Defensie bouwt zijn eigen ‘P-Direkt’

Terwijl onder leiding van Binnenlandse Zaken (BZK) alle andere departementen bezig zijn met een moeizaam proces om hun personeelszaken onder te brengen in het ‘shared service center’ P-Direkt trekt het ministerie van Defensie met 65.000 werknemers zijn eigen plan: ‘P&O2000+’. De zelfbouwsystemen van de krijgsmachtdelen worden vervangen door een ‘van-de-plank-pakket’, en gegevens en processen zijn verregaand gestandaardiseerd. Op de agenda staan nu onder andere een uitbreiding van de ‘doe-het-zelf’-service voor het personeel, bijvoorbeeld via smart phones, en de aanbesteding en inrichting van een shared service center Human Resources Management (HRM). En als het aan hoofddirecteur P&O Ben Völkers ligt, zijn daar in de toekomst ook andere klanten welkom. In januari 2002 hakte de Defensie-top de knoop door in de Europese aanbesteding voor een standaard HRM-pakket en de implementatie daarvan: Accenture mocht een Peoplesoft-oplossing leveren en implementeren. Als de keuze voor het P&O-project pakweg twee jaar later aan de orde was geweest, was die waarschijnlijk heel anders uitgevallen. Wellicht had Defensie er dan voor gekozen om deel te nemen aan P-Direkt, het shared service center voor personeelsregistratie en salarisadministratie dat onder regie van BZK door IBM en LogicaCMG moet worden gebouwd. En in het hypothetische geval dat Defensie toch voor een eigen P&O-oplossing zou hebben gekozen, dan was de keuze voor het pakket waarschijnlijk op SAP gevallen, simpelweg omdat in de tussenliggende tijd SAP was uitverkoren als leverancier voor de Defensiebrede ERP-implementatie op gebied van materieel-logistiek en financiën, en de HRM-module bovendien gratis wordt meegeleverd. Maar als is omgekeerde sla, en P&O hoofddirecteur Ben Völkers van Defensie is daar blij om, want ondertussen is P&O 2000+ een heel eind op streek, terwijl P-Direkt en de ERP-implementatie nog op stoom moeten komen. "Bovendien is het niet noodzakelijk om SAP in alle bedrijfsvoeringsprocessen te implementeren. Er zijn genoeg bedrijven die naast SAP bijvoorbeeld een ander pakket voor financiën of HRM gebruiken." Inmiddels is het ‘plateau basisadministratie’ ingevoerd, in P&O-termen: het hele ‘hire to retire’-proces. Elf van de oorspronkelijke veertig legacy-systemen met daarop de belangrijkste P&O-applicaties zijn overgezet op Peoplesoft. In een volgende fase moet Peoplesoft nog worden uitgebouwd met applicaties die bijvoorbeeld gebruikt worden voor ‘werving en selectie’ en ‘training en opleiding’. De grootste slagen de afgelopen drie jaar waren echter vooral van organisatorische aard: standaardisatie van gegevens, beleid en processen. En dat was ‘steile-wandklimmen’, in de woorden van Völkers. "De verschillende krijgsmachtdelen hadden hun eigen organisatie-inrichting, procedures en afgeleid beleid, en dat wilden ze vanzelfsprekend zo houden. In de oorspronkelijke planning stond voor beleids- en processtandaardisering zes weken, terwijl we daar feitelijk nog steeds niet helemaal mee klaar zijn. De invoering van P&O2000+ is dus niet zozeer een ICT-opgave gebleken als wel een organisatorische opgave. De invoering van het ‘van de plank pakket’ Peoplesoft is geslaagd. Er is echter wel een percentage maatwerk gemaakt om de krijgsmachtdelen tegemoet te komen, om ze een deel van hun eigenheid in te laten behouden. Wellicht iets meer dan we eigenlijk zouden willen, maar dat is een zaak van ‘wheelen en dealen’ om een draagvlak te creëren. Maatwerk betekent echter een grotere financiële last bij toekomstig onderhoud. Uiteindelijk moet dat percentage maatwerk dan ook verder worden teruggeschroefd zodat de oplossing dichter bij het standaardpakket uitkomt. Als dat niet lukt moet die behoefte aan maatwerk desnoods uit de organisatie gesneden worden. Dat is de bestuurlijke uitdaging." Michel Van Rosendaal, die bij Accenture verantwoordelijk is voor het Defensie-project, meent dat Defensie ‘een enorme slag gemaakt heeft’. "De vraag is hoeveel tijd en energie je wilt en kunt spenderen aan het creëren van draagvlak binnen de organisatie. Nu is nog 15 procent van de implementatie afwijkend van de standaard oplossing, zeg maar: maatwerk. Defensie heeft een enorme slag gemaakt als het gaat om standaardisatie." Een dergelijke operatie kan alleen slagen als de uitvoerder ook echt in de positie verkeerd waarin hij ‘door kan pakken’, meent Völkers filosoferend over het vergelijkbare traject dat BZK aflegt met P-Direkt. "Als het P-Direkt-consortium bij BZK met een ontwerp aanklopt met 40 procent maatwerk zou ik onmiddellijk stoppen. Je moet niet