Amsterdam zwicht voor pakket
Amsterdam doet als laatste gemeente afstand van een zelf ontwikkeld bevolkingssysteem om dit in te ruilen voor een standaardpakket. Wel bij een andere leverancier, want de huidige had geen tijd voor de hoofdstad. Het medio vorig jaar opgestarte selectiegedeelte van operatie ‘Prometheus’ resulteerde onlangs in gunning aan Centric. Nu gaat tot eind volgend jaar de implementatie lopen. De gemeente voorziet 40 tot 50 procent besparing op het onderhoud.
Amsterdam telt veertien nogal eigenzinnige stadsdelen. Als je het Gemeentelijk Bevolkingssysteem (GBS) wilt vervangen, is draagvlak organiseren dus prioriteit één, wisten Rienk Hoff, directeur van de Dienst Persoons- en Geo-informatie (DPG) en opdrachtgever, en projectmanager Cor Visser. Een stuurgroep met burgerzaken- en inkoopmensen van DPG, het hoofd Burgerzaken van een stadsdeel (tevens voorzitter van het ‘Burgerzaken-managementoverleg’), systeem-/applicatiebeheerders en iemand van het concern moest alle belangen verenigen. Een kernprojectteam van beoogd projectleiders voor deelprojecten in de implementatiefase deed de aanbesteding. Stadsdelen kwamen allemaal met ervaren gebruikers in een klankbordgroep. Een ‘rompbestek’ maakte bij dit 25-koppige gezelschap niet minder dan 250 vragen en opmerkingen los.
Die representeerden “heel veel fantastische ideeën”, aldus Visser, en ook een aantal die “niet zo goed” waren. Over slechts vier moest de stuurgroep een finale uitspraak doen, allemaal punten van burgerzakeninhoudelijke aard. “Ofschoon we gesproken hebben met I&A-coördinatoren van stadsdelen, hebben we ons in die fase geconcentreerd op functionaliteit. De aanpak leidde tot breed draagvlak. Nu komt het weer op de agenda van het coördinatorenoverleg”, zegt Visser.
Dat het ene stadsdeel Windows heeft en het andere terminalemulatie, ofwel ICT-matig nogal van het andere verschilt, ziet hij niet als probleem. “Het generieke bestek ging weliswaar niet in detail in op de infrastructuur, maar over hoofdlijnen zijn wel afspraken gemaakt.” Voor draagvlak zorgde ook de keuze van tien ‘cases’, waarover de klankbordgroep het eens moest worden om met de beoogde leverancier door te nemen bij wijze van proof-of-concept.
De enige inschrijving kwam van Centric. Huidig leverancier Getronics liet weten te zijn gestart met de ontwikkeling van een nieuw GBA-systeem en zich ten behoeve van bestaande pakketklanten liever daarop te concentreren dan zich ook nog het voldoen aan Amsterdamse eisen op de hals te halen. Had Amsterdam, door eerder burgerzakenmanagement nogal eens als zeer apart geafficheerd, dan zulke exotische verlangens? Toch niet. Visser: “De opdracht was: een standaardburgerzakensysteem dat voldoet aan alle wet- en regelgeving.”
Dat met één offerte weinig te kiezen valt, mag zo zijn, maar Visser stelt dat het niet primair gaat om het vergelijken van aanbiedingen. Wel om het toetsen van het aanbod aan specificaties. Het zou dan kunnen dat er geen passende aanbieding ligt. Maar nu beantwoordde de inschrijving ‘voor 100 procent’ aan de eisen. Dat de gunning een paar weken later kwam dan voorzien, ligt aan een tiental extra’s, waarover helderheid moest worden verkregen.
Visser benadrukt dat het niet om maatwerk, maar om ‘meerwerk’ gaat. “Centric vond die punten ook handig voor andere gemeenten. Dus ons meerwerk wordt straks deel van het standaardpakket.” Qua functionaliteit schat hij het meerwerk op “minder dan 5 procent”. Gemeten naar eenmalige licentiekosten is het net geen 3 procent. Voor de hele operatie, inclusief organisatieaanpassing, opschoning van gegevensbestanden, opleiding van medewerkers en hun vervanging als ze op cursus zijn, had Amsterdam 9 miljoen euro begroot. Dat is volgens Hoff toereikend. Jaarlijkse onderhoudskosten belopen tegen een half miljoen euro, wat een besparing betekent van 40 à 50 procent.
