'Thuiswerk-ICT voor Rijk schendt soms veiligheidsrichtlijnen'

De gebruikte middelen voor communicatie en werken op afstand zijn kritisch bekeken, net als het beleid wat het Rijk daarvoor hanteert.

"De coronacrisis heeft laten zien dat Nederland de voorzieningen heeft om massaal thuis te werken. Hierbij gebruiken ambtenaren en bewindspersonen allerlei ICT-applicaties en -diensten. Gebruikers vinden diensten als WhatsApp, Skype, of WeTransfer gebruiksvriendelijk, efficiënt en productiviteitsverhogend", merkt de Algemene Rekenkamer op in de aankondiging van het rapport.

Het plaatst daarbij meteen de kanttekening dat deze diverse diensten soms worden gebruikt búiten "de beveiligde en met back-up ondersteunde werkomgeving". Bovendien is er sprake van verschillende niveaus waarin de overheid de controle heeft over ICT, en wat de aanbieder daarvan kan doen - en ook daadwerkelijk doet - met gegevens. Dit verschilt per applicatie en betreft zowel de inhoud van berichten als ook persoonsgegevens.

Onwetendheid

Dit gebrek aan grip door de overheid plus 'vrijheid' voor aanbieders van ICT-middelen zorgt ervoor dat bepaalde gebruikte middelen in strijd zijn met veiligheidsrichtlijnen voor overheidsorganisaties. "Sommige ambtenaren gebruiken WhatsApp en privé-e-mail voor het uitwisselen van vertrouwelijke informatie en houden zich daarmee niet aan de veiligheidsrichtlijnen van hun organisaties", aldus de Algemene Rekenkamer in het nu gepubliceerde rapport. Deels is dit te wijten aan onwetendheid, zo komt naar voren uit de enquête die de Algemene Rekenkamer hield onder rijksambtenaren en medewerkers van Hoge Colleges van Staat.

Daaruit blijkt dat er behoefte is aan "meer eenduidige en begrijpelijke communicatie" over welke samenwerkings-ICT deze werknemers kunnen en mogen gebruiken. "Een vijfde van de respondenten zegt niet op de hoogte te zijn van de afspraken voor het gebruik van samenwerkings-ICT. 22 procent is niet tevreden over de communicatie van de afspraken. De meeste onduidelijkheid is er over het gebruik van berichtenapps zoals WhatsApp en online samenwerkingsplatforms zoals MS-Teams, Sharepoint of Dropbox."

Het gebruik van Facebooks communicatie-app WhatsApp ligt op 7 procent onder de respondenten. Daarnaast wordt privé-e-mail voor vertrouwelijke communicatie gebruikt door 16 procent van de ondervraagden, terwijl dit niet is toegestaan. "Een oorzaak daarvan is dat ambtenaren soms niet weten welke applicaties ze wel of niet mogen gebruiken. Zo staat op de interne website van de rijksoverheid dat WhatsApp onder voorwaarden voor werk gebruikt mag worden. Maar bij meerdere ministeries is die berichtenapp nadrukkelijk niet toegestaan."

Ook compliment

Het is niet alleen kritiek die de Algemene Rekenkamer uit over thuiswerk-ICT bij de Rijksoverheid. "De coronacrisis bracht digitaal werken bij de rijksoverheid in een stroomversnelling. Vrijwel alle circa 175.000 ambtenaren van ministeries en Hoge Colleges van Staat werken sinds maart 2020 zoveel mogelijk vanuit huis. Dat vergde een enorm aanpassingsvermogen van ICT-medewerkers en ondersteunende diensten. De Algemene Rekenkamer geeft een compliment voor de manier waarop ministeries, CIO-Rijk, individuele ambtenaren en dienstverleners als SSC-ICT hebben gereageerd op de coronacrisis."