Nieuw leerlingvolgsysteem: lastige keuze
Met de leerlingvolgsystemen (zie kader) is de corebusiness van de instellingen geautomatiseerd. Zij zijn daardoor de basis van de informatievoorziening voor het (strategische) beleid en de bekostiging. Verder zijn zij een bron voor de informatievoorziening aan derden, waaronder subsidieverstrekkers. Het LVS is een bedrijfskritisch systeem van de instelling en dus cruciaal voor het voortbestaan van de organisatie. Het verdient alle aandacht.
De instellingen voelen zich – zacht uitgedrukt – ongemakkelijk. Met het leerlingvolgsysteem komen namelijk steeds veel fundamentele discussiepunten op tafel die ook al rond 1995 aan de orde waren, zoals een (confectie)pakket kopen of zelf – eventueel met een aantal collega-instellingen – een maatwerksysteem ontwikkelen of een ERP-systeem aanschaffen. Bovendien moet ook de volgende bestuurlijke vraag worden beantwoord: welk percentage van de instellingsbegroting kan en mag naar ICT? Dit om te voorkomen dat een onevenredig deel van het instellingenbudget opgaat aan ICT. Het probleem is dus complex.
De informatiemanagers en uiteindelijk de CvB’s staan voor een moeilijke keuze.
1. Een passend (confectie)pakket met een goede prijs-kwaliteitverhouding aanschaffen en implementeren zou een simpele en doeltreffende oplossing zijn. De instelling betaalt een licentieprijs en een jaarlijkse bijdrage voor onderhoud en versiebeheer. Het probleem is dat de markt niet dik bezaaid is met deze pakketten.
2. Zelf – eventueel met collega-instellingen – een (maatwerk)systeem ontwikkelen, is ingewikkelder. De onderwijsinstelling, waarvan de corebusiness geen ICT is, moet een behoorlijke bijdrage leveren aan de productdefinitie, ontwikkeling, implementatie en het gebruik. Veelal zijn niet alle benodigde disciplines binnen de instelling aanwezig. Aan consultancy zal dan niet te ontkomen zijn. Bij een goede regievoering is dit een secondbest oplossing, want het ontwikkelde product kan elders – bijvoorbeeld in een stichting of bij een ICT-leverancier – worden ondergebracht. De startinvestering is relatief hoog, maar kan op termijn worden terugverdiend. Afbreukrisico is hier wel hoog en een dergelijke ICT-activiteit kan voor een onderwijsinstelling te hoog gegrepen zijn.
3. Met de keuze voor (één of meer modules van) een ERP-systeem moet ook de nodige terughoudendheid worden betracht. Ervaringen van onderwijsinstellingen zijn wisselend, terwijl in de literatuur erg genuanceerd hierover is geschreven met veel waarschuwingen voor met name de hoge kosten. Bij de overweging voor een dergelijk systeem dient de onderwijsinstelling in ieder geval vooraf duidelijkheid te krijgen of het ERP-systeem geschikt is of geschikt is te maken voor de desbetreffende onderwijsinstelling. Verder zal de onderwijsinstelling moeten eisen dat er inzicht wordt gegeven in de noodzakelijke investeringen op de korte, middellange en lange termijn. ERP-systemen zijn in de regel geen kant-en-klare systemen. Ze moeten worden toegesneden op de specifieke organisatie. Dit komt er in de praktijk op neer dat analyse en toesnijding plaatsvindt door consultants tegen marktconforme tarieven. En dat kan heel duur zijn. Het is ook beslist noodzakelijk, voordat een definitieve keuze wordt gemaakt, een beeld te hebben van de personele inzet tijdens de gebruiks- en beheerfase.
Kortom, aan een weldoordachte aanpak, volgens bijvoorbeeld een stappenplan, valt dan ook niet te ontkomen. Het is noodzakelijk met zorg de stappen 1 tot met 3 (zie kader) te doorlopen, voordat men de markt betreedt. Een goed beeld van wat men zoekt, is absoluut noodzakelijk ter beoordeling van het marktaanbod. Met het eigen globale programma van eisen in de hand kan men de functionaliteiten van de beschikbare pakketten beoordelen en een keuze maken.
De belangenvereniging voor informatievoorziening en ICT voor de mbo-sector (het BVE-Platform Informatievoorziening – www.bve-platform.nl – waarvan 11 AOC’s en 29 ROC’s lid zijn) was zich bewust van de bovengenoemde situatie en organiseerde vorig jaar een ‘markt voor leveranciers’. De bedoeling van deze markt was een handreiking aan de instellingen in de problematiek rond de keuze voor een leerlingvolgsysteem. Een prijzenswaardig initiatief.
De markt werd bezocht door 124 vertegenwoordigers van instellingen en 75 vertegenwoordigers van 14 (potentiële) leveranciers. Via de bovengenoemde site van het platform BVE Informatievoorziening kan men zich een beeld vormen van de markt. Op de website staan namelijk een verslag, zeven presentaties van leveranciers en een fotoreportage.
