Beheer

IT beheer

Informatiegovernance v erandert rol IT

11 januari 2013

Sociale media worden steeds meer gebruikt voor zakelijke communicatie. Hierdoor wordt e-mail door diverse gebruikersgroepen alweer als passé gezien. Formele documenten worden automatisch door gegevensverwerkende applicaties gegenereerd en elektronisch doorgegeven. Contentsystemen beheren vele miljoenen documenten en objecten. Bedrijfsgegevens liggen verspreid over meerdere, soms technologisch verouderde, systemen. Het beheer en de langetermijnbewaring van al deze informatie vragen om organisatiebrede aandacht. Bewezen standaarden voor registratie, beheer en bewaring van informatie passen zich aan aan de digitale wereld. Archiefbeheer evolueert naar aandacht voor informatiegovernance.

De vergaande digitalisering van informatievoorziening en informatiestromen heeft gevolgen voor het formele beheer- en bewaarproces. Start het denkproces hierover pas aan het einde van het verwerkingsproces, dan is het te laat. Het moet starten voordat informatie is gecreëerd, met informatieregistratie vooraan in het verwerkingsproces. Ook is het niet meer alleen de verantwoordelijkheid van de bedrijfsarchivaris of de manager documentaire informatievoorziening (DIV). IT speelt een steeds belangrijkere rol en de IT’er zal zich ook in dit onderwerp moeten bekwamen. Methodieken, technologie en regelgeving worden steeds meer één geheel en vereisen een nauwe samenwerking tussen de traditionele documentaire en nieuwe digitale wereld, tussen een gestructureerde opzet en flexibele invulling, en het voldoen aan wet- en regelgeving zonder procesverlammende complexiteit. De nieuwe standaard MoReq2010 voor informatiegovernance moet een brugfunctie vervullen.

Documenten

Veel van de huidige standaarden voor registratie, beheer en bewaring van informatie zijn gebaseerd op het gebruik van informatie in documentvorm. Ze komen voornamelijk voor bij de overheid en de financiële sector. Met deze standaarden wordt informatie (toegang, inhoud en context) op een gestandaardiseerde manier voor de toekomst veiliggesteld. Dit enerzijds vanuit de verplichting om informatie te kunnen reproduceren als de burger of klant daarom vraagt en anderzijds als bewijslast dat transacties en beslissingen op de juiste wijze zijn uitgevoerd; ‘informatie’ die van buiten wordt ontvangen of intern wordt gecreëerd, via een verwerkingsproces wordt afgehandeld en aan het einde van het proces voor een bepaalde tijd in niet muteerbaar formaat moet worden bewaard. Fysieke archivering van papieren documenten en dossiers is hierbij het meest herkenbare voorbeeld. ‘Archivering’ in speciaal daarvoor ingerichte ruimten maar ook met speciaal daarvoor ontworpen software voor registratie, classificatie en ontsluiting. Een activiteit die een eigen vakspecialisme kent maar in de ogen van menig organisatielid en bestuurder weinig waarde toevoegt aan de primaire bedrijfsactiviteiten en gezien wordt als een noodzakelijk kwaad dat ook nog geld kost. ‘Noodzakelijk’ omdat je nooit weet of je de informatie in de toekomst nog nodig hebt.

Standaarden

De digitalisering van documentcreatie en -verwerkingsprocessen en de eis om ook deze digitale informatie correct te registreren, te ontsluiten en te bewaren, heeft invloed gehad op de oorspronkelijke standaarden. Het uitgangspunt bleef evenwel informatie in haar definitieve vorm en aan het einde van een formeel verwerkingsproces.

Rond 2005 werd het beheer van dergelijke informatie betiteld als recordmanagement: een belangrijk aandachtsgebied voor leveranciers van document- en contentmanagementsoftware. Recordmanagementsystemen werden gepositioneerd als dé oplossing voor langetermijnarchivering. Om in overheidsland ingezet te kunnen worden, moesten de oplossingen voldoen aan bijvoorbeeld de Amerikaanse DoD 5015 of de Nederlandse ReMaNo-norm (nu NEN 2082). In de toenmalige zienswijze moesten de records, met in detail gespecificeerde registratie, toegang en bewaareisen, onder het beheer van de recordmanagementomgeving worden gebracht. Overdracht en eigenaarschap van de informatie en het doen van een correcte registratie en bepaling van de bewaartermijn veroorzaakten vaak een spanning tussen de actieve bedrijfsvoering aan de verwerkende kant en de record- en documentmanagementvakspecialisten aan de bewarende kant. Deze spanning werd groter door de verdere digitalisering van het in- en externe berichtenverkeer en de betrokkenheid van IT met dit onderwerp. Wie heeft de beheer- en bewaarverantwoordelijkheid van volledig digitale berichten, zoals e-mail, video, voice en nu ook sms, tweets of blogs?

Een extra aandachtspunt zijn de businesstransacties, zoals verricht en vastgelegd in bedrijfsapplicaties. Ook zij kunnen een belangrijke toekomstige waarde hebben voor de organisatie en vallen vaak onder sectorspecifieke registratie- en bewaarrichtlijnen. Klant- of zaakdossiers zijn allang niet meer opgebouwd uit alleen documenten. Alle vormen van communicatie en gegevens zullen tot dit, vaak virtuele, dossier moeten behoren, met per informatiesoort specifieke registratie- en bewaarkenmerken. De tot dan toe bestaande standaarden voor informatie- en recordmanagement hadden geen afdoende invulling voor deze ontwikkelingen.

