Bugaboo versnelt uitwisseling data wereldwijde vestigingen

Vijf medewerkers telde Bugaboo nog in 2000. De hippe kinderwagens van hetbedrijf veroverden echter in hoog tempo de wereld. Inmiddels zijn dat bijna driehonderd medewerkers, verspreid over de hele wereld, en worden de kinderwagens in 21 landen verkocht. Naast het hoofdkantoor heeft Bugaboo fabrieken in Taiwan en China en vestigingen in Londen, New York, Los Angeles, Calgary en Barcelona. En juist vanuit deze vestigingen kwamen steeds meer klachten over de steeds tragere verbindingen met het hoofdkantoor. Bugaboo heeft zijn ICT gecentraliseerd. “Dat betekent ook dat de vijf vestigingen hun data hier vandaan moeten halen en dat verliep steeds trager doordat de bandbreedte niet meer volstond”, zegt Guillaume Groen, manager Infrastructuur bij Bugaboo.Decentralisatie was geen optie. “Wij wilden het per se niet oplossen door op locatie servers te plaatsen, want dan krijg je de hoge kosten die aan decentralisatie vastzitten.” Daarnaast stond er al een storagesysteem en was het belangrijk dat de oplossing hieraan gekoppeld kon worden. Na bestudering van onderzoeken van Gartner, adviezen van leverancier ISIT en een referentiebezoek bij een bestaande gebruiker, gaf een test in eigen huis de doorslag voor de oplossing van Riverbed. Die oplossing verbetert de performance van applicaties over het wide area network. Het bestaat uit software, het zogeheten Riverbed Optimization System (RIOS) waar de appliance Steelhead op draait. Daarnaast is er Steelhead Mobile met clientsoftware voor mobiel werkende medewerkers. Op alle vestigingen zijn Steelhead-appliances geplaatst. In het centrale datacenter in Amsterdam is een grote Steelhead Mobile-appliance neergezet voor de mobiele werkers. Al het verkeer vanaf de vestigingen gaat door de appliance heen naar het datacenter. Die herkent de datasegmenten die verstuurd worden en reduceert de data door alleen referenties van die data over te sturen. Daarnaast wordt applicatie geoptimaliseerd door op de applicatielaag (layer 7) de workflow van de software efficiënter te maken.Groen is erg tevreden. “We hebben het eerst kunnen testen met een testmachine waarmee we tussen de fabriek in Taiwan en de designafdeling een verbinding hebben gelegd. We hebben de gebruikers ermee laten werken en het bleek ‘érg werkbaar’. Daarbij telde ook de prijs erg mee. Dit is de beste deal én oplossing. De traagheid is weg. Bovendien is dit een manier om je centrale beheertool te optimaliseren.” Extra pluspunt was dat het nauw aangesloten is op het netwerkopslagsysteem. Voor andere oplossingen hadden we heel veel aanpassingen moeten maken in het netwerk. Dit raakt de integriteit van je netwerk niet. De software is zo slim dat hij stromen binnen het netwerk detecteert en daarop optimaliseert.”De implementatie verliep erg voorspoedig. “We hebben eerst geïnventariseerd wat er allemaal ingesteld moest worden. Het is heel simpel. Je plugt het erin, geeft de naam en het IP-adres in en klaar! De basisfunctionaliteit is al zodanig dat je optimaal kunt werken. Je kunt er rapportages mee maken en met de beheertool kun je tien applicances beheren. Die appliances hebben we in het voortraject erin gezet en aangepast op het aantal gebruikers. Daarbij houden we rekening met groei. Het resultaat is dat er 50 procent minder data door gaan. De ‘dozen’ spreken met elkaar. De ervaring van de gebruiker is dat het sneller is en dat is wat zij wilden. Gebruikers kunnen sneller hun werk doen. Documenten worden sneller verkregen, gegevens worden sneller naar voren gehaald en daardoor zijn rapportages en andere documenten sneller klaar”, zegt Groen.De indirecte gevolgen zijn dat er minder frustraties zijn bij de gebruikers. “Dat is het belangrijkste. Bugaboo groeit enorm. Daarbij moet IT vooral een stimulerende factor zijn. Een gevolg is wel dat de helpdesk ook minder calls hierover heeft te verwerken. IT heeft het iets minder druk daardoor.” Dat is een prettige bijkomstigheid, maar het was niet de hoofdreden om de gegevensuitwisseling te versnellen. “Je voorkomt hiermee wel dat ICT het drukker ging krijgen. Hadden we het anders moeten oplossen, dan hadden we meer apparatuur aan moeten schaffen, dus meer kosten moeten maken voor aankoop én beheer.”Bugaboo gaat het Riverbed-systeem breder inzetten. “We optimaliseren nu de breedband. We gebruiken er niet alles van, maar de DNS-functies bijvoorbeeld wel. In Spanje hebben we nu een aparte server voor DNS-controle. Die kan weg, want de Riverbedbox faciliteert het beheer.” Ook de beveiligingsfunctionaliteit van Riverbed gebruikt Bugaboo niet. “Doordat we met encryptie werken over onze eigen netwerken, is het al veilig genoeg. Het totale traject heeft drie maanden geduurd. Dat is deels te danken aan de zeer snelle implementatie – die kostte drie tot vier dagen in totaal voor alle locaties. Maar er kon ook zoveel snelheid gemaakt worden door de cultuur van Bugaboo. Groen: “Wij zagen een noodzaak waar een oplossing voor bedacht moest worden. De lijnen zijn hier heel kort, waardoor er snel beslissingen genomen kunnen worden. We hebben er een goede businesscase voor gemaakt. Daarin volstonden de frustraties en het tijdverlies bij de medewerkers omdat ze moesten wachten op data. ICT is een strategisch aandachtspunt voor het management. Bij ICT is het niet altijd hét antwoord om techniek binnen te halen. Het is mensenwerk. Wij zijn een mensenbedrijf.”