Management

Zakelijke software
hybride systemen

Zin en onzin van hybride SAP-systemen in de logistiek

Vijf criteria die bedrijven met SAP ERP in huis aan moeten leggen bij de keuze om voor speciale functies uit te wijken naar de cloud.

17 mei 2017

Vijf criteria die bedrijven met SAP ERP in huis aan moeten leggen bij de keuze om voor speciale functies uit te wijken naar de cloud.

Steeds meer bedrijven staan open voor hybride systemen: een centraal ERP-systeem dat draait op een eigen server (on-premise), aangevuld met cloud-oplossingen voor gespecialiseerde functies. Met name voor functionaliteit op het gebied van internationale handel en logistiek kunnen dergelijke oplossingen uitkomst bieden. Vijf criteria waarmee bedrijven rekening moeten houden bij de keuze voor een hybride oplossing.

De kosten voor instandhouding van SAP-systemen zijn bijzonder hoog voor processen die sterk onderhevig zijn aan veranderingen, zeker als die van buitenaf komen. Dat geldt met name bij internationale handel, waar veranderende wet- en regelgeving grote impact kunnen hebben. Denk bijvoorbeeld aan internationale verdragen en handelsovereenkomsten; sancties zoals die tegen Rusland vanwege het conflict in Oekraïne; regelmatige updates van douanesystemen. Aanpassing van systemen vergt een goede afstemming met externe consultants. Uit onderzoek van SAP-adviesbureau CBS blijkt dat bedrijven met SAP Global Trade Services (GTS) juist op dit punt hoge kosten maken.

In de logistiek moet daarnaast rekening worden gehouden met wijzigingen bij externe partners zoals vervoerders. Voor een gestroomlijnde afhandeling van zendingen is het zaak dat vervoerders naadloos zijn geïntegreerd in de systemen en processen van verladers. Dat maakt het mogelijk om onder meer het EDI-verkeer, het aanmaken van transportdocumenten en het printen van verzend labels te automatiseren. Elke vervoerder heeft echter zijn eigen specificaties als het bijvoorbeeld gaat om verzend labels – en die wijzigen regelmatig. Dat jaagt verladers vaak op kosten.

Hybride SAP-systemen zinvol?

Hybride SAP-systemen voor internationale handel en logistiek bieden de mogelijkheid om kritische functionaliteiten uit te voeren met cloud-oplossingen en daardoor kosten te besparen. Het voordeel: IT-managers kunnen zich concentreren op hun SAP-processen en vrijkomende middelen investeren in groei, terwijl een gespecialiseerde leverancier de processen in internationale handel en logistiek ondersteunt. Dergelijke hybride systemen vormen een trend – daarover bestaat geen twijfel. Maar wanneer is het zinvol om hiervoor te kiezen. En waarop moet je letten bij het selecteren van een leverancier? AEB heeft vijf criteria geformuleerd die bedrijven in acht moeten nemen.

Criterium 1: Total cost of ownership

Het is misschien wel het belangrijkste criterium voor de beslissing om een on-premise SAP-systeem te versterken met cloud-oplossingen: de totale kosten. Wat zou het kosten om de betreffende functionaliteit te implementeren in het SAP-systeem? Zou dat ook leiden tot stijging van de kosten voor updaten en upgraden van het SAP-systeem? Voor een antwoord op deze vragen is het noodzakelijk om te kijken naar de implementatiekosten (projectkosten) en  de onderhouds- en bedrijfskosten.

  • Implementatiekosten: Kosten voor de diensten die zowel interne als externe partijen leveren.
  • Hardware-kosten: Kosten voor de benodigde IT-infrastructuur, denk aan additionele servers voor het on-premise systeem.
  • Licentie- en transactiekosten: Normaal gesproken zijn in de aanschafkosten van SAP ook licentiekosten opgenomen. Leveranciers van cloud-oplossingen hanteren vaak andere prijsmodellen. Denk aan een basisbedrag per maand met daarbovenop een bedrag gebaseerd op het aantal transacties.
  • Onderhoudskosten: Hier moeten bedrijven onderscheid maken tussen de kosten van functionele updates en IT-afhankelijke updates. Functionele kosten betreffen de kosten voor het installeren van dataservices om bijvoorbeeld sanctielijsten te updaten. IT-afhankelijke kosten betreffen onder meer software updates en nieuwe releases van de leverancier.
  • Operationele kosten: Dit zijn voornamelijk de kosten die nodig zijn voor de infrastructuur waarop de software draait.

