UC Berkeley verkiest Google Apps boven Microsofts Office 365

Overstap op een software-as-a-serviceconstructie lag in dit geval voor de hand. In de afweging kreeg Google Apps for Education uiteindelijk de voorkeur. Maar de evaluatie die de universiteit heeft gepubliceerd laat zien, dat het een nipte overwinning voor Google was.

Microsoft scoort op de meeste criteria

Op de criteria die de universiteit heeft aangelegd, scoort Microsoft zelfs vaker beter dan Google: Microsoft scoort op 15 criteria het beste, Google op 12 (waarbij 2 keer alleen voor de massa van 'gewone' gebruikers, maar niet voor de 'power users'), en 7 keer houden ze elkaar in evenwicht. Microsoft biedt bijvoorbeeld betere mogelijkheden op het gebied van authenticatie, afschermen van agenda-afspraken voor de ogen van derden, toegangscontrole en beheer. Ook wat betreft toegankelijkheid voor verschillende mailclients scoort Office 365 beter.

Verder blijkt Office 365 wat beter in te spelen op de wettelijke vereisten, biedt het meer mogelijkheden voor het aanhouden van een aanvullend e-mailsysteem in huis, en toont het zich flexibeler dan Google Apps op het gebied van de Acceptable Use Policy; dat laatste is van belang omdat overtreding van wat als acceptabel gedrag gezien wordt, reden kan zijn om de dienst op te schorten.

Google wint dankzij score op criteria met hoogste prioriteit

Dat Google toch de voorkeur kreeg, is te danken aan het feit dat het met name beter scoort op criteria die de University Of California, Berkeley prioriteit 1 heeft gegeven. Dat geldt onder andere voor snelheid van migratie (dat kan bij Google Apps in 6 tot 10 weken) en ondersteuning daarbij, en voor de mogelijkheid om bestaande mailinglijsten te migreren. Verder sluit Googles aanbod beter aan bij de expertise die de universiteit al in huis heeft, terwijl bijvoorbeeld het ontwikkelen van applicaties met Microsoft-tools vaardigheden vergt die UC Berkeley nu niet ruim voorhanden heeft.

Verder speelt voor de universiteit onder andere een rol dat Google voor veel van de gebruikers, met name de studenten, een vertrouwder interface biedt. En op het gebied van aansprakelijkheid - met prioriteit 3, maar voor de universiteit toch belangrijk genoeg om er apart melding van te maken - scoort Google ook beter dan Microsoft: Google stelt geen beperkingen aan de schade die het vergoedt als het tekortschiet in de vervulling van de overeengekomen diensten; Microsoft beperkt de vergoeding bij gratis diensten tot 5000 dollar, ook als er van opzet sprake zou zijn.

Criteria online

De UC Berkeley heeft de aangelegde criteria online gepubliceerd. De weging die het daarop toepaste, is natuurlijk sterk bepaald door de uitgangssituatie en de specifieke eisen die een universiteitsomgeving stelt; maar de criteria zelf zijn ook in andere omgevingen bruikbaar.