Trainingsinstituut ontdekt mogelijkheden van intranet

Kennisbank Het inmiddels circa drieduizend pagina’s tellende intranet bij trainingsinstituut en organisatieadviseur Schouten & Nelissen, wordt grotendeels automatisch beheerd met het content management systeem Smartsite van Seneca. De bouw en invoering van het net werd verzorgd door de eigen dochteronderneming Lectric. Schouten & Nelissen bestaat uit drie divisies (Training en Opleiding, Organisatie-Advies en Werk en Vitaliteit) en is één van de toepassers van Smartsite in Nederland. Onder het bedrijf vallen de instituten Thema, Lectric, Ises- International, KDI en IVP. Om de groeimarkt voor intranetsites goed te kunnen bedienen is uit Schouten & Nelissen het bedrijf Lectric voortgekomen dat Smartsite op de markt brengt. “Lectric is specialist op het gebied van internet, intranet, multimedia en opleidingen”, zegt divisiemanager Productontwikkeling Johan Blok van Seneca. “In de voetsporen van Schouten & Nelissen volgden al gauw andere grote kennisintensieve organisaties als de ANWB, ABN Amro, de gemeente Den Haag, het ministerie van VROM, TNO, Overheidsloket 2000 en KPMG. In Nederland zijn ruim duizend Smartsite-licenties verkocht.” Schouten & Nelissen geeft alle medewerkers in principe toegang tot ‘Het Hardt van de organisatie’, zoals het intranet is genoemd. In de praktijk zijn er zo’n 750 potentiële gebruikers: adviseurs, trainers, geassocieerden en freelancers. ‘Het Hardt’ bestaat uit content, databases en applicaties. De content omvat een veelheid van teksten, gericht op procedures, regelingen en actualiteiten. Tot de applicaties behoren zoekfuncties naar vastgelegde kennis en naar medewerkers die over specifieke kennis beschikken. Ook als communicatiemedium wordt het intranet gebruikt, niet alleen ‘in omroep’ voor nieuwsbrieven en prikborden maar ook interactief en onderling voor mail en kennisuitwisseling via zogenoemde kenniscafés. Contentbeheer Bert Beukema van Lectric, die de ontwikkeling en implementatie van ‘Het Hardt’ heeft begeleid, benadrukt dat het intranet voor Schouten & Nelissen een gebruiksinstrument is. Het systeem is ook vanaf externe lokaties, bijvoorbeeld bij trainingen en adviseringen bij de klant, beschikbaar. Professionals moeten de kennisbank van huis uit kunnen benaderen bij de projecten die zij onder handen hebben. “De kennisbank bevat een grote hoeveelheid bedrijfsdocumentatie die het levende geheugen van de onderneming is”, licht Beukema toe. “Deze documentatie is geschreven door de professionals uit de organisatie. Op de inhoud wordt (onder water) een zware kwaliteitscontrole uitgevoerd door een kennisgroep bestaande uit senior professionals. Daarmee wordt voorkomen dat de kennisbank een grote redundantie opbouwt en ondoorzichtig wordt door achterhaalde of elkaar tegensprekende documenten.” Aanpassing Heeft de kenniswerker van Schouten & Nelissen al merkbaar voordeel van het intranet? Beukema formuleert z’n antwoord bedachtzaam: “Ja en nee. Ja, omdat kennis en actuele informatie sneller en gemakkelijker te vinden is en omdat beschikbaarheid en bereikbaarheid van mensen zijn verbeterd. Nee, omdat bepaalde vraagstukken met betrekking tot de verdere ontwikkeling nog niet zijn opgelost. Een kennisgericht intranet is nooit af en het moet voortdurend op de gebruikersbehoeften worden afgestemd en aangepast. Zo zijn we nu bezig met een plan om ons onderliggende accountmanagementsysteem via het intranet openbaar te maken. Dat wordt een ingewikkelde ingreep die tijd vergt en je kunt nu eenmaal niet alles in één keer oppakken. Verder blijkt uit de achter ons liggende maanden dat bepaalde aannames die we bij de opzet moesten maken, door praktijkervaring moeten worden bijgesteld.” ‘Het Hardt’ wordt ook uitgebreid met een competentiebank. In deze HRM-module zijn de competentiegegevens van alle medewerkers opgeslagen. Iedere medewerker kan op zijn persoonlijke pagina zijn eigen competentiegegevens bijhouden. Beukema: “Voor met name de divisie Training en Opleiding is dat een sprong voorwaarts. Men krijgt daarmee direct inzage in de beschikbare human capital: een belangrijke functionaliteit voor trainers en adviseurs bij het begeleiden van trajecten en het inzetten van de beste man of vrouw op de juiste plek.” Om de site levend te houden moet in de opvatting van Beukema een bepaald evenwicht worden nagestreefd tussen content en toepassingen. “Als een intranet alléén content biedt, zal het waarschijnlijk beperkt worden gebruikt. Interactieve toepassingen moeten de meerwaarde creëren, maar met alleen toepassingen en zonder content bereikt de site ook niet haar ware potentieel.”