Aanbesteden kost al gauw een jaarsalaris

Het symposium ‘Het nieuwe aanbestedingsrecht: Gevolgen, mogelijkheden en risico’s van de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen’, georganiseerd door de directie Inkoop, Huisvesting en Milieu van het ministerie van Justitie, was voor Toetenel een kans om de specifieke problemen die ICT-bedrijven hebben bij overheidsaanbestedingen aan de orde te stellen. Zo’n 250 keer per jaar stort Getronics zich in de administratieve rompslomp die samenhangt met het opteren voor overheidsopdrachten, zoals zoveel andere ICT-bedrijven dat ook doen. Het uitbrengen van een offerte kost - op een standaard serviceomzet van een miljoen - zo’n 85.000 euro, hield Toetenel zijn gehoor voor. Soms is het zelfs veel meer. "Met de offertes in het kader van het C2000-project zijn we drie en een half jaar bezig geweest en die hebben ons 1,5 miljoen gekost", onthulde hij. Namens de koepelorganisatie Nederland ICT drong hij aan op eenvoudiger procedures en op meer flexibiliteit gedurende het aanbestedingsproces, bijvoorbeeld door meer consultatie vooraf mogelijk te maken. Of het ooit eenvoudiger wordt is nog maar de vraag. Sinds begin dit jaar zijn drie oude aanbestedingsrichtlijnen van de EU vervangen door één nieuwe en die richtlijn moet uiteindelijk worden geïmplementeerd in een nieuwe Nederlandse aanbestedingswet. Die is voorzien voor 2006/2007. In de tussentijd moet iedereen maar werken "met de volledige vertaling van de richtlijn door EZ", zoals Wil Windekind, hoogleraar aanbestedingsrecht aan de UvA het uitdrukte. Hij wees op het wijdverbreide misverstand dat de aanbestedingsregels er zouden zijn ter bescherming van de belangen van de overheid. "Het gaat om marktopenstelling. Om het beschermen van de belangen van marktdeelnemers, opdat ze grensoverschrijdend kunnen meedoen aan aanbestedingen. Dat werkt overigens nauwelijks. In slechts 3 procent van de gevallen is in het afgelopen decennium grensoverschrijdend aanbesteed. Europa is te ambitieus. Verschil in taal, cultuur, juridische en sociale systemen zijn onderschat. In veel gevallen wordt er niet aanbesteed terwijl dat wel zou moeten, terwijl aan de andere kant bij de overheid te veel aanbestedende diensten zijn. Er is weinig aandacht bij bestuurders en als gevolg daarvan dus ook te weinig regie en sturing, zowel aan de top als bij de lagere overheden", aldus Windekind. "In de gemeentes is het een reuze puinhoop geworden." Reinout Rinzema, specialist aanbestedingsrecht van advocatenkantoor Stibbe, was positiever over de vraag of met de nieuwe regels wel te werken valt. "Maak het niet te ingewikkeld. Toets zaken steeds aan de uitgangspunten waar het om gaat; transparantie, gelijke behandeling van aanbieders en proportionaliteit. Met een heldere omschrijving van de zaken die je geleverd wilt hebben, wat je ermee wilt, wat de gunningscriteria zijn en wat daarbij de wegingsfactoren zijn kom je al een heel eind. Vaak worden er veel te uitgebreide vragenlijsten gebruikt. Dan wordt er bij gebrek aan overzicht door de aanbesteder gevlucht in details die een gevoel van veiligheid moeten geven. Dat heeft niets te maken met de vraag of de Europese aanbestedingsregels te ingewikkeld zijn. Dan gaat het domweg over de professionaliteit van het inkopen." Rinzema zou het een goede ontwikkeling vinden als leveranciers die ontevreden zijn met de wijze waarop zij een overheidsopdracht zijn misgelopen meer dan nu naar de rechter zouden stappen. "Dat zou zeer bijdragen aan een meer volwassen cultuur in aanbestedingsland." Dagvoorzitter Ruud Leether, bedrijfsjurist van het ministerie van Justitie, concludeerde dat de naar zijn opvatting "gecompliceerde en slecht geschreven Brusselse regelgeving" wellicht kan worden verhelderd in de nieuwe Nederlandse aanbestedingswetgeving, maar dat vooralsnog moet worden gewerkt met regels die weinig dynamisch zijn. "Dat is buitengewoon lastig, bijvoorbeeld in gevallen waar ICT-opdrachten eigenlijk gewijzigd moeten worden omdat daar tijdens de uitvoering technisch behoefte aan is. De huidige regels leiden tot rigiditeit", aldus Leether.