Management

Procesmanagement
robotje

Robotic accounting kan MKB fors kosten besparen

Online boekhoudpakketten pakken innovatieve mogelijkheden slechts fragmentarisch op

© CC0,  OpenClipart-Vectors
9 augustus 2017

Online boekhoudpakketten pakken innovatieve mogelijkheden slechts fragmentarisch op

Robotic accounting zou het midden en kleinbedrijf flink wat administratief werk kunnen besparen, maar de online software die deze bedrijven ten dienste staat ondersteunt deze innovatieve mogelijkheden nog maar zeer gefragmenteerd.

Dat valt op te maken uit een inventarisatie door onderzoeksbureau GBNED, dat bij het samenstellen van de “Gids boekhoudsoftware 2017” en passant in kaart bracht in hoeverre robotic accounting wordt ondersteund door de online boekhoudsoftware in de categorie ZZP en klein MKB.

Bij deze inventarisatie werd werd onder meer gelet op de beschikbaarheid van de volgende 'robotische' functionaliteiten:

  • Elektronisch factureren; vandaag de dag is alles te automatiseren en beginnen we een zelf rijdende auto al normaal te vinden. Het is dan ook vreemd als een leverancier een factuur aanmaakt in factuur- of boekhoudsoftware en deze op papier per post of in PDF-formaat per email verstuurt aan de afnemer die vervolgens de zelfde factuur opnieuw handmatig vastlegt in boekhoudsoftware. Deze omslachtige werkwijze is niet nodig, want moderne boekhoudsoftware ondersteunt elektronisch factureren uitgaand en inkomend op basis van de standaard UBL. En in combinatie met machine learning kan een factuur zelfs 100% automatisch geboekt worden. Het wordt dan ook hoog tijd dat UBL in combinatie met machine learning gemeengoed wordt als het gaat om boekhoudsoftware. Een ouderwetse oplossing als vooraf een vaste (tegen)rekening bij een crediteur coderen gaat dan tot het verleden behoren.
  • Elektronische rekeningafschriften; bankafschriften met de hand boeken behoort al langere tijd tot het verleden met standaards als MT940 en CAMT (de opvolger van MT940 in het SEPA-tijdperk). Van boekhoudsoftware mag verwacht worden dat er functionaliteit aanwezig is om bankafschriften zoveel mogelijk automatisch te boeken. Met een duur woord ook wel reconciliatie genoemd, oftewel het boeken c.q. afletteren van onder andere (open)staande facturen. Bankafschriften worden dan vanuit internetbankieren opgehaald en ingelezen in het boekhoudpakket om te komen tot een boekingsvoorstel met zoveel mogelijk automatische boekingen. Sinds alweer geruime tijd is er de automatische bankkoppeling, waarbij bankmutaties automatisch in de boekhoudsoftware beschikbaar komen. Helaas zijn nog niet alle banken zo ver dat deze functionaliteit beschikbaar is voor alle leveranciers van boekhoudsoftware en laat de technische uitwerking van deze oplossing nog regelmatig te wensen over op basis van een ouderwetse batch-georiënteerde manier. De Bunq bank vormt hierop een positieve uitzondering met een real-time koppeling naar steeds meer boekhoudsoftware.
  • Elektronische BTW-aangifte; natuurlijk kan een ondernemer de BTW-aangifte handmatig invoeren via de website van de Belastingdienst. Deze ondernemer moet dan zijn gebruikerscode en wachtwoord bij de hand hebben, speciaal inloggen en de nodige cijfers handmatig overnemen uit de boekhouding. En als een ondernemer te maken heeft met leveringen en/of diensten aan andere EU-landen moet deze, in de regel eens per kwartaal, een (ICP-)opgave doen aan de Belastingdienst van de leveringen per BTW-identificatienummer. Een nauwkeurig klusje, waarbij geen fouten gemaakt mogen worden. Zowel de BTW-aangifte als de ICP-opgave kunnen geheel automatisch, met de letterlijke één druk op de knop, plaatsvinden vanuit moderne boekhoudsoftware. Dit laatste geldt zelfs voor een eventuele suppletie-aangifte.
  • Jaarrekening direct vanuit boekhoudsoftware aanmaken en via elektronische weg direct te deponeren bij de Kamer van Koophandel (voor de categorie micro en klein) en boekingsbonnen (zoals benzine- en horecabonnen) te scannen via een smartphone, zodat deze digitaal vastliggen en ook niet kwijt kunnen raken. Dan heeft u te maken met boekhoudsoftware die de ondernemer echt ontzorgt.  

Onder de 41 online boekhoud-'pakketten' telde GBNED de volgende implementatie-aantallen van robotic accounting-functies:

  • 29 pakketten ondersteunen UBL voor uitgaande facturen;
  • 26 pakketten bieden een app om boekingsbonnen te scannen via een smartphone;
  • 24 pakketten ondersteunen UBL voor inkomende factuurverwerking;
  • 24 pakketten ondersteunen de elektronische BTW-aangifte;
  • 21 pakketten ondersteunen de elektronische ICP-opgave;
  • 7 pakketten ondersteunen het aanmaken en elektronisch deponeren van de jaarrekening;

10 jaar op achter

Als conclusie formuleer GBNED dat UBL voor uitgaande facturen het meest wordt ondersteund als het gaat om Robotic accounting en dat daarentegen het aanmaken en elektronisch deponeren van de jaarrekening (voor klein MKB) nog nauwelijks voet aan de grond heeft gekregen. Verder valt het de onderzoekers op dat ondanks dat de Belastingdienst al ruim tien jaar elektronische BTW-aangifte faciliteert ruim 40% van de online boekhoudpakketten deze faciliteit vandaag de dag nog niet aan hun gebruikers doorspeelt.

Lees meer over
Lees meer over Management OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.