ICT Zaanstad stuk goedkoper

Ruim duizend werkplekken, verdeeld over tien gebouwen, draaiend op een scala aan platforms, die bovendien decentraal beheerd werden. En dat werd ook nog eens voor een deel op de werkplek gedaan door ambtenaren die dit erbij deden. Dat was de situatie waarin de kantoorautomatisering van Zaanstad zich een paar jaar geleden bevond. De meeste pc’s waren hard aan vervanging toe en Zaanstad besloot dat moment te gebruiken om in elk geval te standaardiseren op één platform: Windows NT en Office ‘97. "Daarvoor werd VAI in de arm genomen", zegt Gert Jan Doves, servicemanager ICT bij de gemeente Zaanstad. VAI uit Veenendaal heeft software ontwikkeld, ID­ Suite, waarmee de inrichting van werkplekken en servers efficiënter gebeurt. Het bedrijf begeleidt de reorganisatie van de ICT­infrastructuur tevens, wat voor de voortgang van essentieel belang kan zijn. Uniforme werkplek Doves: "We wilden een uniforme werkplek creëren. Daarbij moest het beheer gecentraliseerd worden en het aantal platforms moest terug naar één." Een eerste inventarisatie leverde op dat er in totaal vierhonderd applicaties in gebruik waren bij de gemeente. "Dat waren bijvoorbeeld allerlei tooltjes, als PC Tools, die ooit door een afdeling waren aangeschaft. Er zaten zelfontwikkelde applicaties in dBase bij, eigen spreadsheetjes, een paar verschillende routeplanners en diverse planpakketten. We hebben ze geschift door te kijken of we er nog wel mee werkten, hoeveel mensen er eigenlijk mee werkten, of functies niet ook in andere pakketten zaten en of ze door NT ondersteund werden." Er bleef uiteindelijk een selectie van 140 applicaties over, die wel in de nieuwe situatie gebruikt mochten worden. VAI maakte daarvan softwarepackages, die uiteindelijk centraal gedistribueerd konden worden. Voordat een applicatie echter ‘toegelaten’ werd, werd ze getest in een lab van VAI. Zo konden mogelijke conflicten gelijk verholpen worden. Vijf keer Doves: "Het werd zeer rigide aangepakt. We leken wel een rondreizend circus. We hadden hier vijf diensten. De installatie van nieuwe pc’s èn de nieuwe softwarepackages hebben we per dienst aangepakt. Dat gebeurde per gebouw, per afdeling. Pas als een gehele afdeling rond was, gingen we naar de volgende. Tot het gehele gebouw klaar was en dan naar een ander gebouw van diezelfde dienst, tot die hele dienst klaar was. En dat dan vijf keer." Eerst werd een testomgeving ingericht, die bemand was met mensen van VAI. Vervolgens werden de applicatiebeheerders uitgenodigd om te kijken naar de instellingen van de applicaties. Als die inderdaad probleemloos werkten onder NT, maakten de VAI­consultants er packages van, die centraal gedistribueerd konden worden. En dan werd alles gelijk uitgerold. Eerst werden de nieuwe systemen neergezet, met NT en Office ‘97 erop. VAI distribueerde vervolgens de applicaties, waarbij aan de gebruikers strikt omschreven gebruikersrechten werden toegekend. Elke gebruiker moest vervolgens zijn applicaties testen en daarna zijn handtekening zetten voor goedkeuring. Strenge regie Doves: "We hebben er samen met VAI een zeer strenge regie op gezet en daardoor hebben we ook de geplande einddatum gehaald. Voor de gemeente Zaanstad was dit geheel nieuw, maar dankzij de routine en ervaring van VAI is het wel prima gelukt. We konden pas heel laat aan de slag met de eerste uitrol, hoewel de einddatum vastlag en niet gewijzigd kon worden. Maar het is gelukt, ondanks dat op een cruciaal moment een elektriciteitskabel werd doorgeheid net voor de eerste uitrol. We moesten een paar weekenden doorwerken, maar het werd uiteindelijk zelfs nog gezellig." Om het beheer beheersbaar te houden is voor elke afdeling een coördinator aangewezen. De beheertools zijn er alleen nog maar voor de afdeling beheer en de systemen zijn ‘dichtgetimmerd’. Drives zitten er bijvoorbeeld wel in, maar die worden alleen op verzoek softwarematig opengezet worden. "Ja, dat was wel even een cultuurschok hier", glimlacht Doves. Het beheer is inmiddels uitbesteed aan Inter Access, dat nu met minder beheerders kan volstaan. Verdubbeld Inmiddels is de ‘schoonmaak’ ruim een jaar geleden afgerond. Het aantal applicaties is echter weer zowat verdubbeld tot bijna 280 stuks. "Dat komt deels doordat cd­rom­toepassingen als juridische databases erbij geteld worden en doordat gemeentes steeds meer taken krijgen met de daarbij behorende software. Er zijn gewoon meer functionaliteiten. Er is geen sprake meer van redundantie", stelt Doves. Daarbij moet Zaanstad nu over op Windows XP of 2000, want Microsoft ondersteunt NT niet meer. Tijd voor een nieuw bezoekje van de strenge mannen van VAI? Doves: "Ze worden wel in het migratieproject betrokken, maar we gaan eerst onderzoek doen naar de bruikbaarheid van de tools. Een deel van hun tools zit nu standaard in XP. We moeten nog uitzoeken of dat voldoende is of dat we toch hun spullen weer moeten hebben. Maar we houden straks wel de methodiek hetzelfde. Er moet zoveel mogelijk centraal geregeld worden. Wel wordt er steeds meer via het web aangeboden, waarvoor we Citrix gebruiken. Maar er blijft een residu aan applicaties dat daarvoor niet geschikt is. We houden echter vast aan centraal beheer. Het zal nooit meer zo worden dat we hier floppy’s rond moeten sturen."