Van kroontjespen tot T-Base10

Donna Shalala deed die uitspraak als Secretary of Health and Human Services, Minister van gezondheid en sociale zaken zeg maar. De kroontjespen staat voor wellicht verouderde minder toegankelijke informatie. Het wenkend perspectief dat de minister schetste appeleert aan IT-infra. Geen informatie dus. Ik zie wel vaker dat besluitvormers houvast zoeken bij hardware als het gaat om software. Software heeft immers een uiterst lage aaibaarheidsfactor. Het appeleert niet aan onze zintuigen die nog van ver voor de kroontjespen zijn. Harware echter wel: draden, zoemende kastjes, knipperende lampjes, en rondtollende satellieten, geven een beeld.
Hardware in termen van kosten is niet het punt. Ik heb wel eens cijfers gezien waar hardwarekosten als percentage van de totale kosten (met inbegrip van training van personeel) zo’n 9 procent bedragen. Om bij de metafoor te blijven: de kosten van een echte Peter van Straaten zitten hem niet in zijn kroontjespen, maar de informatie die hij ermee produceert. En de informatie die de minister wilde produceren was ‘to speed payment of claims, improve customer service and combat fraud in Medicare, the nation’s largest health insurance program’. In die tijd werd door auditors ontdekt dat er 23 miljard dollar teveel was uitgekeerd door allerlei ziekenfondssystemen, en dat de bestaande software dat niet kon detecteren. Dat zou tussen 1999 en 2006 drie miljard dollar gaan opleveren, waarbij het nieuwe systeem vijf keer zoveel zou opbrengen als het zou kosten.
Het is nu net 2007 dus we kunnen die projecties tegen het licht houden. De netto investering in het nieuwe computersysteem bedroeg 102 miljoen dollar. Dat weten we zo precies omdat dit soort cijfers tijdens het zwarte pieten boven tafel komt. Want inderdaad de kranten kopten in die tijd ‘Another one bytes the dust , ‘Medicare Overhaul Is Halted, Bogging Down in Complexity’ en ‘At $65 Million, a Bitter Pill for Medicare’. Dus u raad het al: 65 miljoen budget overrun.
De mooiste zin hierover vond ik toch deze: ‘Cutting-edge computers such as IBM’s Deep Blue can match wits with the greatest human chess champions, but they are apparently no match for the man-made complexities of the federal bureaucracy’. Een mooi beeld waarin onbegrip voor een klassiek falend synergie-project in de MIS-sfeer werd verwoord. En een waar woord: complexiteit van integratie van incompatibele IT-systemen, en dito databases valt kennelijk in het niet bij automatiseren van topschaak.
Dat van die kroontjespen was overdreven: er waren namelijk 14 verschillende ziekenfondstransactiesystemen op 62 locaties waar doktoren, ziekenhuizen, labs, verzorgingshuizen, etcetera door werden betaald via declaraties. Dat werd door 79 verzekeringsmaatschappijen uitgevoerd. Een uiterst complexe constellatie van systemen, mensen, en regelgeving. De problemen werden schromelijk onderschat omdat men dacht precies te weten wat die systemen allemaal deden. De aanbesteder die voor deze consolidatieslag was aangezocht om dit IT-ziekenfondsbrilletje op te pimpen bleek tegen een muur van oude systemen en complexiteit aan te lopen. De miljoenen dollars die ze er tegenaan gooiden hadden niets uitgericht. De overschrijding werd geschat op 65.3 miljoen was, maar het bedrijf claimde dat het maar 30 miljoen was. Hoe ook, het ministerie stuurde een brief met daarin: ‘stop all work, make no further shipments, place no further orders and terminate all subcontracts’.
Dit en vele andere falende IT-investeringen legden de basis voor de wet op de publieke IT-uitgaven, de Clinger-Cohen Act van 1996. Daarin werd tevens een wijze les opgenomen die men na zo’n kater even had geleerd, maar kennelijk snel weer vergeten was. Geen ambitieuze computer-plannen, en zeker niet zonder gedegen risico analyses. Zoals de ziekenfonds bobo’s indertijd hun leermoment karakteriseerden: ‘try a more gradual approach, working on individual pieces of the system rather than tackling the entire project at once’. En inderdaad in de Clinger-Cohen Act vinden we dat in generieke vorm terug: ‘Reduce risk and enhance manageability by discouraging grand information system projects, and encouraging incremental, phased approaches.’
Een andere regel zegt dat je pas zelf in IT moet gaan investeren als er geen alternatief in de private sector of bij een andere organisatie is die het proces efficiënt kan ondersteunen. Transponeren we deze applicatie even naar Nederland, dan zie je dat marktpartijen hier succes hebben middels het VeCoZo initiatief. Regelgeving rond publieke IT-investeringen is zo gek nog niet.

Prof. dr. Chris Verhoef is hoogleraar informatica aan de Vrije Universiteit in Amsterdam. Hij schrijft maandelijks een ­column in AG II.