Documentmanagement langzaam in opkomst in Nederland

Dat betekent dat er per vestiging dagelijks gemiddeld 100 papieren en 300 digitale documenten binnenkomen.
Het omgaan met deze documentstromen vraagt om strategisch nadenken over informatie- en documentatiemanagement. Hiervoor zijn inmiddels Document Management Systemen (DMS) in gebruik. Daarboven zijn er Enterprise Content Management-systemen (ECM) die als een paraplu over alle systemen heen voorzien in het zoeken naar en tijdig beschikbaar hebben van informatie.
Momenteel heeft een op de zes bedrijven een DMS en een op de zeventien bedrijven werkt met een ECM. Daarbij lopen de grote bedrijven met 200 of meer medewerkers uiteraard voorop. Ook blijkt dat inrichting en beheer van DMS en ECM nog voornamelijk als een interne activiteit wordt beschouwd. Iets meer dan een op de tien ondervraagde bedrijven heeft plannen om deze activiteiten (gedeeltelijk) te outsourcen.


Waar je licht opsteken?
DMS en ECM zijn in de visie van afnemers vooralsnog het domein van in de materie gespecialiseerde bedrijven. Opvallend is dat leveranciers van printers en kopieerapparatuur niet als specialist worden gezien.


Welke leverancier?
In de rij van bedrijven die worden genoemd als leverancier van een ECM bestaat de helft uit partijen die niet op een grote algemene naamsbekendheid kunnen bogen.


DMS outsourcen?
Bijna negen van de tien ondervraagde bedrijven zien outsourcen van hun DMS niet als optie. Vier op de tien zijn er zelfs negatief over.


Beoordeling leverancier
Bedrijven die een DMS of een ECM hebben, geven hun leverancier de meeste waardering om zijn kennis van de branche of van de business waar men actief is.


Wie beslist?
Waar invoering van systemen voor documentmanagement aan de orde is, hakt de directie in veruit de meeste gevallen de knoop door. Slechts bij een op de vijf bedrijven beslist het IT-management.


Gebruik van ECM
Waar men gebruikmaakt van systemen voor documentbeheer gaat het veelal om een zogeheten DMS. Een ECM is bij de meeste bedrijven nog niet binnen de horizon. Ook zijn het vooral de grote bedrijven waar men met een DMS werkt.


Waarom een DMS of ECM?
De belangrijkste doelstellingen bij invoering van een DMS/ECM, gewaardeerd met een schaal van 1 (speelt geen rol) tot 5 (doorslaggevend).