Gefuseerde ziekenhuizen worden ICT-afhankelijk

’Albert Schweitzer’ gaat hierdoor terug naar rond de zevenhonderd bedden met als gevolg een geïntensiveerde gezondheidszorg buiten het ziekenhuisbed in zorgomgevingen die volledig van de ICT afhankelijk worden. Over op SAP Het samengaan van de ziekenhuizen Merwede en Drechtsteden hing al in 1998 in de lucht en kreeg op 1 januari 1999 zijn beslag. Eén van de eerste samenwerkingscontacten vond plaats naar aanleiding van de gemeenschappelijke vervangingsproblemen rond de Ziekenhuis Informatie Systemen (Zis). „Voorafgaand aan de fusie werd door beide ziekenhuisdirecties al in januari 1998 besloten om tot een gezamenlijk en toekomstgericht ICT-beleid te komen”, zegt Jeroen Kingma, Hoofd ICT/MID van het Albert Schweitzer. „De samenwerking beloofde voordelen bij de aanschaf van een nieuw Zis met de daarbij behorende systeemkeuze en infrastructurele ingrepen. Het Medias-project kwam van de grond met als taak te komen tot een vernieuwd en gezamenlijk Zis voor de patiëntenlogistiek en een vernieuwing van de kantoorautomatiseringomgeving in een open infrastructuur met naar alle vijftienhonderd werkplekken één eenduidige gebruikersinterface.” Medias heeft in samenwerking met Siemens de weg gebaand om de overstap te maken van de oude Hiscom-legacy naar SAP R/3. Gelijktijdig werd onder leiding van een interim manager het integratieproces van de IT-afdelingen doorgevoerd. Het implementeren, opleveren en uitrollen van SAP heeft precies een jaar geduurd voor wat de patiëntenlogistiek betreft. De tweede fase kon een half jaar later worden afgerond met het life gaan van de administratieve ERP-modules van SAP. Helemaal gladjes is die implementatie niet verlopen. De nieuw gevormde beheerafdeling heeft nogal met performance-problemen te maken gekregen. Kingma: „Dat lag niet aan de Unix-hardware maar voornamelijk aan het bijgebouwde maatwerk aan het SAP-confectiepak. Rond de Hiscom-legacy hadden gebruikers hun eigen ideeën uitgewerkt over hoe een ziekenhuisorganisatie moet worden gestuurd. Hiervoor hadden zij in de toenmalige software hun eigen toegesneden functionaliteiten laten ontwikkelen. De SAP-modules hadden dat niet allemaal aan boord. Het gevolg was dat er aan die modules wederom allerlei maatwerk werd toegevoegd. De ziekenhuismedewerkers hebben hier veel last van gehad. Achteraf merk je dat je al dat maatwerk moet onderhouden en aanpassen als je op een nieuwe SAP-release over gaat, zodat je achteraf moet vaststellen dat je dat nooit had moeten doen.” Missers De combinatie van een integratie, een grootschalig vernieuwingsproject en aansluitend een fusie zijn geen ideale omstandigheden voor het opzetten van een stabiele beheeromgeving. ’Missers’, volgens Kingma. In de aanloop zijn onhandige dingen gedaan door gebrek aan specialistische beheerkennis en –ervaring. „Onder die grote druk lukken veel dingen gewoon niet goed en dat kwam de stabiliteit van het systeem natuurlijk niet ten goede”. Terugkijkend op het fusietraject stelt hij vast dat de beheerproblemen onder controle zijn en dat zowel SAP als de rest van de infrastructuur zich stabiel en naar behoren gedragen. Dat neemt niet weg dat SAP R/3 als Ziekenhuis Informatie Systeem niet alle vereiste functionaliteit biedt. Kingma: „Een belangrijk probleem voor de organisatie is het gebrek aan functionaliteit bij de planning van de operatiekamers. Deze OK-planning moet verband houden met de logistiek in de totale organisatie. Dit is voor een ziekenhuis een relevante productiefactor die goed gepland en georganiseerd moet zijn. Als SAP daar niet in voorziet, moet er een probleem worden opgelost. We zijn nu druk aan het onderzoeken hoe we deze nood kunnen lenigen.” In 1999 heeft de ICT-afdeling van Albert Schweitzer de handen vol gehad om SAP stabiel naar behoren in de rails te zetten. Een volgende fase om met de HR-modules van SAP personeelsplanning te implementeren, liep tegen beperkingen van release 3.0 aan die in release 4.0 werden opgelost. Het gevolg was dat de organisatie eerder dan gepland een arbeidsintensief releasewissel-traject op zich af zag komen. Release 4.0 is inmiddels probleemloos uitgerold en is klaar voor de functionele aanvullingen die voor dit jaar hoog op de prioriteitenlijst staan. De afgelopen twee jaar is ook besteed aan het bottom-up invoeren van Itil. In deze omslag toont Kingma zich tevreden over Magic van Computer Associates voor het beheren van de configuratie-database. Met Magic worden de processen integraal op basis van de Itil-aanpak administratief ondersteund. Kingma: „Daarmee is onmiddellijk een eind gemaakt aan eigen tijdelijke oplossingen zoals een call-registratie van incidents in Outlook en changes in Excel.” Eén van de bijzonderheden van de Dordrechtse ziekenhuizen van vóór de fusie was het voornemen om voor de verbindende schakels tussen de locaties gebruik te maken van 34 Mbit-straalverbindingen. De uitgangspunten bij de besluitvorming hierover zijn door de tijd ingehaald doordat de vergunningen voor de zenders lang heeft geduurd. ATM-netwerk „Na ampel overleg is nu gekozen voor een Wan over een ATM-backbone dat de vier locaties verbindt en dat medio 2001 operationeel wordt”, zegt Kingma. „Na de drastische reorganisatie van de infrastructuur bij de introductie van SAP en de kantoorautomatisering is dit een belangrijke stap.” Het ATM-netwerk is niet primair voor de medische digitale beeldverwerking ingericht. Het biedt met een flexibel af te nemen bandbreedte tot nu maximaal 34 Mbits/sec voorlopig voldoende voor SAP, telefonie, de ziekenomroep en in een volgende fase de uitbouw van intra-/extranet-toepassingen. De toekomstige medische digitale beeldverwerking in PACS (Picture Archiving And Communications System) zal de uiteindelijk behoefte aan bandbreedte bepalen. „Ik verwacht wel dat we voor de invoering van PACS de komende jaren stappen zullen ondernemen”, besluit Kingma. „Als blijkt dat PACS meer dan de beschikbare 34 Mbit vraagt, dan kan KPN dat met enkele aanpassingen opvoeren naar 155 Mbit, zo is ons verzekerd. Met straalzenders zou dat veel ingewikkelder zijn geworden. Wil je daarmee van 34 naar 155 Mbit dan sta je voor de zeer kostbare ingreep om de hele onderliggende technologie te veranderen. Bovendien geeft een straalzendernetwerk moeilijk aansluiting op de systemen van andere partijen in de zorgketen.”