koersen op de uitrol van een systeem, maar op het aanpassen van de organisatie. Als je dan niet in de positie zit dat je die organisaties echt aan kunt pakken, moet je met de hoed in de hand langs de deuren en dat is niet bepaald kansrijk." Overigens kreeg P&O2000+ de wind in de rug door een tweetal operaties die door bezuinigingsnoodzaak werden ingegeven. Defensie kreeg van de twee kabinetten Balkenende een ‘taakstelling’ die erop neer kwam dat er 7000 man personeel uit moest. En er werd een centralisatie in gang gezet waarbij niet alleen ‘de macht’ verschoof van de krijgsmachtdelen naar ‘het Plein’, ofwel het departement in Den Haag, maar waarbij ook bijvoorbeeld het personeels- en materieelbeleid van de krijgsmachtdelen werd gecentraliseerd (operatie Samson). "P&O2000+ was het eerste standaardisatieproject over de krijgsmachtdelen heen." zegt Van Rosendaal. "Wij hebben dank zij P&O2000+ inmiddels 650 fte’s aan deze herstructurering kunnen bijdragen." zegt Völkers. De Algemene Rekenkamer had in haar ‘mei-rapport’ forse kritiek op P&O2000+. De kwaliteit van de gegevens en de managementrapportages die door het systeem gegenereerd worden, zou onbetrouwbaar zijn. Völkers erkent het probleem, maar stelt tegelijkertijd dat dat niet aan ‘het nieuwe systeem’ ligt maar aan de kwaliteit van de gegevens uit de oude systemen. "Om het maar bot te zeggen: als je er garbage in stopt, komt er ook garbage uit. De gegevens die uit de oude systemen naar het nieuwe systeem worden overgezet, bleken deels verouderd: mensen worden gekoppeld aan arbeidsplaatsen of zelfs organisaties die alleen nog op papier bestaan. Rond de oude personeelsinformatiesystemen waren in de achterliggende jaren schillen gebouwd die dergelijke foutmutaties weigeren. Peoplesoft is gebaseerd op Amerikaanse boekhoudregels en het systeem gaat er van uit dat de mutatiekwaliteit van de data van hoog niveau is. Foutieve mutaties worden niet afgevangen. We werken hard aan het schonen van de data en ik verwacht dat we de situatie dit najaar geconsolideerd hebben." Een andere complicerende factor bij de invoering van P&O2000+ was dat de salarisverwerking van het burgerpersoneel bij Defensie, ruwweg een derde van het totale personeelsbestand, moest worden overgezet naar het NSK. Het ‘Nieuwe Salarissysteem Krijgsmacht’, dat anders dan de naam doet vermoeden al vijftien jaar in gebruik is, zorgde tot dan toe alleen voor de bruto-netto slag en het printen van de loonstrookjes van de militairen. De salarisverwerking van de twintigduizend burgers bij Defensie gebeurde net als die van alle andere rijksambtenaren door het BZK-agentschap IVOP. De overgang zorgde voor een stuwmeer van gegevens die verwerkt moesten worden, aldus Völkers. "Het reservoir liep vol met herberekeningen en daardoor kwam het doorvoeren van de maandelijkse mutaties in het gedrang. We hebben de eerste maanden van het jaar nodig gehad om een inhaalslag te maken, maar ik meen dat we het nu op orde hebben want ik heb over de uitbetalingen van april en mei geen klachten meer gehoord." De invoering van de basisadministratie (kosten 45 miljoen euro) is nu nagenoeg afgerond. ‘Deskundigen’ adviseren om de invoering van verdere functionaliteit zoals ondersteuning van managementbeleid en ‘werving en selectie’ door Peoplesoft, of bijvoorbeeld e-learning, in twee grote ‘plateaus’ in te voeren, zegt Völkers. "Ik heb daar lang over gedacht en dat lijkt me voor deze organisatie geen goed pad. We zien nu bij deze uitrol dat je wel op papier processen en beleid kunt standaardiseren, en ICT-ondersteuning daarvan kunt uitrollen, maar je moet tegelijkertijd scherp blijven om de mensen in die processen te dwingen, om ze gebruik te laten maken van de systemen. Als je niet voldoende aandacht besteedt aan de rollen die je van de mensen verwacht en de acties tussen de mensen onderling, blijven ze werken zoals ze altijd gedaan hebben. Daarom ben ik voorstander van de uitbouw in beperkte, gedefinieerde en meetbare stappen." ‘Employee self service’, de mogelijkheid voor personeel (en leidinggevende) om zelf via een scherm gegevens te controleren en mutaties door te voeren, is een volgende functionaliteit die op de rol staat, zegt Van Rosendaal. "Selfservice moet niet alleen een besparing mogelijk maken, maar ook een kwaliteitsverbetering. Als mensen verantwoordelijk zijn voor hun eigen gegevens, mag je ervan uit gaan dat ze die correct invoeren. Bovendien krijgen de personeelsfunctionarissen meer tijd om zich met specialistischer werk bezig te houden als ze minder tijd kwijt zijn met het intikken van dergelijke gegevens. Dat is dus een