E-gemeenten aan het handje
Inmiddels is hij consultant bij Het Expertisecentrum, en medeauteur van het rapport Effectiever regie over de ‘gemeentelijke ballenbak’.Wellicht had hierboven moeten staan dat Hillenaar weet hoe lastig gemeenten vooruit te branden wáren, want de laatste tijd is onder gemeenten warempel beweging waarneembaar. Onder meer in elkaars richting. Er ontstaan steeds meer samenwerkingsverbanden. Zoals in het noorden, waar naast de vijfentwintig Groningse gemeenten ook de provincie Groningen en de twee waterschappen, onder de naam ELO-Grunn, samen E-overheidsvoorzieningen willen realiseren. De twaalf Drentse gemeenten willen ook die kant op. Het besef dat een gemeente het alleen niet redt, is overal wel doorgesijpeld en leidt steeds minder tot verzet. “De autonomiediscussie verstomt”, zegt Dirk Jan van der Linden, die naast het programma Stroomlijning Basisgegevens ook het programma i-teams trekt (zie kader), waarvoor Hillenaar dus kwartier maakte.
Onderdeel van het i-teamsprogramma is een online raadpleegbaar kenniscentrum met documentatie, gestructureerd naar de fasen die bij de implementatie worden onderscheiden. Althans de eerste drie (voorbereiding, inventarisatie, ontwerp), want met ondersteuning van de daarna voorziene stadia (realisatie, gebruik) zou het programma de grens overheid/markt overschrijden en dat is taboe. De documentatie komt uit diverse bronnen, zoals een serie ICTU-programma’s, en is gecheckt op overlappingen en inconsistenties. Ook zijn lacunes gedetecteerd en opgevuld. “Samen met een door EGEM ontwikkelde ‘routeplanner’ voor de elektronische overheid en een ‘landkaart’, die aangeeft welke activiteiten waar worden ondernomen (met doorklikoptie naar bijbehorende documenten), vormt het kenniscentrum ‘een samenhangend geheel”, zegt Hillenaar. Hij stelt vast dat dit al tot enige rust heeft geleid bij de lokale overheid, die zich een jaar terug nog bekreunde over ongecoördineerde Haagse plannen die gemeenten een ‘implementatie-infarct’ bezorgden.
Virtuele toolkit
Mogelijk kunnen gemeenten toe met die virtuele toolkit, die naast B&W- en raadsbesluiten, business cases, plannen van aanpak en best practices ook softwarecomponenten bevat. De meeste zullen echter verdergaande ondersteuning behoeven, medio augustus hadden zich er al 180 gemeld. Zij krijgen een ‘regieadviseur’ over de vloer. Geen regisseur, zoals men hem eerst wilde noemen, want gemeenten blijven zelf verantwoordelijk. Hij adviseert enerzijds gemeenten en op basis van daar opgedane bevindingen tevens een landelijke stuurgroep. De regieadviseur verzorgt de ‘intake’ van gemeenten, die geacht worden daartoe op ambtelijk topniveau een gesprek aan te gaan. En om op dat niveau –gemeentesecretaris, directeur publiekszaken– te kunnen praten, moeten regieadviseurs ook van zeker gewicht zijn. “Mensen met gemeentelijke kennis en ervaring, met gevoel voor de impact van ICT, die kunnen schakelen tussen politiek en bedrijfsvoering, een brug slaan tussen technocratische doelstellingen en collegeprogamma’s,” aldus het door Hillenaar verwoorde profiel. Acht voormalige gemeentesecretarissen (voor zichzelf begonnen dan wel met pensioen) en een dito loco-burgemeester vormen die intakebrigade. Gewapend met een uitvoerige vragenlijst nemen ze in drie of vier gesprekken de lokale status quo op qua informatiehuishouding, technische en organisatorische inrichting, en veranderbaarheid. “Sommige gemeenten hebben twintig systemen, waarin gebouwgegevens zitten”, zegt Van der Linden. Die moeten worden gesaneerd en straks putten uit de enige authentieke bron, de basisregistratie adressen en gebouwen.
De grondige verkenning leidt tot een ‘propositie’, waarin de regieadviseur aangeeft wat gebeuren moet om de doelstelling te halen. Naast bestuurlijk draagvlak regelen en middelen vrijmaken wordt geadviseerd in zekere volgorde een aantal omschreven stappen te doorlopen. Presentaties aan managementteams, raadscommissies en colleges van B&W moeten ambtelijk-bestuurlijk commitment bevorderen. Dat geldt ook voor de gang die de propositie door raad of college moet maken, waarmee het een ‘bestuurlijk geaccordeerd realisatieplan’ wordt. Van der Linden: “Dan ligt vast wat de inventarisatie heeft opgeleverd. Je weet waar je gegevens zitten. Je weet ook hoe het er straks moet uitzien. En hoe je van A naar B komt.”
