PGA modelleertechniek is geëvalueerd aan de hand van vier praktijkstudies

Informatie over de PGA software tool.

De PGA modelleertechniek leidt tot de creatie van een grafisch diagram dat verschillende soorten bedrijfsinformatie visualiseert om de strategische relevantie van processen in te schatten en te verbeteren. Hierbij wordt er vooreerst gekeken naar het strategisch belang van de verschillende elementen binnen de bedrijfsstructuur. Dit kan bepaald worden door het uitvoeren van interviews met de strategisch verantwoordelijken. Deze informatie wordt geïntegreerd met extra cijfermateriaal over de werkelijke prestaties binnen de onderneming.

De eerste stap is erop gericht om de bedrijfsstructuur in kaart te brengen.

Door het gebruik van een intuïtieve kleurencode kan dit geheel op een eenvoudige manier geïnterpreteerd worden. Deze analyse laat ons toe om te focussen op het verbeteren van de processen met de hoogste strategische relevantie, wat leidt tot een meer effectieve inzet van mensen en middelen binnen de onderneming.

Meer details over de PGA modelleertechniek worden hierna gegeven, alsook de beschrijving van een praktische gevalstudie die gediend heeft ter evaluatie.

PGA MODELLEERTECHNIEK

De modelleerprocedure, die nodig is voor het opstellen van de PGA modellen, omvat 3 stappen:

  1. Ontwikkeling van de bedrijfsstructuur
    De eerste stap is erop gericht om de bedrijfsstructuur in kaart te brengen. De opbouw van deze structuur is essentieel om een integraal beeld te krijgen van hoe de strategische doelstellingen ondersteund worden door processen binnen de onderneming. Dit gebeurt aan de hand van een visueel hulpmiddel dat de betrokkenen helpt om de relevante elementen te identificeren. Gebaseerd op relevante raamwerken uit de Management literatuur, zijn volgende categorieën beschikbaar binnen de PGA modelleertechniek: doelstellingen (intern, klantgericht en financieel), financiële structuren, producten & diensten, competenties, processen, en activiteiten.
     
  2. Het toekennen van prioriteiten binnen de bedrijfsstructuur
    In een volgende stap laten we de eindgebruiker toe om de relatieve strategische prioriteit te bepalen van de verschillende elementen binnen de bedrijfsstructuur. Dit moet een beter inzicht geven in het belang van de verschillende strategische doelstellingen en hoe deze operationeel ondersteund worden. Afhankelijk van de uiteindelijke prioriteit, krijgt elk element een specifieke kleur. Zo gebruiken we een rode kleur voor een hoog, een oranje kleur voor een middelmatig, en een groene kleur voor een laag belang. Deze stap is uitermate belangrijk aangezien het ons toelaat om de doeltreffendheid van een mogelijke verbetering in te schatten (zie ook stap 4).
     
  3. Controle van de eigenlijke prestaties binnen de bedrijfsarchitectuur
    In de derde stap gaan we na hoe het gesteld is met de eigenlijke prestaties binnen de onderneming door het uitvoeren van een performance measurement analyse. Meer specifiek is het nodig dat we voor elk element een bepaald prestatiedoel voorop stellen, dat nadien gebruikt wordt om vast te stellen of de behaalde resultaten al dan niet voldoen. Ook hier maken we gebruik van een kleurencode om een onderscheid te kunnen maken tussen excellente (groen), verwachte (oranje) of slechte prestaties (rood). Het uitvoeren van dergelijke analyse is cruciaal voor de identificatie van mogelijke operationele verbeteringen binnen de onderneming.
     
  4. Analyse van hoe strategische relevantie verbeterd kan worden
    De uitvoering van de eerste drie stappen binnen de PGA modelleerprocedure leidt tot de creatie van zogenaamde heat maps die op een visuele manier de strategische prioriteiten en de prestaties binnen de bedrijfsstructuur weergeven (zie figuur 1).

 

Voorbeeld heatmap

Figuur 1: Voorbeeld van een heat map

Deze data kunnen in de laatste stap gebruikt worden om te analyseren hoe de strategische relevantie van processen verbeterd kan worden. Hiervoor kijken we eerst naar slechte prestaties op het vlak van strategische doelstellingen met een hoge of middelmatige prioriteit. Nadien gaan we op zoek naar bedrijfselementen op de andere niveaus die deze doelstellingen ondersteunen en die gekenmerkt worden door zowel een hoog of middelmatig belang en een te verbeteren prestatie. Deze elementen worden aangegeven door de grijze pijlen in figuur 1. Uiteindelijk zal dit leiden tot de identificatie van operationele verbeteringen op proces- of activiteitenniveau die de bedrijfsstructuur verder moeten stroomlijnen in de toekomst.

