Ook douane wordt papierloos
Tot 1992 moesten er ook bij transacties tussen de Europese lidstaten onderling douaneaangiftes ingediend worden vanwege de verrekening van allerlei leges. Anno 2007 moet dit transitverkeer nog steeds gerapporteerd worden, maar het is al wel grotendeels geautomatiseerd dankzij een Europees communicatiesysteem onder de naam New Computerised Transit System (NCTS). In het nieuwe Europese douanewetboek zal elektronisch aangeven echter ook verplicht worden gesteld voor de in- en uitvoer van goederen buiten Europa.
Onderschat
Maar weinig bedrijven zijn zich bewust van de IT-implicaties, zegt Jean Verheyen, VP business development van het Belgische bedrijf Porthus. Porthus werd in 1999 opgericht als EurASP. In 2003 nam het bedrijf de Belgische tak van het Nederlandse softwarebedrijf TIE Holding over, dat XML/EDI (Electronic Data Interchange) oplossingen voor de Belgische en Luxemburgse markt leverde. De ASP-activiteiten zijn sindsdien wel verder uitgebouwd.
Als geen ander heeft Porthus zich echter op de automatisering van douaneaangiftes gestort. Al enige tijd draait het systeem Porthus.net Customs, waarmee bedrijven hun douaneformaliteiten elektronisch kunnen afwikkelen. Alle transacties en communicatie verlopen via dit centrale platform. Zodra de douaneafhandeling voltooid is, wordt de goedkeuring via het platform teruggestuurd. Grootste voordeel is dat bedrijven niet meer afhankelijk zijn van software die bij iedere verandering in de wetgeving geactualiseerd moet worden. Porthus kreeg de markt min of meer toevallig aangereikt via het accountantsbedrijf Deloitte, zegt Verheyen. “Zij hadden enkele klanten die IT-oplossingen zochten voor de afwikkeling van douaneaangiftes.”
Europees
Op dit moment is het bedrijf nog steeds een soort eenoog in het land der blinden. “Als je de markt bekijkt, dan zijn er allerlei kleine bedrijven actief die niet op Europese schaal kunnen opereren”, zegt Verheyen. Uitgezonderd SAP, dat al eens het Global Trade Service (SAP GTS) lanceerde om de complexiteit rondom internationale handel te beheren. Verheyen meent echter dat met de huidige oplossingen maar een “deel van het probleem” wordt opgelost. Zijn bedrijf heeft inmiddels een groot aantal klanten, waaronder het koeriersbedrijf DHL.
Nederlandse bedrijven zijn zich echter nog onvoldoende bewust van de verplichting om aangiftes elektronisch aan te leveren, zegt Johan van der Lijcke van Porthus. Vandaar dat het bedrijf, samen met het advocatenkantoor Loyens & Loeff, seminars organiseert om bedrijven voor te bereiden op de veranderingen die gaan komen. “Het jaar 2009 is dichterbij dan veel ondernemingen denken. De voorbereidingen vergen flink wat tijd, zeker omdat je de interne bedrijfsprocessen ook moet automatiseren. Denk alleen al aan de gegevens die ondernemingen straks uit hun ERP-systemen moeten halen.”