Vorige week is de opleiding gestart van alle burgerzakenmedewerkers bij DPG en de stadsdelen, tegen de vierhonderd in getal. Hun wordt vooral GBA-kennis bijgebracht, noodzakelijk omdat bij GBS, zegt Visser, “veel achter de knoppen verborgen zit”. Het idee bij Hoffs voorganger was dat elke uitzendkracht er snel mee overweg moest kunnen. Gebruiksvriendelijk, maar met een keerzijde. Visser: “Als een stadsdeel een fout maakt, is dat veelal niet te corrigeren. Dat kan alleen centraal. Dan moet je de klant terug laten komen.” Burgerzaken Amsterdam maakt zich dus, veertien jaar na invoering van de GBA, daarmee vertrouwd. “Het merendeel moet wennen”, zegt Visser. Hoff vult aan: “Maar over het algemeen is men positief.” Het opleidingstraject, waarvoor via een aparte aanbesteding BMC is aangetrokken, loopt tot maart. Voor 2500 à 3000 mandagen is vervanging voorzien. Dan volgen in juni de Europese verkiezingen en na de zomer maakt Centric dezelfde groep in een knoppencursus vertrouwd met het systeem.
Een ander fors deelproject is het inrichten van de test-, acceptatie- en productieomgeving. Met Centrics webbased Key2Burgerzaken komt nieuwe technologie in huis. “ICT-afdelingen van de stadsdelen hebben een stekker aan de buitendeur en moeten samen met het projectteam voor aansluiting naar de werkplek zorgen”, aldus Visser. Gegevensconversie is vanzelfsprekend ook een belangrijk deelproject, waarin al binnenkort een eerste proef plaatsvindt. Eraan gekoppeld is een weldoordachte afbouw van GBS, waarbij wat nodig blijft, bewaard moet worden, en wat weg kan, verantwoord vernietigd moet worden. Dan de inrichting van het systeem aan de hand van werkprocessen. “In principe is dat bij alle stadsdelen identiek. Wij reiken één administratieve organisatie aan. Wanneer men meent daarmee niet uit de voeten te kunnen, geldt omgekeerde bewijslast”, zegt Visser, eraan toevoegend dat optredende weerstand is meegenomen in de lijst van 38 geïdentificeerde risico’s. Hoff vult aan dat zijn relatie met hoofden Burgerzaken van stadsdelen functioneel en niet hiërarchisch is. Het stadsdeel is hun baas. “Maar ze zullen eerder te hoop lopen tegen de stadsdeelsecretaris dan zich achter de hiërarchie daar verschuilen tegenover ons”, verwacht hij.
Bijna veertig risico’s lijkt veel, al kan ze tijdig onderkennen ook van gedegen projectbeheersing getuigen. Als voorbeeld geven Hoff en Visser ook genoemde verkiezingen aan. Plus de verhuizing van drie stadsdelen en een herindeling door reductie van hun aantal naar acht of tien. Daarover moet eind dit jaar duidelijkheid komen. In het persbericht over de vervanging van GBS benadrukte DPG naast projectbeheersing ook aandacht voor de informatiebeveiliging. Niet dat die nu kwestieus is, licht Hoff toe, maar gezien een recent rapport van McKinsey, dat kritische noten kraakt over de hoofdstedelijke informatiehuishouding, leek het “handig te laten zien dat DPG beveiliging hoog in het vaandel heeft”.
De huidige leverancier mocht zijn prioriteit elders leggen, dat betekent niet dat zijn bemoeienis met de hoofdstedelijke persoonsinformatievoorziening per se verleden tijd is. Het technisch systeembeheer zou op basis van een raamcontract met het Amsterdamse Servicehuis ICT, dat daarover gaat, aan Getronics kunnen worden toevertrouwd. Visser: “Dat zou een voordeel zijn, want Paraplu, de voorziening voor gegevensdistributie, draait daar ook.”