De aanbiedingen van de leveranciers verschillen onderling sterk. Dat geldt ook voor de vorm, inhoud en het perspectief van de presentaties. Daardoor is een onderlinge vergelijking via scorelijsten niet mogelijk. Bovendien wijst niets erop dat de aanwezige onderwijsinstellingen zich doelgericht hadden voorbereid, bijvoorbeeld volgens een stappenplan. Zij hadden in de regel geen globaal programma van eisen voor een leerlingvolgsysteem, met als gevolg dat de confrontaties tussen vraag en aanbod niet optimaal konden plaatsvinden. De markt zal de aldaar aanwezige onderwijsinstellingen niet dichter bij een oplossing hebben gebracht. Een gemiste kans, omdat de organisatoren veel interessante marktpartijen samen hadden weten te brengen.
Bish Ganga is beleidsadviseur ICT (vganga@planet.nl).
Stappenplan
Een leerlingvolgsysteem (LVS) is een complex systeem. Ontwikkeling of aanschaf, implementatie en in gebruikneming is een grote inspanning en trekt een zware wissel op de onderwijsinstelling. Tijdens de vernieuwing gaat de ‘verkoop’ gewoon door. Dat betekent dat de onderwijsinstelling in geen enkele vorm uitstel wordt verleend voor bijvoorbeeld de rekening en verantwoording ten tijde dat zij bezig is met vernieuwing en vervanging. Daarom is een goede voorbereiding noodzakelijk én een stappenplan. De volgende stappen zijn te onderscheiden.
1. Inventarisatie van de status van het thans in gebruik zijnde LVS, inclusief de tekortkomingen, nieuwe wensen en eisen.
2. Inventarisatie van de functies van het LVS en de thans aanwezige koppelingen met andere systemen binnen en buiten de onderwijsinstelling.
3. Raadpleging van de eindgebruikers, inclusief de vraag naar de door hen ervaren zegeningen van het LVS.
Het resultaat van de stappen één tot en met drie is het basisprogramma van eisen voor een nieuw LVS.
4. Aanvulling van het basisprogramma van eisen met nieuwe toekomstige behoeftes voor de komende vijf à tien jaar. Het resultaat is een globaal programma van eisen voor het nieuwe LVS.
5. Na een bestuurlijke keuze voor maatwerk, (confectie)pakket of een ERP, inclusief een financieel kader, kan de voorbereidingsfase worden afgerond en de marktoriëntatie starten.
6. Door tijdens de marktoriëntatie een scorelijst bij te houden, kan men een lijst samenstellen van potentiële leveranciers, waarmee nadere gesprekken kunnen worden gevoerd.
7. Nagaan in hoeverre een Europese aanbesteding aan de orde is. Zo ja, dan dient die weg te worden bewandeld, teneinde tot een definitieve keuze te komen.
Mbo-sector
Het middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie (mbo-sector) telt 630.000 deelnemers. Daarvan volgen er 485.000 een opleiding in het middelbaar beroepsonderwijs (mbo). Bijna 40 procent van de Nederlandse beroepsbevolking is hierin opgeleid.
Het middelbaar beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie bieden opleidingen aan diverse doelgroepen: van scholieren met een diploma van het voortgezet onderwijs tot ingeburgerde nieuwkomers, van werknemers die zich willen bijscholen tot werkzoekenden die via scholing de arbeidsmarkt willen betreden, van volwassenen die hun persoonlijke ontwikkeling willen uitbreiden tot oudkomers die de Nederlandse taal en cultuur willen leren. De opleidingen worden verzorgd door de zeventig Nederlandse ROC’s, AOC’s en vakscholen.
Leerlingvolgsysteem
Een leerlingvolgsysteem is een informatiesysteem waarin de inschrijvings-, opleidings- en andere onderwijsgerelateerde gegevens van de studenten van een onderwijsinstelling geautomatiseerd worden opgeslagen. Het informatiesysteem maakt het mogelijk de desbetreffende student (leerling of deelnemer) virtueel te ‘volgen’.
Dat betekent dat van de desbetreffende student op basis van de data uit het informatiesysteem het gehele traject van in-, door-, uitstroom en bestemming kan worden weergegeven en ‘gevolgd’. Daardoor is het mogelijk antwoord te geven op bijvoorbeeld de volgende (beleids)vragen:
▪ Hoe is de deelnemer in contact gekomen met de onderwijsinstelling?
▪ Met welke onderwijsbagage is hij ingestroomd?
▪ Wat heeft hij er gedaan als student en hoe (met welke resultaten en kwalificaties) is hij uitgestroomd?
▪ Wat is hij gaan doen na het verlaten van de onderwijsinstelling? Werken of verder leren?
Met de data uit het LVS kunnen voor het strategische beleid het interne en externe onderwijsrendement worden berekend, dat tevens benchmarkingsmogelijkheden biedt.
Verder vormt het LVS de basis voor de bekostiging, omdat daaruit de noodzakelijke informatie kan worden gegenereerd voor de jaarlijkse rekening en de subsidieverstrekkers, waaronder het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
De informatiepotentie van een LVS is zeer groot. Zo kan men informatie genereren door gebruik te maken van de beschikbare tools voor Business Intelligence. Datawarehousing en dashboarding behoren tot de mogelijkheden.
Dit vereist wel een doelgerichte en zorgvuldige aanpak. Het gaat hier immers om de koppeling van beleid en informatievoorziening, waarvoor veel materiedeskundigheid nodig is.
Bij een slechte voorbereiding of aanpak is het risico appels met peren te vergelijken ruimschoots aanwezig. En dat moet worden voorkomen.