ICT-beleid in het onderwijs heeft bizarre trekjes
Verder heeft men een beeld bij de afgeleide onderwerpen van huisvesting, zoals toegankelijkheid, beheer en beveiliging van gebouwen. Het antwoord is nooit een super rooskleurig verhaal, want ook bij huisvesting zijn weerbarstige problemen. Maar de algemene conclusie is, dat er een actueel overzicht bestaat van de situatie, wat de kosten, knelpunten en toekomstplannen zijn.
Wordt aan hen dezelfde vraag gesteld over de inzet van ICT (zie kader), dan wordt hoofdschuddend een beeld geschetst dat het tegenovergestelde is van de situatie van huisvesting. Het antwoord getuigt van een mistige, onduidelijke, en vooral ongrijpbare situatie zonder (een bevredigend) toekomstperspectief. Enorme teleurstelling over ICT is de teneur. Bijna niemand binnen de organisatie schijnt tevreden te zijn over ICT en niets schijnt zonder problemen te werken. Evenmin is, door het ontbreken van een goed ICT-handboek (zie kader) iemand op de hoogte van de laatste stand van zaken van de ICT-architectuur, hoe zij presteert en wat de toekomstplannen zijn. Bij gebrek aan het broodnodige overzicht is het ook niet mogelijk vanuit een integraal perspectief aan te geven welke kant de organisatie met ICT uitgaat. Eén ding is wel duidelijk. Het kost geld, heel veel geld, en het zal nog meer geld gaan kosten. “Het geld zullen wij in elk geval kwijt zijn, maar of de juiste dingen gebeuren en of die dingen ook goed zullen gebeuren, is nog de vraag”, werd mij recentelijk toevertrouwd door een wanhopig bestuurslid.
Zorgen
Natuurlijk maken de verantwoordelijke bestuurders zich hier ernstig zorgen over en gaan zij op zoek naar oplossingen. Al snel komt men op het pad terecht van externe onderzoeken, en dat voert in veel gevallen tot incidentmanagement, onsamenhangende en soms zelfs elkaar tegensprekende rapporten.
Dat is niet verrassend, want in zeer veel gevallen worden onderzoeksvoorstellen niet door opdrachtgevers zelf, maar door de opdrachtnemers geformuleerd; een partij, die als buitenstaander nog minder zicht heeft op de werkelijke interne situatie van ICT, en dus zeker niet de aangewezen partij is om een dergelijke opdracht te formuleren. Deze aanpak is dan ook verre van correct, want het effectief aansturen en monitoren van een opdrachtnemer die zelf de opdracht heeft geformuleerd, lijkt mij tot de onmogelijkheden te behoren. De aansturingsmogelijkheid van de zijde van de opdrachtgever die overblijft, is het op tijd betalen van de facturen.
Vaak zijn tijdens het consultancytraject aanvullende (deel)onderzoeken noodzakelijk, waarvoor – via de in huis aanwezige consultants – andere consultants worden aangetrokken van het eigen of een ander (bevriend) bedrijf. De portemonnee moet dan verder open, zonder dat de kans toeneemt op een duurzame verbetering van de situatie bij de onderwijsinstelling. De ervaring leert dat onderhands aantrekken van consultants veelal plaatsvindt zonder adequate opdrachtformuleringen.
Docenten
De werkelijkheid is heel bizar, want zoals uit het voorgaande blijkt, is de docent op geen enkele manier in beeld bij dergelijke beleidsaangelegenheden. Als centrale figuur van het primaire onderwijsproces wordt hij over het hoofd gezien en niet structureel en regelmatig geraadpleegd bij het maken van plannen. Hij zou op basis van zijn praktijkervaring nuttige suggesties kunnen geven voor innovatie en verbetering van de inzet van ICT op tal van gebieden (aanbod, beschikbaarheid, gebruik, beheer, beveiliging).
Drs. Bish Ganga is onafhankelijk beleidsadviseur ICT (vganga@planet.nl).
De docent is de spil van ICT bij grote onderwijsinstellingen
De inzet van ICT is sectorspecifiek, waardoor de ICT-architecturen in meer of mindere mate van elkaar kunnen verschillen. In het onderwijs wordt de inzet van ICT bepaald door twee procestypen, die worden aangeduid met de termen primair en secundair proces. Het primaire proces heeft rechtstreeks te maken met het onderwijs, de onderwijsomgeving en het lesgeven zelf, terwijl het secundaire proces over beleid, management en beheer van de organisatie gaat. De ICT-architectuur van hardware, software en telecommunicatie dient vanuit die beide perspectieven integraal te worden gedefinieerd. Dat wil zeggen één ICT-architectuur voor beide processen, en zowel voor data als voor telefonie. In de aanpak dient het primaire proces het uitgangspunt te zijn. Dat is immers de missie van de organisatie. In de praktijk zal blijken dat in de architectuur die langs die weg wordt geconcipieerd, incorporatie van het secundaire proces eenvoudig mogelijk is.
