Uitgekiend printen wint veld
Marktonderzoeker Gartner constateert dat de verkoop van printers, copiers en multifunctionele producten (MFP’s) in de Europese regio in de eerste helft van 2006 met 5 procent is toegenomen tot ruim 22 miljoen stuks. De laatste prognoses wijzen op een groei met 13 procent tot 54 miljoen machines voor het hele jaar.
Drie belangrijke trends tekenen zich hierbij af. Door een breder aanbod en dalende prijzen dringt kleurgebruik in navolging van de consument steeds meer door tot bedrijven. De verkoop van kleurenafdrukkers groeide in het eerste halfjaar met 98 procent. Consumenten en zelfstandigen met kantoor aan huis (SoHo) prefereren volgens Gartner meer en meer een MFP die zowel kan printen, kopiëren als scannen en soms ook faxen. Verder zijn kleine laserprinters door forse prijsdalingen een betaalbaar alternatief voor inkjets geworden.
Voor de Nederlandse markt raamt onderzoeksbureau MarketCap de bestedingen aan printers door zakelijke gebruikers in 2006 op 341 miljoen euro. Dat is 3 procent meer dan in 2005. Printers vormen overigens een relatief bescheiden deel van de totale bestedingen aan hardware-infrastructuur van ruim 5,4 miljard euro.
In bedrijven met 50 of meer werknemers is het printerpark met circa 11 procent gekrompen. In augustus 2006 waren in dit segment bijna 370.000 printers in gebruik. De onderzoekers schatten de vervangingsmarkt op circa 134.000 stuks.
Alleskunners
Multifunctionele afdrukkers worden in het zakelijke segment steeds populairder, constateert MarketCap. In bijna 60 procent van de bedrijven zijn deze alleskunners nu te vinden, vergeleken met 40 procent een jaar eerder. Van het totaal aantal geïnstalleerde printers was in augustus 2006 zo’n 14 procent een MFP.
Martijn Brand, verantwoordelijk voor de kantoormarkt bij Xerox Nederland, ziet zowel in grote ondernemingen als in het midden- en kleinbedrijf de MFP oprukken. “Aan de ene kant maak je daarmee de slag naar meer functionaliteit in één apparaat. Vaak speelt ook kostenbeheersing een rol: gebruikers willen betere controle hebben over documentbeheer en printkosten. Ze gaan van een decentraal naar een meer centraal of afdelingsgericht printconcept. Op de afdelingen worden dan pakweg tien printers vervangen door één multifunctioneel apparaat.”
Uitwisseling
De uitvoer van de MFP’s die Xerox heeft geleverd bestaat voor 75 procent uit printjes en voor 25 procent uit kopieën, schat Brand. “Daarbij zie je een duidelijke trend dat het aandeel van de prints toeneemt. Dat komt mede doordat steeds meer elektronische documentuitwisseling plaatsvindt via PDF-bestanden, die daarna toch weer uitgeprint worden.” Ook Arie Oosterman, bij HP Nederland verantwoordelijk voor de enterprise-markt van de divisie Imaging & Printing, merkt dat kopiëren heel sterk afneemt. “De meeste MFP’s worden nog maar voor 10 procent of minder gebruikt om te kopiëren. Ook wordt de scanfunctionaliteit steeds meer gebruikt om analoge documenten te digitaliseren.”
»Pagina 11
Vervolg pagina 9
Met de toenemende integratie van kopiëren en afdrukken komen in veel grotere bedrijven de afdelingen voor facilitair beheer en ICT in elkaars vaarwater. 80 procent van de bedrijven laat het beheer van ‘afdrukomgeving’, inclusief faxen en scanners, geheel over aan de IT-afdeling. “Men redeneert daarbij dat het netwerkgebonden producten zijn die dus bij ICT horen”, zegt Merlijn de Vroe, consultant bij DocuConsult, adviesbureau voor documentprocessen en -omgevingen.
