Vrijwel altijd te weinig licenties

In veel organisaties is het moeilijk aan te tonen dat alle licenties van de software die in gebruik is, zijn aangeschaft. Het ontbreekt aan inzicht in welke en hoeveel licenties zijn gekocht. Dat komt enerzijds doordat licenties op verschillende plekken in de organisatie worden aangeschaft, bijvoorbeeld zowel door de IT-afdeling als door de gebruikersorganisatie. Soms wordt software ook meegeleverd met de hardware. Ook al is er een centrale inkoopafdeling, dan zal deze wel het inkoopproces begeleiden en over de prijs onderhandelen, maar niet bijhouden hoeveel licenties in het verleden zijn gekocht en wat het totale aantal is. Dat voor één softwarepakket verschillende licentievormen, versies, varianten (basis, professional, enterprise) of softwarebundels (bijvoorbeeld office-suites) kunnen worden gekocht, maakt de zaak niet eenvoudiger.