In het primaire proces speelt de docent een centrale rol. Hij is daadwerkelijk verantwoordelijk voor het feit dat de student volgens het betreffende curriculum wordt opgeleid. Voor de opleiding maakt hij gebruik van eigen, door de instelling of (educatieve) uitgevers ontwikkelde (onderwijs)methoden, waarin tegenwoordig veel ICT kan voorkomen. ICT kan als doel worden ingezet, waarbij de studenten of deelnemers kennis maken met het fenomeen computer, vaardigheden kunnen ontwikkelen in computergebruik en bijvoorbeeld het internet.
ICT wordt in het onderwijs ook ingezet als middel voor bijvoorbeeld management, beheer, communicatie, elektronische leeromgevingen, aanschouwelijk onderwijs en zelfs voor (online) toetsing en kwalificering. Er zijn onderwijsinstellingen in de gezondheidszorg waarvan de studenten als onderdeel van het lespakket online en realtime operaties en andere medische ingrepen kunnen volgen die in ziekenhuizen plaatsvinden. In de toekomst zullen deze functionaliteiten meer regel dan uitzondering zijn. De ICT-architectuur moet dat mogelijk maken en effectief ondersteunen. In algemene zin dient de ICT-architectuur te worden gedefinieerd naar wat de organisatie in potentie moet kunnen (groeimodel). Het gebruik en beheer moet zoveel mogelijk worden georganiseerd volgens ITIL met gebruikmaking van standaarden hardware, software en telematica.
De ICT-architectuur moet verder de ‘state of the art’ vertegenwoordigen en in feite als nutsvoorziening ‘gebruiksklaar’ staan voor beide processen. Als de docent voor het lesgeven ICT nodig heeft, dan moet dat kwalitatief op het verlangde niveau beschikbaar zijn als nutsvoorziening, en dus inclusief de bijbehorende ondersteuning via een adequaat functionerende helpdesk.
ICT-handboek pag1
De ICT-architectuur voor een onderwijsinstelling dient in kaart te worden gebracht en te worden opgenomen in een handboek ICT, dat eventueel via het intranet online beschikbaar wordt gesteld. Een ICT-handboek vergemakkelijkt de communicatie met verantwoordelijke bestuurders, (eind)gebruikers en andere belanghebbenden in de organisatie. De docent zal er zeer veel aan hebben. De inhoud kan naar behoefte worden uitgebreid. In de kern bestaat het uit:
1. De infrastructuur (netwerk), als drager en distributeur van data en telefonie, als platform voor intranet en als toegangsbrug tot het internet in de ruime zin van het woord.
Van het netwerk dient een topologische kaart aanwezig te zijn, waarop de verbindingen van alle locaties voorkomen met informatie over de soort en capaciteiten van de verbindingen. Het netwerk dient continu aan monitoring onderhevig te zijn. Langs die weg worden de prestaties, bedreigingen en risico’s in de gaten gehouden. Op basis van de bevindingen kan beleid worden geformuleerd. De informatie daarover dient ook in het ICT-handboek te worden opgenomen.
2. De hardware: servers, computers, printers, copiërs, telefonie- en netwerkcomponenten (telefooncentrales, switches, routers et cetera). Hier moet zoveel mogelijk uit worden gegaan van standaarden. Het standaardassortiment dient zo klein mogelijk te zijn. Een breed assortiment laat zich moeilijk beheren en vereist veel expertise van beheerders. Bovendien kunnen zich afstemmingsproblemen voordoen omdat componenten incompatibel zijn. De informatie over typen hardware en het standaardassortiment dient ook deel uit te maken van het handboek.
3. De (systeem)software: operating systems (van computers, netwerk en netwerkcomponenten) en specifieke applicaties van het primaire en het secundaire proces. Ook hier dienen standaarden te worden gedefinieerd en bijgehouden in het ICT-handboek. Van de applicaties dient te worden beschreven waarvoor zij worden ingezet.
4. De softwarelicenties van de (educatieve) software: bij behoefte aan bepaalde software kan worden nagegaan of deze of vergelijkbare software al in de organisatie aanwezig is.