Consultants
Na het uitzetten van grote lijnen (het doorblazen van verstopte pijpen uit de inleiding) volgt de ontwerpfase. Dan treden consultants aan, die een gemeentelijk i-team gaan leiden om van grote lijnen een detailontwerp te maken. Eerder verklaarde Van der Linden dat consultants in ‘cohorten’ bij hem aanklopten. Dan heeft hij er velen, die het i-teamsprogramma kennelijk als leuke entree naar de gemeentemarkt zagen, moeten teleurstellen. In het Romeinse leger althans was een cohort zo’n zeshonderd man en naar schatting zijn er nu circa zestig consultants nodig. Ook hier strenge eisen, zoals ‘minimaal 5 jaar werkervaring op het snijvlak van politiek bestuur en ambtelijke organisatie binnen gemeenten’. Men moet thuis zijn in organisatiekunde en verandermanagement, wet- en regelgeving en, op hoofdlijnen, ICT. “We willen vooral seniors, die acteren op secretarisniveau”, zegt Van der Linden. Ze krijgen een opleiding van drie dagen met enige terugkomsessies. Als het goed is, pakt dat bij gemeenten standaardiserend uit.
Dat opleiden doet, betaald door het Rijk, de bij ICTU gesitueerde Overheidsacademie voor informatiemanagement (IMAC). Het rijk betaalt ook de inzet van consultants in de ontwerpfase . Omdat ze geen acquisitie hoeven te doen, worden ze geacht hun diensten voor 125 euro per uur te leveren. Van der Linden verwacht dat ze per gemeente twintig à vijfentwintig dagen nodig hebben. Gemeenten kunnen er een selecteren uit een lijst, waar consultants op komen als certificatie-instelling Kema Quality heeft vastgesteld dat ze aan de eisen voldoen.
Van der Linden mikt voor eind dit jaar op honderd intakes, zodat begin 2007 gewerkt kan worden aan realisatieplannen en vervolgens opdrachten naar leveranciers kunnen. Het programma loopt tot en met 2010, volgend jaar zal voor de i-teams een piekjaar worden, 2010 noemt hij een ‘veegjaar’, om achterblijvers over de meet te helpen. De regieadviseur monitort voortgang en eindresultaat en als dat onvoldoende is moeten gemeenten de consultant in 2011 terugbetalen.
Begin jaren negentig ging een legertje GBA-consulenten gemeenten langs om ze bij te staan bij de invoering van de geautomatiseerde persoonsinformatievoorziening. Vijftien jaar later wordt dat kunstje (omvangrijker, want gericht op zes basisregistraties en méér) herhaald. Gemeenten verkeren nog altijd tussen fase 1 (eilandautomatisering) en 2 (procesoriëntatie) van het INK-kwaliteitsmodel, terwijl voor de Andere Overheid, die met de hele exercitie dichterbij moet komen, fase 4 (ketenoriëntatie) nodig is. Van der Linden noemt dat ‘een stip op de horizon’. De drempel van fase 3 (systeemoriëntatie) zou ook al mooi zijn. “Dan zijn de processen goed in beeld en is hier en daar ook contact tussen de processen van verschillende afdelingen. Of van verschillende organisaties, zodat we als één overheid kunnen opereren. Op onderdelen moeten we dat kunnen halen.”
Kader: Implementatieteams
Het programma i-teams wortelt in een afspraak die Rijk, gemeenten, provincies en waterschappen in april maakten om samen de schouders te zetten onder de elektronische overheid. Uit diverse potten sprokkelden ze 55,5 miljoen bijeen voor wat een solide infrastructuur moet worden. Centraal staan vier door gemeenten te beheren of uit te geven basisvoorzieningen: de basisregistratie personen (GBA, realisatie 2007) en adressen en gebouwen (BAG, realisatie 2009), alsmede het Burgerservicenummer (BSN, uitgifte 2006) en de elektronische Nederlandse identiteitskaart (eNIK, uitgifte 2007). Voorts gaat het voor gemeenten, provincies, waterschappen en Rijk om aansluiting op zes basisregistraties (naast de drie genoemde: bedrijven, kadastrale percelen en topografische kaarten), DigiD-authenticatie, bedrijvenloket, e-formulierenvoorziening en digitaal omgevingsloket. Ook gebruik van het identificatie- en koppelingsnummer voor personen (genoemd BSN) en bedrijven en instellingen (BIN) moet gemeengoed worden.
Implementatieondersteuning van waterschappen gebeurt vanuit Het Waterschapshuis, waar de sector gemeenschappelijke ICT-zaken heeft ondergebracht, en voor provincies vanuit het ICTU-programma e-Provincies. De ondersteuning van gemeenten biedt het programma i-teams samen met EGEM aan, onder de naam EGEM-i. Voor de lokale overheid is 29,6 miljoen beschikbaar. Dat is per gemeente, die overigens geen geld in handen krijgen, gemiddeld € 64.628,82.