De resterende 20 procent kiest toch voor de afdeling facilitair beheer. De Vroe: “Zij stellen dat een printer een commodity is. Facilities management kan zo’n apparaat prima aansluiten, toner en papier bijvullen. Als er echt een storing is, kan de service desk altijd nog de IT-afdeling te hulp roepen. Dit gebeurt in bedrijven die al verder zijn met hun technologie dan gemiddeld, zoals de grootbanken.” De Vroe verwacht dat die trend geleidelijk aan door zal zetten.
Uitbesteden
Veel bedrijven hebben ervoor gekozen het beheer van de ‘afdrukomgeving’ geheel uit te besteden. Dit geldt voornamelijk voor grotere bedrijven vanaf 50 werkplekken. Hoe kleiner de bedrijven, hoe minder vaak men kiest voor outsourcing. “Voor hen is niet uitbesteden goedkoper. Ze hebben dan geheel zelf de keus. Bovendien neemt het aantal storingen af omdat de kwaliteit van de printers steeds beter is geworden.”
Wie het printerbeheer geheel uitbesteedt, betaalt daarvoor vrijwel altijd per afdruk. Voordeel is dat je maar één partner hebt die je overal op kunt aanspreken. Bovendien heb je een duidelijk inzicht in je kosten en een Service Level Agreement (SLA). Naast grote bedrijven gaan ook steeds meer middelgrote en kleinere organisaties er toe over.
In de VS bieden steeds meer printerfabrikanten dergelijke contracten aan voor zeer kleine bedrijven. Dat komt in Nederland ook wel op, zegt De Vroe, maar veel langzamer. “De contracten zijn nog altijd gericht op de grootzakelijke markt. Er worden echter relatief veel afdrukken gemaakt in het MKB, ook al hebben ze maar twee printers, en die bedrijven willen daar ook grip op krijgen.”
Niettemin vindt De Vroe het voor heel kleine bedrijven het slimst om een printer gewoon zelf in de winkel te kopen. “Ze kosten bijna niets meer. En is je tonercartridge leeg? Koop er dan gewoon zelf een. Dat is op die schaal het goedkoopst.”
Dakpanconstructies
De leveranciers van kopieerapparaten hebben volgens DocuConsult vooralsnog de slag om de markt gewonnen van de printerleveranciers. En dat komt doordat zij veel meer gewend zijn aan all-in-contracten dan printerleveranciers, verklaart De Vroe. “Je ziet bij die contracten veel dakpanconstructies: een leverancier levert printers. Dan ontstaat er na enige tijd behoefte aan nieuwe apparatuur erbij en die wordt ook door die leverancier geplaatst. Als dan vervolgens het eerste contract afloopt en de rest van de contracten nog niet, dan is het het makkelijkst om voor dezelfde leverancier te kiezen.”
In het verleden leidde deze situatie vaak tot langlopende overeenkomsten, van gemiddeld veertien jaar. Dat verandert nu weliswaar, maar bestaande contracten lopen nog door. Op die manier hebben kopieermachinefabrikanten nog steeds een voet tussen de deur bij het leveren van nieuwe apparatuur. De Vroe: “Dat trucje beheersen de printerfabrikanten niet zo goed. Zij zijn altijd gewend geweest de printers via de partners af te zetten nadat een klant daarom vroeg, terwijl kopieerfabrikanten zelf om de order vragen.”
Drivers en technisch beheer
De beruchte printerdrivers (stuurprogramma’s) kunnen het plezier van de gebruikers behoorlijk vergallen. Wie denkt dat probleem te omzeilen door te standaardiseren op de printers van één merk, krijgt toch met veel verschillende printerdrivers te maken. Fabrikanten zijn al jaren bezig hierin meer standaardisatie aan te brengen. “Bij veel van hen behoeft dit echter nog enige aandacht”, stelt Merlijn de Vroe van DocuConsult nogal eufemistisch.
