ICT-landschapsfoto onmisbaar voor besluitvorming

Waarom is er zo weinig aandacht voor om informatie over de huidige ICT-landschappen op een voor beslissers toegankelijke manier in kaart te brengen?
Enerzijds komt dit omdat mensen bestaande ICT-landschappen weinig interessant vinden. ICT-architecten maken het liefst kaders en architecturen gericht op de toekomst. Ontwerpers en ontwikkelaars vinden vooral het ontwikkelen van nieuwe systemen leuk, met nieuwe technologie en hulpmiddelen. En beslissers lijken technologie – immers slechts een hulpmiddel – bijna per definitie oninteressant te vinden. Beheerafdelingen hebben vaak wel enig zicht op de huidige situatie, maar dan meestal weer alleen op specifieke onderdelen. Het totaaloverzicht is – als het er al is – meestal impliciet en verspreid aanwezig.
Anderzijds schieten bestaande modelleertalen en architectuurraamwerken – en vooral de manier waarop deze worden gebruikt – tekort voor het effectief vastleggen en doorgeven van ICT-landschappen. Talen als UML en ArchiMate kunnen landschappen vastleggen, maar zijn onleesbaar voor de meeste beslissers. Bovendien lokken ze een mate van detail uit die contraproductief werkt. Architectuurraamwerken als Zachman of IAF gebruiken voor beslissers begrijpelijkere concepten. De vele lagen en invalshoeken leiden echter vaak tot ‘architects-only’-documentatie: dik, onsamenhangend en gericht op ontwikkeling en toekomst in plaats van op overzicht en heden (zie het artikel ‘IT-architecten blinken uit in onduidelijkheid’, Automatisering Gids 19 september 2003). ICT-documentatie is vaak lastig leesbaar door gebruik van acroniemen, technische termen en complexe diagrammen, en bestaat bovendien meestal uit een verzameling van ontelbare notities, kaders, ontwerpen en overzichten.
Het gevolg is dat weinigen zicht hebben op het ICT-landschap als geheel – en zeker niet degenen die uiteindelijk beslissingen moeten nemen.

Landschapsfoto
De oplossing ligt niet in meer of andere modellen of raamwerken die voorschrijven wat beschreven moet worden. Beslissers en te nemen beslissingen verschillen, net als de aspecten van ICT-landschappen die beslissingen beïnvloeden. De redenering moet dan ook worden omgedraaid: de te nemen beslissingen bepalen wat in beeld gebracht moet zijn. En de doelgroep bepaalt wat een juiste weergave is.
Het concept foto is dan ook meer op zijn plaats dan het concept model. Het gaat om een snel te maken, vooral visuele, overzichtelijke en – belangrijk! – attractieve momentopname. Een ICT-landschapsfoto in plaats van een ordner met documenten.
ICT-landschapsfotografie is een aanpak om de essentie van een ICT-landschap te beschrijven om daarmee besluitvorming te ondersteunen. Een ICT-landschapsfoto is een momentopname van aspecten van het ICT-landschap, met een bepaald doel en voor een bepaalde doelgroep. De onderhoudbaarheid van de foto is van ondergeschikt belang; bij veranderingen kan snel een nieuwe foto worden gemaakt. Een ICT-landschapsfoto legt nadruk op overzicht in plaats van details, op het bieden van inzicht in essentiële aspecten in plaats van alle mogelijke aspecten en op het weergeven van de samenhang tussen die aspecten.
Hoewel geen recept bestaat voor een goede foto, bestaan er wel terugkerende elementen. Om overzicht te bieden geven ICT-landschapsfoto’s meestal applicaties, koppelingen en de onderliggende technologieën weer. Ook het intern en extern gebruik van het ICT-landschap is belangrijk. Daarnaast beschrijven ICT-landschapsfoto’s soms specifieke onderwerpen zoals hoe bedrijfsprocessen applicaties gebruiken (of juist niet) of hoe de infrastructuur onder het applicatielandschap is ingericht.
Voor inzicht is het belangrijk om niet alleen te laten zien hoe het ICT-landschap er uitziet, maar ook om aan te geven waarom het landschap is zoals het is. Ook een toelichting op de werking van het ICT-landschap is van belang. Typisch betreft dat dynamische aspecten als gegevensstromen, tijdsaspecten (zoals batch windows of beschikbaarheid), de aard en richting van koppelingen en volumes en aantallen.
De samenhang ten slotte kan op meerdere manieren inzichtelijk worden gemaakt. Een manier is meerdere aspecten in één visualisatie weer te geven. Dus bijvoorbeeld: systemen, gebruikers en bedrijfsprocessen. Een andere manier is consistentie tussen visualisaties te creëren door het gebruik van dezelfde kleuren, dezelfde symbolen of een zelfde ICT-landkaart als achtergrond.
Bovenstaande eigenschappen diskwalificeren bestaande architectuurbeschrijvingen niet per se. Dus wat maakt een architectuurbeschrijving een goede landschapsfoto?
Succes wordt bepaald door het gebruik van visualisaties en beschrijvingen die aansluiten bij de beleving van de doelgroep. Gebruik van bekende, visueel aantrekkelijke en duidelijke representaties, zoals routekaarten – inclusief aspecten als metrolijnen, wegennet, omleidingen – maquettes of tijdslijnen helpt daarbij. In deze weergave kunnen bepaalde aspecten uitvergroot of zelfs weggelaten worden, als de werkelijkheid maar geen geweld wordt aangedaan. De weergave moet mensen uitnodigen om te discussiëren over het landschap – bijvoorbeeld bij het bespreken van projecten en programma’s die er wijzigingen in aanbrengen.
Maar een visualisatie is niet genoeg: een toelichting in een korte beschrijvende tekst is onontbeerlijk. Eenvoudige taal is daarbij noodzakelijk, dus geen jargon.

