Projectmanagers vierkant­achter Prince2

Van Alen zegt een ‘haat-liefde-verhouding’ te hebben met Prince2. “Je kunt namelijk glansrijk slagen voor je Prince2 examen, dat wil nog niet zeggen dat je een goede projectmanager bent. En als je een ervaren en goede projectmanager bent wil dat weer niet zeggen dat je je examen haalt: met je ervaring ben je eerder wat kritisch in je antwoorden, je zal eerder slagen voor je examen als je precies antwoord wat in het boek staat.” In de IPMA-opleiding die projectmanagers van Sogeti doorlopen ligt de nadruk meer op competenties.

Duivelsdriehoek
“Een goede projectmanager houdt de ‘duivelsdriehoek’ tijd, geld en kwaliteit goed in de gaten. Hij kan een resultaat goed neerzetten en inspelen op veranderende omstandigheden. Dat doet Prince2 allemaal niet voor je, maar in de basis vindt ik het wél een prima methodiek. Het is product-based, Prince2 laat je het project continu toetsen aan de business-case.” Van Alen vindt de administratieve rompslomp van Prince2 reuze meevallen: “Prince2 heeft alles wat je kunt vastleggen en opleveren heel gedetailleerd beschreven. Maar daarbij wordt meteen gezegd: je kunt het ook minder doen, als je er maar slim over nadenkt. Je moet nu eenmaal voortdurend communiceren wat er verandert in je project. Als je dat allemaal niet wilt, moet je geen projectmanager worden.” Prince In Name Only (PINO) kan volgens Van Alen een bewuste keuze zijn: “Het kan voor jouw organisatie precies de goede aanpak zijn. Wat wil jouw stuurgroep? Zit er meer ‘tolerantie’ op het gebied van geld of tijd? Welke rapportagevorm past bij deze organisatie? Als projectmanager moet je dát vooral snappen. Vaak is dat een ervaringskwestie.”

Tegenspraak
Allard de Ranitz is bij Getronics Pink Roccade competencemanager eeen verantwoordelijk voor de trainingen op het gebied van project- en programmamanagement. “Het artikel spreekt het onderzoek enigszins tegen”, zegt hij. “Het gebruik van Prince2 blijkt toch wel van invloed op de tevredenheid met het project. Ook in eerder onderzoek is al aangetoond dat een goed gebruik van Prince2 de slagingskans van een project vergroot. Maar projectmanagement is natuurlijk veel meer dan het toepassen van een methodiek. Om alleen de methode verantwoordelijk te houden voor het falen van een project is net zoiets als je navigatiesysteem verwijten dat je in de file staat. Een project is veel interactie, onderdeel van een verandertraject. Je methodiek is slechts een onderdeel, maar pas je Prince2 goed toe, dan wordt je kans van slagen groter.”
De Ranitz vindt Prince2 nog altijd de meest complete en uitgelezen projectmanagementmethode. “De basisfilosofie van Prince2 is prima en je hebt altijd de vrijheid dingen anders te doen. Als het maar strookt met de organisatie waarin je opereert.” De kritiek dat de methode zorgt voor ‘administratieve romslomp’ wijst hij net als Van Alen van de hand. “Wie dat zegt heeft het niet goed begrepen. Je kunt ervoor kiezen dingen op papier te zetten, maar het hoeft niet.” De ervaring van de projectmanagers en de volwassenheid van de organisatie bepalen de bijdrage die Prince2 kan leveren aan het succes van projecten, meent De Ranitz. “Organisaties zijn nog aan het ontwikkelen hierin. Prince2 is een heel praktische, doelgerichte methode. Des te volwassener de projectorganisatie, des te resultaatgerichter kun je de methode inzetten.”

Praatplaat
Ook Henk Agter, projectmanager, trainer en mede oprichter van Symbision, kent de geluiden over het selectief of slordig toepassen van Prince2 en de kritische noten over ádministratieve rompslomp. “Die geluiden hoor je vaak van mensen die Prince2 niet erg praktisch toepassen. De methode zelf zegt: kijk goed waar jouw organisatie zich bevindt en kies dan de dingen die helpen een project tot een goed einde te brengen. Dat heeft te maken met de volwassenheid en de cultuur van de organisatie. Bij een organisatie waarin iedereen zich uitstekend aan afspraken houdt kun je bepaalde dingen overslaan. Daarnaast weeg je de risico’s mee, het belang van het project en de implicaties als het misgaat. Op basis daarvan beslis je wat je gaat gebruiken van Prince2 en hoe diepgaand je het gaat toepassen.” Toch worden bepaalde waardevolle onderdelen – het Product Flow Diagram – te weinig gebruikt denkt Agter. “Die ‘praatplaat’ die in een kantoor hangt is enorm waardevol. Misschien omdat het de zaken zo transparant maakt en je je daardoor kwetsbaar opstelt. In een afrekencultuur is daar moed voor nodig.”

Onervarenheid
Onervarenheid, denkt ook Agter, ligt vaak ten grondslag aan het verkeerd toepassen van Prince2. “Om een goede projectmanager te zijn heb je diverse competenties nodig. De instrumentele is er daar maar één van, en Prince2 is bovendien slechts een deel van je instrumentarium.” Het goed gebruiken van Prince2 verhoogt de slagingskans van een project, meent ook Agter. “Het is maar een van de elementen, maar het kan zeker helpen. Al heb ik liever, gechargeerd gezegd, een projectmanager die geen idee heeft van methoden en technieken maar die kennis en kunde in de organisatie weet te mobiliseren en weet hoe de hazen lopen dan een die met het boek onder de arm binnenkomt.”