Een andere, vaak onderschatte kostenfactor betreft het ontwerp van het systeem, dat exact moet zijn toegesneden op de behoefte van de betreffende afdeling. Veel bedrijven besteden ontelbare dagen aan het programmeren van functionaliteit die een gespecialiseerde leverancier al in zijn standaard systeem heeft opgenomen.

In het al genoemde onderzoek van PwC zijn voor een aantal klanten gedurende vijf jaar de eenmalige en terugkerende kosten in kaart gebracht voor zowel on-premise als hybride systemen. Het resultaat: hybride systemen blijken vaak veel voordeliger te zijn dan de on-premise systemen:

Kosten on premise versus hybride

Criterium 2: Integratie in ERP-systeem

Een belangrijk aandachtspunt is de integratie van cloud-oplossingen in bestaande systemen. Het eerder genoemde onderzoek van CBS geeft aan dat in 87 procent van de ondervraagde bedrijven één SAP-systeem in de systeemopzet centraal staat. Dit systeem draait echter naast een groot aantal andere SAP- en niet-SAP-systemen. Zo’n 12 procent van de bedrijven heeft zelfs meer dan vijf versies van SAP in gebruik, terwijl meer dan twee derde ook ERP-systemen inzet die niet van SAP afkomstig zijn. Het verbaast dan ook niet dat SAP-experts vaak consolidatie als hoogste prioriteit beschouwen.

Investeringsrichtingen

Cloud-applicaties maken consolidatie mogelijk, maar dan op ‘functioneel’ niveau. De verschillende ERP-systemen in een heterogene omgeving kunnen immers allemaal dezelfde cloud-diensten gebruiken. Met name voor grote bedrijven met meerdere vestigingen en een decentrale IT-architectuur is het essentieel om oplossingen te kiezen die in verschillende SAP- en andere ERP-systemen kunnen worden ingeplugd. Een ander belangrijk punt: bedrijven moeten er zeker van zijn dat cloud-gebaseerde add-ons ook geschikt zijn voor nieuwe of toekomstige ERP-systemen – zoals SAP S/4 HANA.

Onderstaande figuur toont het voorbeeld van een systeemomgeving die is verrijkt met cloud-oplossingen.

On premise verrijkt met cloud

Een centraal on-premise SAP-systeem werkt samen met diverse andere on-premise systemen en met diverse cloud-oplossingen. De cloud-oplossingen zijn gekoppeld aan elkaar en aan externe partijen zoals transportbedrijven en douane-instanties.

Enkele andere belangrijke punten die bedrijven moeten overwegen bij de aanschaf van cloud-oplossingen: hoe kunnen de verschillende systemen met elkaar worden verbonden? Hoe werken de verschillende systemen samen – niet alleen de on-premise systemen met de cloud-systemen maar ook de cloud-systemen onderling? Het biedt wellicht voordelen om een compleet proces inclusief de benodigde applicaties van één leverancier te betrekken.

Criterium 3: Functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid

Natuurlijk speelt naast kosten en integratie ook de geboden functionaliteit een belangrijke rol in de keuze voor software. Er is een trend gaande waarbij afdelingen die de software gebruiken, steeds meer invloed krijgen op de IT-investeringen. Met name hybride systemen verlagen de drempels, zodat afdelingen gemakkelijker applicaties kunnen testen en implementeren. Het is echter belangrijk dat gebruikers invloed blijven houden op de wijze waarop processen zijn ingericht en de functionaliteit is ingesteld. Het is tot op zekere hoogte zinvol om de standaard oplossingen van de leverancier te gebruiken, maar de laatste paar procent unieke processen moeten ook eenvoudig te realiseren zijn.

Een belangrijk aspect, zeker in combinatie met een centraal wereldwijd SAP-systeem, is de vraag of de applicaties internationaal kunnen worden gebruikt. Zijn bijvoorbeeld internationale dataservices beschikbaar? Kunnen de interfaces wereldwijd worden toegepast? Kunnen de processen worden geoptimaliseerd? En is het eenvoudig om de masterdata te onderhouden of automatisch te updaten?

Een andere aandachtspunt is de gebruiksvriendelijkheid. Het proces moet op de gebruiker zich gericht en alle componenten – of ze nu on-premise of in de cloud draaien – moeten naadloos samenwerken. Het mag bijvoorbeeld niet zo zijn dat gebruikers voor elke applicatie apart moeten inloggen. Moderne gebruikersinterfaces zijn ontwikkeld om de specifieke workflows op intuïtieve wijze te ondersteunen. SAP draagt zelf hieraan bij met zijn op HTML5 gebaseerde Fiori-framework en SAPUI5, waarmee gebruikers verschillende oplossingen kunnen gebruiken met een identiek ontworpen web-based gebruikersinterface. Ook noemenswaardig is de trend om monolithische systemen met apps te ontsluiten. Deze systemen worden dan opgedeeld in mobiele, platformonafhankelijke apps die toegankelijk zijn via mobiele apparaten.

