Fantasy deadline

Soms is het niet anders, zijn deadlines echt en toevallig ook mooi afgerond, maar meestal is dat niet het geval. Het vervelende probleem is dat die deadlines vrijwel altijd het gevolg zijn van wat ik maar noem politieke berekeningen. Het is me de laatste tijd opgevallen dat er wel erg veel fantasy deadlines rondwaren omdat ik vrij veel vragen krijg van mensen die ermee geconfronteerd worden. Die mensen weten zeker dat de fantasy deadline onhaalbar is, maar krijgen dat niet goed genoeg over het voetlicht bij de eiland bewoners. Soms zijn politieke berekeningen nuttig en nodig, maar dan is het wel goed te snappen welk prijskaartje daaraan hangt. Dat prijskaartje is soms uit te rekenen. Voorbeeldje; Stel je even voor, er moet een informatiesysteem gebouwd worden, en de totale kosten zijn geraamd op zo’n slordige 14 miljoen Euro, de doorlooptijd van het project zit in de orde van 27 maanden, en in totaal zijn er 31 FTE’s nodig van requirements engineering tot en met de oplevering aan de gebruikers. Dus daar zit zo’n 842 mensmaanden werk aan. Wat gebeurd er nu met de kosten van het informatiesysteem project als we de deadline naar voren gaan halen? Tijd is geld. Maar hoeveel tijd voor hoeveel geld? Wat er gebeurd kun je eigenlijk het beste vergelijken met het effect dat je krijgt als je een vloeistof probeert samen te persen. Bij vloeistof weten we dat de druk enorm toeneemt bij heel kleine samendrukking van het volume. Nu dat heb je ook met software. Als je een softwareproject probeert samen te persen in een kortere tijd dan ervoor staat, neemt de kostendruk enorm toe. Laten we eens kijken om welke bedragen het dan gaat. Stel je eens voor dat we het informatie systeem project niet in 27 maanden maar in 26 maanden gaan doen. Dat betekent een tijdscompressie van minder dan 4 procent. Met behulp van wat ik maar de hydraulische software wet noem, kun je dan uitrekenen dat de kosten van dat project toenemen met 15%. Wat gebeurd er nu als we nog een maandje erbij pakken: 25 maanden, oftewel een compressie van zeven en een half procent? Dan nemen de kosten al toe met 33 procent. En wat nu als we er een fantasy schedule van maken: 24 maanden, 2 jaar op de kop af. Dat mooie getal leidt tot een toename in de kosten van 55%, dus meer dan de helft keer zo duur voor een project dat je 11% sneller probeert uit te voeren. Je ziet wel vaker loven en bieden over deadlines tussen de mensen die de projecten voorstellen, en de mensen die moeten beslissen. Overal een beetje afschaven, de zaak in lijn brengen met de strategie, ietsjes druk zetten op het schema zodat de mensen sneller doorwerken, en ga zo maar door. In geld uitgedrukt betekent dit dat het zogeheten time compression risk door die koehandel vaak onacceptabel hoog wordt. In ons voorbeeldje komt het time compression risk dan ook op ongeveer 7,7 miljoen Euro. Het is mijn ervaring dat een geloofwaardige financieel economische analyse die dit soort dingen helder in kaart brengt, feilloos zijn weg vindt naar degenen die verantwoordelijk zijn voor de politieke berekeningen. De politieke berekeningen worden meestal aangepast zodat ze meer in lijn zijn met de werkelijkheid. Prof. dr. Chris Verhoef is hoogleraar informatica aan de Vrije Universiteit in Amsterdam. Hij schrijft maandelijks een column in AG II.Opmerkingen en reacties zijn welkom via: x@cs.vu.nl