'Brussel heeft archivering e-mails en interne documenten niet op orde'

Uit die stukken zou naar voren komen dat de Europese Commissie op grote schaal correspondentie verwijdert, waardoor notulen van besloten vergaderingen, rapporten en andere interne documenten verdwijnen en burgers en andere buitenstaanders niet kunnen controleren hoe politieke besluitvorming tot stand is gekomen.

Volgens NRC is het gebrek aan archivering een direct gevolg van software die sinds 2015 onder leiding van toenmalig voorzitter van de Europese Commissie Jean-Claude Juncker in Brussel is geïntroduceerd. "E-mails en andere documenten worden sindsdien alleen gearchiveerd als ambtenaren in Brussel een apart vinkje zetten voor registratie. Doen zij dit niet, dan worden die na zes maanden automatisch verwijderd. Dat geldt voor zowel de ontvangen als verzonden berichten uit de e-mailpostbussen", aldus de krant.

Of een document wel of niet wordt geregistreerd en bewaard, wordt overgelaten aan individuele ambtenaren. Alleen e-mails die "belangrijke informatie" bevatten en/of "vervolgactie vereisen" worden opgeslagen in het centrale digitale archief van de Europese Commissie. Documenten die niet zijn gearchiveerd, kunnen daardoor niet meer worden opgevraagd. "Dat geldt ook voor de situaties waarbij ambtenaren e-mails hebben verplaatst naar persoonlijke mappen. Het archiefsysteem van de Europese Commissie beschouwt die berichten dan als strikt privé", aldus NRC.

Zo min mogelijk opgeslagen

Twee Nederlandse Europarlementariërs, Paul Tang en Sophie In 't Veld, spreken in de krant hun verwondering en afkeuring uit over deze archiveringspraktijken. "De volstrekte willekeur van archivering lijkt in de praktijk te betekenen dat er juist zo min mogelijk wordt opgeslagen", aldus Tang. 

NRC en Der Spiegel beschikken over duizenden documenten die de werkwijze van de zogeheten ‘Gedragscodegroep’ in Brussel onthullen. In die groep maken Europese lidstaten onder voorzitterschap van de Europese Commissie afspraken over elkaars belastingwetgeving, schrijft de krant. NRC kreeg de documenten onder de titel The Code van Der Spiegel. Het Duitse blad deelde die behalve met NRC ook met het Europese netwerk van onderzoeksjournalisten European Investigative Collaborations (EIC).