GEVALSTUDIE

De gevalstudie werd uitgevoerd in samenwerking met een productmanager bij een grootschalig internationale softwareontwikkelaar. De IT toepassingen, die binnen het departement ontwikkeld worden, ondersteunen en verbeteren de efficiëntie van processen door te focussen op plannings- en voorspellingstechnieken. Deze manager werd geconfronteerd met wijzigende omstandigheden in deze productmarkt. Hoewel het voor het bedrijf in het verleden volstond om zich te concentreren op de functionele systeemvereisten van de IT toepassingen, wordt het aanbieden van integrale bedrijfsoplossingen en het opbouwen van langdurige klantenrelaties steeds belangrijker.

Integrale bedrijfsoplossingen en langdurige klantenrelaties worden belangrijker

Deze wijzigende strategie heeft een belangrijke impact op de manier waarop de ondersteunende processen moeten worden uitgevoerd. Zo kan de toepassing van de PGA modelleertechniek waardevolle inzichten bieden want hoewel de onderneming in staat is om op een succesvolle manier zijn marktpositie te verdedigen, gebeurt dit ten koste van de opbrengsten. Dit kan verklaard worden doordat de interne organisatie niet volledig aangepast is om de ontwikkeling van integrale bedrijfsoplossingen te ondersteunen. Meer bepaald zou er meer aandacht besteed moeten worden aan de kwaliteit van het productonderhoud, dat deel is van het proces technologisch onderzoek en ontwikkeling. Deze activiteit was vroeger weinig belangrijk aangezien omvangrijke softwarepakketten als een eindproduct werden verkocht aan de klant, zonder al te veel aandacht te hebben voor opvolging en onderhoud achteraf. Dit is niet langer het geval in de nieuwe marktcontext. Het verbeteren van de prestaties van deze activiteit kan er immers voor zorgen dat dat bovenliggende elementen binnen de bedrijfsstructuur beter worden ondersteund zodat voldoende opbrengsten gegenereerd worden.

EVALUATIE

De PGA modelleertechniek werd geëvalueerd aan de hand van 4 praktische gevalstudies binnen private en publieke organisaties. Dit liet ons toe om het ontwerp van het model te verfijnen op basis van de feedback vanuit de praktijk. Deze manier van onderzoek is bijzonder nuttig aangezien het er voor zorgt dat het ontwikkelde model bijdraagt tot het oplossen van een praktisch bedrijfsprobleem.

Een kwantitatieve evaluatie door de eindgebruikers bevestigde het nut en het gebruiksgemak van de PGA techniek. Deze evaluatie wordt ondersteund door de volgende quotes, die illustraties zijn van de positieve feedback van de betrokken gebruikers:

“De PGA techniek laat toe om een alternatieve kijk te bieden op de onderneming. Dit levert nieuwe inzichten en verduidelijkt bestaande intuïtieve ideeën over hoe elementen gelinkt zijn binnen de bedrijfsstructuur.”

“Door het doorlopen van de PGA modelleerprocedure wordt het mogelijk voor de eindgebruiker om de elementen te identificeren die essentieel zijn voor het verhogen van de strategische relevantie van processen. Dit is nuttig voor managers ter ondersteuning van het nemen van de juiste investeringsbeslissingen, die vaak beperkt worden door budgettaire restricties.”

“De PGA techniek biedt een abstracte kijk op de complexe bedrijfscontext, die het toelaat om de communicatie tussen de belanghebbenden in de onderneming te vergemakkelijken. Meer specifiek kan het model helpen om tegengestelde belangen en asymmetrische informatie te overwinnen.”

In de toekomst zal ingezet worden op de verdere toepassing van de PGA modelleertechniek door middel van case studies in ondernemingen. Dit laat toe om een breed inzetbare techniek te verkrijgen die in de toekomst de strategische relevantie van processen binnen bedrijven verder kan vergroten.

Zie ook Innovatie & Strategie op AG Connect Intelligence
Reactie toevoegen