Always on

Daarom gaf de EU in 2008 een speciale werkgroep, het DLM Forum, de opdracht om de eerder door haar ontwikkelde standaard MoReq2 (Model Requirements) te moderniseren. Dit met als doel om de standaard eenvoudiger en modulair te maken en beter te laten aansluiten op de laatste stand van de technologie. Het resultaat is recentelijk gepubliceerd als MoReq2010 (Modulaire Requirements): de standaard voor informatiegovernance.

Een standaard die maximaal aansluit op reeds bestaande normen, informatietype en -soort onafhankelijk is, een architectuur van modulair inzetbare services definieert, minder gedetailleerde registratie-eisen stelt en ook ruimte biedt voor procesafhandeling, en – misschien het belangrijkst – informatie in en onder het beheer van bedrijfsapplicaties mee integreert.

MoReq2010 is een dynamische standaard die, vanuit een continu upgradeproces, mee ontwikkelt met de technologische ontwikkelingen binnen het informatielogistieke speelveld. Een standaard die informatie al in haar actieve levensfase integreert in één registratie- en beheerproces en niet pas in de definitieve vorm aan het einde van het verwerkingsproces. Hierdoor verschuift het toepassingsgebied significant naar voren in de informatielogistieke keten en dit over de verschillende informatiesystemen heen. MoReq2010 biedt de IT’er een hulpmiddel om informatiegovernanceservices te integreren in bedrijfsapplicaties. Hierdoor wordt, naast de documentaire informatie, ook deze informatie geïntegreerd in één overkoepelende bedrijfsbrede architectuur. Dit zonder complexe en gebruikersafhankelijke registratiehandelingen. Informatiegovernance die volgens het DLM Forum ‘always on’ is.

Waarde

Met MoReq2010 laat de documentaire wereld zien dat zij haar ogen niet sluit voor de ontwikkelingen in de digitale wereld en de toenemende informatiebeheer- en bewaareisen. Het is nu aan de IT’er om de waarde van deze standaard voor systeemoverkoepelde informatiegovernance in te zien en de daarin vastgelegde kennis en kunde te gaan gebruiken. Door samen te werken en van elkaar te leren zijn zij beide (manager documentaire informatievoorziening en de IT’er) in staat om een voor de organisatie en haar toekomstige medewerkers en klanten één waardevaste informatiegovernance-omgeving te realiseren.

MoReq2010

De modulaire opzet van de standaard MoReq2010 wordt bevestigd door zijn architectuur. De basisfunctionaliteit bestaat uit acht ‘core services’. Centraal staan de recordservices die een specifieke informatieverzameling (type of technologie) beschrijven. De andere zeven services kunnen als gemeenschappelijke diensten voor meerdere recordsystemen worden gedefinieerd. Met ‘plug-in modules’ kunnen de core services worden afgestemd op een specifieke inrichting voor gebruikerstype (mensen of bedrijfsapplicaties), classificatie- of record/informatietypes. Met ‘extention modules’ kunnen marktsegmentspecifieke requirements (overheid, financiële of juridische sector), specifieke technologieën (e-mail, tweets, blogs) en import- en exportservices worden toegevoegd.

MoReq2010 onderkent de mogelijkheid dat informatiesystemen een kortere levensduur hebben dan de informatie die zij beheren. Zaaksystemen worden om de 5 à 8 jaar heroverwogen terwijl zaakinformatie soms langer dan 25 jaar waardevol blijft. Tevens hebben veel organisaties vanuit het verleden meerdere document- en contentmanagementoplossingen in huis. Het consolideren van al deze informatie in één applicatie of beheersysteem voor de gehele organisatie is een vaak moeilijk te realiseren ambitie. Om hieraan tegemoet te komen biedt MoReq2010 vergaande interoperabilityfunctionaliteit. Als de registratie van een gegevensverzameling conform de MoReq Compliant Record System-(MCRS)-specificatie is opgezet, kunnen de verzamelingen onderling worden geïntegreerd in één geaggregeerde registratie-, beheer- en bewaaromgeving. Hiermee wordt integriteitsverlies van de informatie door meervoudige conversie gereduceerd. Ook zijn de gegevensverzamelingen (content en context) via een uniform XML-exportformaat veilig te stellen voor toekomstige import in nieuwe informatiebeheeroplossingen.

Normen en standaarden

Voor informatie- en recordmanagement zijn al veel standaarden vrijgegeven. Vaak is een nieuwe standaard gebaseerd op een vorige en aangevuld met nieuwe inzichten en richtlijnen. Ook zijn er per land zeer verschillende richtlijnen. In Nederland bekende standaarden zijn onder andere: ISO 30300 (strategieniveau,) DoD 5015.2, NEN 2082 (ex-ReMaNo), NEN-ISO 16175 (functionele requirements), NEN-ISO 15489 (recordmanagement) en ISO 23081 (metadatering). MoReq2010 integreert zoveel mogelijk elementen van deze standaarden. Op deze wijze kan hij, vanuit de modulaire opzet, een brug slaan tussen reeds geïmplementeerde standaarden en aanvullende functies. Voor meer informatie zie: www.dlmforum.eu.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Login

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Activeer dan nu je account!