Vakkundigheid bij outsourcen gering

Duidelijk werd dat er op zijn minst geen goede regie is. De onderzoekers raden aan een zogeheten sourcingsfunctie in te stellen in een organisatie. Die functie zorgt voor een pro-actieve invulling van de sourcingsstrategie, selectie en aansturing van de leverancier op het gebeid van ICT-inkoop en regie op afgesproken resultaten. In het rapport ‘Succesvolle ICT-(out)sourcing U bent aan zet’ hebben de onderzoekers een lijst aanbevelingen opgesteld als hulp voor het inrichten van een sourcingsfunctie binnen organisaties die outsourcing overwegen. Aansturen G. Braam, adviseur bij Trekant: "Het belangrijkste is dat men zich ervan bewust wordt dat het nodig is om outsourcing aan te sturen. De sourcingsfunctie, die voor elke soort organisatie of outsourcing qua inrichting kan verschillen, zorgt voor een centrale regie. Belangrijk daarbij is de positionering. Men kan nogal eens twijfelen of de verantwoording ligt bij de afdeling inkoop, die vanouds veel ICT-producten inkoopt, of bij de afdeling ICT, die veel meer kennis heeft van functionaliteiten die ingekocht moeten worden. Want beide moeten bij outsourcing ingekocht worden. Dat moet nu allebei centraal gebeuren. Met een sourcingsfunctie kun je de verantwoordelijkheden van mensen hiervoor benoemen en aansturen dat men samenwerkt." Braam wijst erop dat op dit moment dergelijke sturende functies nog ontbreken in veel organisaties. Veel bedrijven geven nog steeds versnipperd invulling aan ICT, terwijl outsourcing consistent beleid en centrale regie vergt. "We ontdekten bij een organisatie dat een accountmanager van een leverancier met zes personen onderhandelde, die allemaal meer wilden laten doen zonder centraal overleg. Dat betekende dat men zes keer het hoogste tarief betaalde voor die activiteiten. Toen men deze zaken centraal ging regelen, kon er gelijk een kortingsstaffel bedongen worden. Dat scheelde echt miljoenen euro’s." Hij is ervan overtuigd dat veel organisaties op deze manier nog veel geld gewoon door het putje laten weglopen. "Ze hebben wel het gevoel dat er geld weggegooid wordt, maar ze weten niet eens op welk vlak. Want men kent de kosten niet goed. En de baten ook niet. Maar al stel je alleen maar een contractmanager aan, dan bespaar je al heel snel veel geld. Er zijn al snel licenties te vinden die te lang doorlopen bijvoorbeeld." Naïef Vorige maand publiceerde de Meta Group al een onderzoek waaruit blijkt dat veel organisaties die outsourcen dat voornamelijk doen om op korte termijn besparingen te realiseren. Wat dat voor de lange termijn betekent, deert hen niet, bovendien weet het gros niet eens wat zijn werkelijke kosten zijn. Deze conclusies, gecombineerd met de uitkomsten van het rapport van Trekant, wijzen erop dat veel organisaties zich op zijn minst naïef gedragen als het om outsourcing gaat. Braam: "Klantorganisaties hebben geen clou hoe ze om moeten gaan met ICT-outsourcing. Ze moeten echt professioneler worden op dit vlak. Leveranciers is op dit gebied niet veel te verwijten. Zij snakken ook naar klanten die eens goed duidelijk kunnen maken wat zij nu precies willen van hen. Zij zien ondertussen echt wel de voordelen in van langdurige goede relaties met klanten." Snelle verbeteringen verwacht hij overigens niet bij de Nederlandse organisaties die hun ICT willen outsourcen. "Straks gaat het in de economie beter en dan zul je zien dat er nog meer geld verloren gaat. Men zit dan niet meer zo bovenop de kosten. Dan worden er weer veel meer snelle afspraken tussendoor gemaakt met de leveranciers waarvoor dan de hoofdprijs betaald wordt."