Criterium 4: Service en expertise van de leverancier

Behalve de software zelf is het ook goed om de leverancier onder de loep te nemen – denk bijvoorbeeld aan de financiële positie. Wie software koopt, gaat met de leverancier immers een langetermijnrelatie aan. Het kan ook de moeite waard zijn een leverancier te zoeken die software, expertise en goede service uit één hand biedt. De beste software is immers weinig waard als er geen goede ondersteuning beschikbaar is op het moment dat zich problemen voordoen. De expertise van de leverancier is vooral belangrijk als het gaat om IT en SAP in combinatie met internationale handel en logistiek.

Als de leverancier betrouwbare ondersteuning biedt voor zijn cloud-oplossingen, hoeven IT-managers zich niet in die oplossingen te specialiseren en kunnen ze meer tijd besteden aan projecten die hun organisatie verder vooruithelpen. Bovendien vermindert daarmee de afhankelijkheid van IT-consultants die misschien goed kunnen programmeren, maar niet over de kennis van processen beschikken.

Criterium 5: Data privacy en security

Twee belangrijke aandachtspunten voor bedrijven die cloud-oplossingen willen integreren in hun SAP-systemen, zijn data privacy en data security. Data privacy geniet volop aandacht sinds het Europese Hof van Justitie het Safe Harbor-verdrag over de transfer van data naar de Verenigde Staten ongeldig verklaarde. Bedrijven kunnen geen beroep meer doen op dit verdrag als ze cloudoplossingen gebruiken waarbij data van klanten op servers in de Verenigde Staten staan. Een manier om dit op te lossen is het gebruik maken van cloudleveranciers met datacenters in Europa. Bedrijven kunnen ook hun klanten vragen om instemmingsverklaringen te tekenen of clausules in contracten op te nemen.

Data security is een ander aandachtspunt voor SAP-managers. Bij de introductie van cloud-oplossingen is een beveiligde dataverbinding van fundamenteel belang. Nu de technologieën op dat vlak steeds beter worden en het Secure Sockets Layer-protocol (SSL) steeds vaker wordt vervangen door het Transport Layer Security-protocol (TLS), worden cloud-oplossingen steeds veiliger. Maar bedrijven moeten zich ervan verzekeren dat ook de leverancier de laatste veiligheidsprotocollen hanteert. Onderstaande checklist biedt nog andere aandachtspunten.

Checklist data privacy en security

Toekomstige ontwikkelingen

Deze vijf criteria kunnen bedrijven helpen bij hun overweging of investering in een hybride systeem zinvol is en bij hun zoektocht naar de ideale softwareleverancier. Levert integratie van een cloudoplossing kostenvoordelen op, krijgt het bedrijf toegang tot betere functionaliteit en profiteert het van de expertise van de leverancier?

Beslissers moeten zich uiteraard niet alleen richten op de huidige eisen. Het is belangrijk om de toekomstige ontwikkelingen in acht te nemen, zodat de gekozen oplossing ook op termijn optimaal blijft functioneren. De vraag welke oplossing de grootste impuls geeft aan innovatieve businessmodellen biedt IT-managers de mogelijkheid om invloed te hebben op de ontwikkeling van het bedrijf. Tot slot een belangrijke succesfactor: zorgt dat iedereen achter de keuze staat. Ga daarvoor in gesprek met alle relevante belanghebbenden en houdt ze betrokken.

Lees meer over
Lees meer over Management OP AG Intelligence
1
Reacties
Anoniem 20 mei 2017 17:29

Goed artikel. Gebruik ERP waarvoor het is ontworpen. Veel ondersteunende processen zijn zo aan verandering onderhevig dat dit veel beter (goedkoper en sneller) is te realiseren met specifieke hybride aanvullingen.
Maar ook voor hybride aanvullingen geldt een goed advies, overweeg een generiek no code applicatie.
Hiermee vang je alles soorten aanvullende wensen af met 1 hybride applicatie. Scheel ook weer in de kosten.
Maatwerk ERP is niet aan te bevelen en als je slim je aanvullende applicatie laat praten met ERP kun je ook nog ERP kosten reduceren door minder licenties. Zie ook deze blog http://www.leanforms.com/over-lean/erp-kosten-een-goed-bewaard-geheim

Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.