Arie Oosterman van HP beaamt dat de kluwen van printerdrivers ‘verwarrend’ is voor gebruikers en uit oogpunt van beheer ‘een ramp’. Hij wijst in dit verband op de Universal Printer Driver die HP heeft ontwikkeld. “Die driver is dusdanig intelligent dat hij de functionaliteit van verschillende printermodellen kan omvatten. Dat levert voor organisaties een significante besparing op, ook op de kosten van printservers.”
Het technisch beheer van het machinepark is een ander heet hangijzer. Een veelgebruikt product op dit gebied is Webjet Admin. Met deze applicatie van HP kunnen ook netwerkprinters en MFP’s van andere merken worden beheerd. Xerox heeft CentWare Web, een tool waarmee klanten alle MFP’s en printers, ongeacht het merk, in hun netwerk centraal kunnen beheren. Dat betreft zowel operationeel management (storingsmeldingen, signalen dat de toner bijna op is) als bijvoorbeeld het downloaden van nieuwe drivers.
In de jongste versie 8.1 van HP’s Webjet Admin zit een nieuwe rapportgenerator die beheerders in staat stelt de benuttingsgraad van individuele apparaten na te gaan. Oosterman: “De grootste kostenpost in een grote organisatie is dat de apparatuur op de verkeerde plek staat.”
Een beheerprogramma als Webjet Admin kan zorgen voor een optimale verdeling van apparatuur, ook tussentijds. HP duidt die aanpak aan met de kreet ‘balanced deployment’. Oosterman: “Veel organisaties zijn voortdurend aan het schuiven. Een typische enterprise-klant bestelt ook tijdens een contract naar behoefte MFP’s en kleurenprinters bij. Anderzijds kan men apparatuur die staat te niksen beter inzetten. Als je intern kan herpositioneren, heb je per saldo minder hardware nodig.”
Inkjet of laser?
Laserprinters hebben traditioneel voordelen als het aankomt op afdruksnelheid en paginaprijs. Maar volgens Arie Oosterman van HP is dat beeld te eenzijdig. “Die vuistregel gaat wel op als je voor 49 euro een consumentenproduct koopt. Maar als je een zakelijke inkjetprinter naast een zakelijke laser zet, is de inkjet goedkoper in aanschaf en per afdruk en bovendien sneller.”
HP denkt met een nieuwe technologie, EdgeLine genaamd, voor een doorbraak te kunnen zorgen. Aan de vinding is vijf jaar gewerkt. EdgeLine, dat sinds vorig jaar al in fotokiosken van HP wordt toegepast, werkt met een stationaire printkop over de volle breedte van de pagina. Doordat de printkop niet meer heen en weer hoeft te gaan langs het papier wordt zowel in kleur als monochroom een grote snelheidswinst bereikt.
De eerste modellen komen in het voorjaar op de markt. Ze zijn gericht op de bovenkant van de markt voor zware afdelingsprinters. Hoe snel de EdgeLine-producten precies zijn, valt door het ontbreken van specificaties niet met zekerheid te zeggen. “Maar de snelheid kun je vergelijken met die van lasersystemen”, weet Oosterman nu al.
Ook prijzen zijn nog niet bekend, maar die zullen zeker niet boven die van de huidige zakelijke kleurenlasers komen te liggen. Oosterman verwacht dat EdgeLine het afdrukken in de kantooromgeving ‘drastisch’ zal veranderen, omdat het de voordelen van inkjets (storingsvrij, hoge afdrukkwaliteit voor foto’s) combineert met het snelheidsvoordeel van lasers.
Bij Xerox speelt de afweging tussen inkjet of laser niet, omdat deze fabrikant bewust geen inkjetprinters in het assortiment heeft. Martijn Brand: “We hebben wel een variant op lasertechnologie, namelijk ‘solid ink’. In plaats van toner gebruiken deze printers vaste inktblokjes waarbij de kleuren door verwarming op het papier worden aangebracht. De voordelen zijn een groot gebruiksgemak, hoge kleuropbrengst en heel goede milieuaspecten.”