stap in het verder professionaliseren van de P&O-organisatie. We hebben inmiddels employee self service op zeer beperkte schaal ingevoerd om ervaring op te doen: hoe reageren de mensen daarop in de Defensie-organisatie." Een probleem is dat Defensie nu niet bepaald een organisatie is waarbinnen het gros van de werknemers achter een beeldscherm werkt, aldus Völkers. "We zoeken daarvoor nog een laagdrempelige oplossing. We hebben ervaring met werkstations in legeringsgebouwen maar die werden in een aantal gevallen dermate mishandeld dat we ze naar de kantines hebben moeten verplaatsen. Bovendien: als je maar twee van die pc’s voor dat doel in een kazerne beschikbaar hebt is dat hoogdrempelig. We bekijken de mogelijkheid van een soort praatpalen via welke het personeel met een smartcard toegang kan krijgen tot zijn gegevens, maar het zou ook kunnen dat we de mensen uitrusten met een gemakkelijk device als een smartphone." Defensie Inmiddels staat ook de inrichting van een shared service center op de agenda. Enschede wordt de plaats van vestiging, als compensatie voor het verlies aan arbeidsplaatsen door het sluiten van vliegbasis Twente. In het centrum moeten het salarissysteem NSK, de HRM-systemen en de medische systemen worden ondergebracht ("en een papierfabriek want er slaat nog steeds veel neer op papier," aldus Völkers). Een front-desk in de vorm van een call-center moet via telefoon en web antwoord kunnen geven op de ‘honderd meest gestelde vragen’. Voor de meer complexe vragen wordt een ‘mid-office’ ingericht met terzakekundigen. Dit najaar start de Europese aanbestedingsprocedure om een marktpartij te vinden die het shared service center moet realiseren. Bij aanvang is er werk voor 320 personeelsleden en als het volop in bedrijf is kan er 600 man aan de slag. Het ziet er dus naar uit dat bij de Rijksoverheid de komende jaren gewerkt gaat worden aan twee shared service centers: één voor pakweg 65.000 man Defensie-personeel en één voor de 130.000 overige rijksambtenaren. Over samenwerking is in het verleden wel gesproken zegt Völkers. "Wij waren toen al op weg met ons project. Samengaan zou betekenen dat we alles wat we hadden gedaan, weer moesten laten vallen. Omgekeerd, dat BZK met ons mee zou liften was op één of andere manier namelijk geen insteek. Toen hebben we besloten op de ingeslagen weg verder te gaan met in het achterhoofd de gedachte dat convergentie nog wel een keer aan de orde komt. En dan is het nog maar de vraag welk systeem overeind blijft." Völkers houdt al wel rekening met de mogelijkheid dat het shared service center van Defensie meer klanten zou kunnen krijgen. Een werkbezoek van de andere departementen aan Defensie is al enige tijd aangekondigd. "Waarschijnlijk wordt het SSC een agentschap, zodat het ook aan andere organisaties diensten kan leveren: iedereen is welkom als het wat oplevert. Hoe meer salarisstrookjes er geprint worden hoe lager de kosten per strookje uitvallen. NSK is bovendien een veelzijdig systeem dat nog makkelijk vijftien jaar mee kan." De personeelsorganisatie liep ook voor de muziek uit toen het ging om de aanschaf en implementatie van een Defensiebreed ERP-systeem. Het had voor de hand gelegen om voor het P&O-traject ook gebruik te maken van SAP. Alleen, toen de keuze voor Peoplosoft werd gemaakt was de keuze voor de ERP-leverancier nog niet bekend. Van Rosendaal denkt dat de keuze voor SAP wellicht in de toekomst alsnog een keer gemaakt zal worden. "Vanuit het project SPEER, de implementatie van SAP, is overwogen om het P&O-project te adopteren en Peoplesoft te vervangen door SAP. Maar over vier tot zeven jaar zal er nogmaals een grote slag gemaakt moeten worden in het P&O-traject, waarin de laatste niet-gestandaardiseerde processen meegenomen worden. Tegen die tijd zal Oracle een nieuwe Peoplesoft-versie gereed hebben, maar het ligt voor de hand dat dan de keuze voor een overstap naar SAP wordt overwogen. Tenslotte levert SAP zijn pakket inclusief licenties voor de HRM-module. Tot die tijd is het geen probleem dat beide pakketten worden gehandhaafd: ze werken moeiteloos samen." Völkers heeft geen voorkeur: "We kunnen straks goed koppelen aan de materieel-logistieke - en financiële bedrijfsprocessen. We hebben overigens wel laten onderzoeken hoe ingrijpend een overstap naar SAP zou zijn en dat blijkt te overzien. De grootste slag, de standaardisatie en de aanpak van de integriteit van de data, is dan tenslotte achter de rug. Want je bent er niet met de uitrol van de software, tenzij het gaat om een organisatie waar alles spic en span op orde is. Maar zo ken ik er niet een."