IT, stimuleer zelfredzaamheid werkvloer!

De tijd waarin de werkvloer braaf wacht totdat de IT-afdeling een kleine storing voor hen oplost is voorbij. Medewerkers hebben minder geduld en een toenemende behoefte om zelf dingen snel te regelen. En juist hier komt de IT-afdeling om de hoek kijken. Er zijn namelijk verschillende manieren waarop je als IT-afdeling de zelfredzaamheid op de werkvloer verder kunt aanzwengelen.

Thomas Burghartis Business Unit Director bij TOPdeskMeer van deze auteur

coach — Shutterstock, Jihan Nafiaa Zahri

Er is altijd een groepje medewerkers dat een IT-storing zelf probeert te verhelpen. Vaak beschikken ze alleen niet over de juiste kennis. Als IT-afdeling wil je zelfredzaamheid stimuleren en voorkomen dat mensen stoppen met op onderzoek uit te gaan omdat het hen teveel tijd kost. Hoe? Door verzoeken die regelmatig terugkomen te verwerken in een kant-en-klaar stappenplan. Zo kunnen medewerkers niet alleen simpele storingen zelf oplossen, maar dit ook nog eens op de juiste manier doen. Dan komt er langzaamaan ook een eind aan de gewoonte van medewerkers om bij ieder probleem de IT-servicedesk te bellen.

Een visuele handleiding

Wanneer je alle stappen op een rij hebt gezet, is het tijd om na te denken over hoe je dit visueel aantrekkelijk kan weergeven. Niemand heeft zin of tijd om een lange lap tekst te lezen. Denk aan het thuis in elkaar zetten van een kastje. Dan zoek je ook naar een voorbeeldvideo of volg je een stappenplan via foto’s. Zo werkt het ook op de werkvloer. Hoe kan een medewerker een laptop updaten? Licht het toe via een video of afbeeldingen waarbij je precies laat zien welke stappen een medewerker moet doorlopen. Print deze handleidingen uit en zet ze ergens digitaal neer. Zo voorkom je dat medewerkers op de verkeerde knoppen of toetsen drukken, en daarmee ook een nieuw telefoontje naar de IT-afdeling.

Samenwerken en kennisdeling

Het creëren van handleidingen en de aanmoediging om deze te gebruiken, vraagt om een goede samenwerking tussen de IT-afdeling en werkvloer. Het kan helpen om gezamenlijk een maandelijkse kennissessie te organiseren om tips en tricks te delen. Door de interactie met eindgebruikers, kom je er ook achter welke vragen vaak gesteld worden. Verder helpt het ook om FAQ’s beschikbaar te stellen of om een digitale chat-optie te creëren. Hiermee bevorder je de onderlinge samenwerking en blijf je regelmatig met elkaar in contact.

De kracht van zelfredzaamheid

Medewerkers willen steeds vaker zelf aan de slag om snel een oplossing te vinden voor IT-problemen. Geef ze eens ongelijk. Door visuele handleidingen te creëren en kennissessies te organiseren, ondersteun je deze behoefte aan zelfredzaamheid. Dit bevordert niet alleen jullie onderlinge samenwerking, maar verlaagt ook de werkdruk op de IT-afdeling. Een win-win situatie dus.