Inspectie trekt aan de bel over belabberde archieven en overheidsystemen

De Inspectie brengt het rapport met de titel ‘Een dementerende overheid 2.0’ onder meer uit naar aanleiding van het Parlementaire onderzoek Kinderopvangtoeslagen. Er worden daarin enkele drastische maatregelen voorgesteld om de informatiehuishouding van de centrale overheid te verbeteren.

“De Inspectie stelt dat er bij de centrale overheid veel gebeurd is maar dat overheidsinformatie momenteel nog steeds niet in goede, geordende en toegankelijke staat verkeert. De problematiek wordt geregeld onderschat, er is te weinig expertise en er is te weinig visie. De toegenomen complexiteit van de informatiehuishouding vraagt bovendien om een integrale aanpak, die onvoldoende aanwezig is.”

Er wordt onder meer opgeroepen tot een integrale governance en control-cyclus op het beheren, beschermen en beveiligen van overheidsinformatie. Er wordt nieuwe wet- en regelgeving voorgesteld, en nieuwe informatiesystemen die vooraf moeten worden getoetst op de randvoorwaarden ten aanzien van duurzame toegankelijkheid. Ook zijn er meer specialisten nodig die de regie op de informatiehuishouding kunnen nemen.  

Verouderde ICT

Een van de problemen die de rapporteurs noemen is verouderde ICT. “De problematiek van onvoldoende toegankelijke en slecht bewaarde overheidsinformatie wordt vergroot door de manier waarop ICT wordt ingezet. De Inspectie ziet een enorme hoeveelheid aan systemen. Deze zijn niet altijd op elkaar aangesloten. Bovendien is de samenhang vaak historisch gegroeid en buitengewoon complex. De ICT van met name uitvoeringsorganisaties, die enorme hoeveelheden  berichten en data verwerken, kent veel legacy.” De rapporteurs melden dat de eisen van de systemen niet op elkaar zijn afgestemd en kwalitatief onvoldoende zijn om een verantwoord beheer van informatie mogelijk te maken.

Een belangrijke valkuil waar voor gewaarschuwd wordt is techno-optimisme. “De gedachte is dat digitalisering kosten bespaart en alles gemakkelijker maakt. Bij het beheren van digitale informatie zien we daarentegen dat het hard werken is, dat er gedweild wordt met de kraan open en dat gebruik wordt gemaakt van gebrekkige gereedschappen van soms al meer dan dertig jaar oud.” Als voorbeeld daarvan wordt genoemd dat standaarden en architecturen van hoog niveau niet met prioriteit in gebruik worden genomen.

ISO-standaarden

“Voorbeelden zijn internationale ISO-standaarden, standaarden voor het bewaren van informatie die landelijk ontwikkeld of geadopteerd zijn en de principes van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA). De verregaande afhankelijkheid van enkele grote bedrijven en de toenemende cybercrime zijn andere ontwikkelingen die weinig aanleiding geven voor techno-optimisme met betrekking tot de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.”

Het is niet voor het eerst dat er problemen aan het licht komen rond overheidsinformatie. AG Connect onderzocht eind 2020 de problemen van regionale archieven, die in een oerwoud aan verouderde software waarop materiaal door gemeenten, provincies en waterschappen is opgeslagen terechtkomen "Jarenlang werd er vrolijk allerlei soorten software aangeschaft en wij denken nu: hoe gaan we dit ooit nog goed bewaren?", meldde één van de geïnterviewden destijds.