Gemeente Oss pionier bij digitalisering archief
Bij het hele proces speelt de kwaliteit een zeer grote rol; de vereisten zijn vastgelegd in een uitgebreid Handboek Digitalisering. “Vooral de kwaliteit van de scans is belangrijk. De stukken moeten met een voldoende hoge resolutie worden gescand. Wat dat betreft laten we ons leiden door de Quality Index (QI), een berekende waarde die de leesbaarheid van reproducties aangeeft”, zegt drs. Paul Huismans van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). Het BHIC is ontstaan uit een fusie van het voormalige Rijksarchief en twee streekarchieven. De instantie heeft het formele beheer over de archiefstukken van een aantal gemeenten, waaronder Oss.
De QI wordt berekend vanaf de maat van de kleinste letters die in een document voorkomen. De hoogte van de onderkastletter is daarbij bepalend. In de praktijk wordt gebruikgemaakt van een scanresolutie van 300 dpi. “Dan zijn letters met een hoogte van 1,5 millimeter nog goed te lezen”, zegt Berry Hermsen, projectleider ICT van de gemeente Oss.
Het systeem wordt gebruikt voor het scannen van ingekomen documenten, zoals bouwaanvragen en bezwaarschriften in het kader van de WOZ (de onroerendezaakbelasting). “De documenten blijven na het scannen nog een week of zes in papieren vorm beschikbaar. In die tijd hebben de ambtenaren de mogelijkheid om een herscan aan te vragen als een document niet leesbaar is. Na die periode worden de papieren vernietigd”, zegt Hermsen. De gemeente maakt gebruik van scanners met sensoren, die alarm slaan als het papier te dik is. Hermsen: “Dat kan betekenen dat er twee vellen aan elkaar zijn blijven kleven, zodat degene die scant dat kan corrigeren. Of het gaat om een enveloppe en dan hoeft er niets te gebeuren.”
Door het DMS zijn de werkprocessen binnen de gemeente Oss iets veranderd. “Ambtenaren hebben daaraan moeten wennen. Het was niet meer mogelijk om eigen aantekeningen te maken op dossiers, of een map nog eens rustig op het bureau door te bladeren. Maar dat is maar een klein ongemakje. Het nieuwe systeem biedt mogelijkheden, zoals een geheel digitale collegevergadering. Ook is precies bekend waar een document zich bevindt en welke bewerkingen het inmiddels heeft ondergaan. Als er nu iemand belt met de mededeling dat zijn factuur nog niet is betaald, kunnen we in een mum van tijd uitzoeken hoe dat zit”, zegt Anton van der Meulen, kwaliteitsmedewerker DIV van de gemeente Oss.
De deelnemers aan de vergadering van de welstandscommissie hoeven geen stukken meer mee te zeulen, alles is digitaal beschikbaar. Het systeem kan ook, door gebruik van een A0-scanner, overweg met zeer grote originelen, waaronder bouwtekeningen. Hermsen: “De vergaderingen van de commissie zijn daardoor ook veranderd. De informatie wordt met een beamer geprojecteerd op een scherm, iedereen kan zijn zegje doen en na afloop kan een bevoegde gebruiker zijn goedkeuring elektronisch aan de documenten hangen. Dit blijkt een stuk efficiënter te werken dan voorheen.”
De gescande documenten worden opgeslagen als pdf-bestanden, zodat de inhoud niet meer gewijzigd kan worden. Dat heeft wel gevolgen voor de benodigde opslagruimte. “Sinds het project in april 2006 van start ging, hebben we ruim 160.000 documenten gescand en die zijn goed voor een datahoeveelheid van 500 GB”, zegt ing. Don Salimans, technisch systeembeheerder Automatisering van de gemeente Oss. Sinds de gemeente ruim twee jaar geleden overstapte op een SAN, is de totale hoeveelheid opgeslagen gegevens 2,3 terabyte.
Het DMS neemt dus een aanzienlijk deel van de opslagruimte voor zijn rekening. Van de gegevens wordt dagelijks een back-up gemaakt, een klus die meer dan 14 uur in beslag neemt. “We schrijven de gegevens naar tape en bij de scans hebben we een kunstgreep moeten toepassen. Het gaat namelijk om kleine files en als je Windows zijn gang laat gaan, dan wordt de tapedrive voor ieder bestand opnieuw gestart. Een bokkende tapedrive zou het gevolg zijn, en dat houdt hij echt geen maand vol. We hebben daarom een streamingroutine gemaakt, die de gegevens in een continue stroom naar de tape stuurt. Ook hebben we speciaal langzame drives gekocht, om te voorkomen dat de hardware zelf besluit om uit te schakelen”, zegt Salimans.
Bij het eventueel terugzetten van gegevens dient nog wel een extra controle plaats te vinden. Bepaalde documenten moeten namelijk volgens de wet verplicht vernietigd worden na een bepaalde periode. Staat zo’n document in de back-up, dan zou het weer teruggehaald kunnen worden en dat is niet de bedoeling. “Voor het opnieuw vernietigen van die documenten is een procedure opgesteld”, aldus Huismans.Een van de twee scanstations die bij de gemeente Oss in gebruik zijn voor het digitaliseren van ingekomen documenten.