Zoveel mensen zoveel beheerwensen
Tekst: Marieke Vos E en organisatie die op beheerkosten wil besparen, kijkt al snel naar standaardisatie. Standaard werkplekken, met dezelfde hardware en voorzien van een beperkt aantal applicaties, zijn meestal goedkoper in onderhoud dan een bonte verzameling hardware en software. Maar er is ook op de kosten te besparen zonder te standaardiseren, menen Johanan Bos en Menno Zorn van DeskForce Nederland. Zij distribueren - sinds mei dit jaar - het gelijknamige beheertool DeskForce, waarmee organisaties onder meer snel overzicht krijgen van al hun hardware en software. Met dit tool is het mogelijk om tien tot vijftien procent op de beheerkosten te besparen, stellen zij. DeskForce, een Amerikaans product, is een webgebaseerd beheertool dat via het ASP-model kan worden gehuurd, onder andere bij dienstverlener IMD. Het product bestaat sinds 1998 en was tot voor kort vooral verkrijgbaar in de Verenigde Staten, waar het overigens Everdream heet. Het wordt wereldwijd gebruikt voor 150.000 werkplekken. Zorn en Bos zijn er vast van overtuigd dat het beheertool aanslaat in Nederland. "Het is gegarandeerd binnen twee weken geïmplementeerd, met nooit meer dan drie dagen consultancy," zegt Bos. "Het gebruik ervan kost enkele euro’s per werkplek per maand, IMD biedt een managed service voor de desktop voor 33 euro per maand." Voor dat geld krijgt de klant onder meer ondersteuning door de servicedesk van IMD, reparatie van hardware, asset- en licentiemanagement, softwaredistributie, patchmanagement, virus scanning en mogelijkheden voor schermovername. Bos legt uit hoe het werkt: "Er wordt een ‘agent’ op de desktop geïnstalleerd, die in kaart brengt wat er op de werkplek draait en taken als softwaredistributie en virusscanning uitvoert. De gegevens over elke werkplek worden naar onze centrale applicatie verzonden, de beheerafdeling van de klant krijgt rapportages over onder meer of en hoe patches zijn geïnstalleerd, welke storingen er zijn geweest en of een geheugen dreigt vol te lopen. De software geeft dus veel informatie, waar de beheerafdeling op kan inspelen. Hiermee kunnen beheerders echt proactief werken." Door deze informatie op werkplekniveau kunnen beheerders storingen in de kantoorautomatisering sneller oplossen, zegt Bos. "De ervaring bij bestaande klanten leert dat dat wordt teruggebracht van twintig naar tien minuten." Megabesparingen Een verbinding vanaf 56 kb is voldoende voor DeskForce. Backup is ook mogelijk, maar het is goedkoper om dat via het Lan uit te voeren, zegt Zorn. "Internetbackup gebeurt vooral voor klanten met veel laptops." Omdat het tool direct inzicht verschaft in welke software er op de werkstations draait, is het ook een goede ondersteuning voor licentiemanagement, een zorgenkindje voor menig bedrijf. "Alleen al daarvoor schaffen organisaties DeskForce aan," zegt Bos. Het beheertool is vooral interessant voor bedrijven met enkele honderden tot duizenden werkplekken, meerdere vestigingen, geen gestandaardiseerde werkplekken en een beperkte mate van tools op de beheerafdeling. De grote beheerpakketten bieden namelijk vergelijkbare functionaliteit. DeskForce kan overigens ook als los tool worden gekocht voor de eigen beheerafdeling. Zorn en Bos beloven een directe kostenreductie met DeskForce, een standaardisatie van werkplekken is daarvoor dus niet meer nodig. Daar is Bram de Vos van Atos Origin het niet mee eens. "Tien procent kostenbesparing is inderdaad reëel bij het in kaart brengen van de werkplekken, maar de echte besparingen bereik je pas na de migratie naar een modern platform en een sanering van bedrijfsapplicaties. In totaal praat je dan al snel over veertig tot vijftig procent besparing op de beheerkosten." De migratie naar de Next Generation DeskTop, een standaard werkplek die Atos Origin samenstelde, duurt volgens De Vos gemiddeld één jaar en is dankzij de besparingen terug te verdienen in twaalf maanden. "Die werkplek kost tussen de 25 en 75 euro per maand. De precieze prijs is natuurlijk afhankelijk van wat de klant wil, maar dit richtbedrag is inclusief desktopbeheer, applicatiebeheer, serverbeheer voor serverfuncties als print en mail, het onderhoud van het Lan en opslag. De klant doet dan helemaal geen beheer meer." DeskForce zou een goed instrument zijn voor de fase voorafgaand aan de migratie. "Maar op den duur moet je toch migreren naar een moderner platform, al was het maar omdat de ondersteuning ophoudt. Die overstap is een goed moment om te standaardiseren," zegt De Vos. "33 Euro per werkplek per maand voor desktopmanagement? Ik denk niet dat wij dat aan onze klanten kunnen verkopen," zegt André van Leeuwen van Uno Automatiseringdiensten in Den Haag. "Wij vinden dat je de kosten van de automatisering per werkplek compleet moet zien. Dus ook een deel serverbeheer voor de kantoorautomatisering, software, hardware, onderhoud, beveiliging en opslag." De kleine dienstverlener bedient het MKB en non-profitorganisaties en ziet ook bij deze doelgroep een trend om de automatisering uit te besteden om de beheerkosten overzichtelijk te houden. Het bedrijf groeide het afgelopen jaar van drie naar zes medewerkers en verdubbelde de omzet. "Als je uitgaat van het beheer van tweehonderd werkplekken, puur kantoorautomatisering, servers, opslag en beveiliging, dan kom je bij ons uit op ongeveer 25 euro per werkplek per maand." Uno opereert natuurlijk in een heel andere markt dan DeskForce en Atos Origin, een vergelijking trekken is dus lastig. Het is in ieder geval helder dat de diverse marktsegmenten verschillende wensen hebben op het gebied van werkplekbeheer. En daar bestaan steeds meer - segmentgerichte - oplossingen voor.