Werkwijze
Wat betekent ICT-landschapsfotografie voor organisaties? Wat moet er anders bij besluitvorming?
Om (strategische) besluitvorming te ondersteunen, moeten ICT-landschapsfoto’s worden gemaakt ten behoeve van dat besluit. Organisaties moeten leren een realistisch beeld van het ICT-landschap op te stellen en dit te betrekken in actuele besluitvorming. Niet de standaardarchitectuurdocumentatie of systeematlas uit de kast trekken dus. En ook niet – zoals veel voorkomt – besluiten nemen zónder voldoende overzicht en inzicht.
Het maken van een ICT-landschapsfoto is nadrukkelijk geen activiteit specifiek voor en door de ICT-afdeling of -architecten. Een ICT-landschapsfoto is een gemeenschappelijk gedeeld beeld en dat impliceert ook een gemeenschappelijk opgesteld beeld. Een goed beeld van het ICT-landschap is in toenemende mate een bedrijfsbelang, niet alleen een ICT-belang.
Met het opstellen van een ICT-landschapsfoto ontstaan vaak verrassende inzichten bij de opstellers en (vooral) de eigenaren van het betreffende ICT-landschap. Inzichten die voorheen ontbraken en zaken die nieuw dan wel heel anders zijn dan (bewust of onbewust) verwacht.
Voorbeelden zijn dat essentiële gegevensstromen via (tijdelijke) noodvoorzieningen buiten primaire systemen om blijken te lopen. Dat handmatige in plaats van geautomatiseerde processtappen blijken te bestaan, of onzinnige controles. Dat systemen veel minder functionaliteit en toegevoegde waarde bieden dan hoog in de organisatie gedacht – of juist veel meer.
Dit soort verrassingen geeft stof tot nadenken: als er al geen correct beeld van fundamentele kenmerken van ICT-voorzieningen is, wat is dan de kans op zinnige besluitvorming?

Matthijs Maat (matthijs.maat@dnv.com), Jochem Schulenklopper (jochem.schulenklopper@dnv.com) en Gert Florijn (gert.florijn@dnv.com) zijn werkzaam als adviseur bij DNV-CIBIT.