NL: Het Nederlandse Bedrijfnieuws: Creep moet je niet bestrijden, maar managen

Het begin dit jaar gestartte adviesbureau BlinkLane komt echter met een opmerkelijk antwoord op de creepproblematiek: ga er niet tegenin, maar accepteer het verschijnsel, manage het en maak het productief. Het klinkt een beetje als Oosterse vechtsport, al het komt niet uit China maar uit Australië. Daar werd het, in de staat Victoria, ontwikkeld onder de naam SouthernScope. De Finse functiepuntanalyseclub Fisma pikte het op en gaf er onder de naam Northern­Scope een Europese draai aan.
De Australische en Finse voorstanders van de methodiek schermen met indrukwekkende resultaten. SouthernScope-projecten in de staat Victoria werden afgerond met gemiddeld tien procent kostenoverschrijding, terwijl vergelijkbare projecten op de gebruikelijke ‘fixed price/fixed date’-basis gemiddeld tachtig procent boven de begroting uitkwamen. De Finse ervaringen zijn nog iets positiever: de helft van de projecten wordt afgerond tegen kosten die niet meer dan drie procent van de begroting afwijken.
Een belangrijk kenmerk van NorthernScope is dat een zekere souplesse in de omgang met veranderende inzichten in de gewenste functionaliteit bewust wordt gefaciliteerd. Aanbesteding vindt plaats op basis van een globale omschrijving van het gewenste product en een prijsopgave in termen van kosten per functiepunt [een functiepunt is een maat voor de hoeveelheid functionaliteit van een applicatie, vergelijkbaar met een kubieke meter in de bouw]. Daarnaast wordt aan de projectbezetting een extra rol toegevoegd in de persoon van een scopemanager, die de detaillering en voortschrijdende bijstelling van de project­scope in goede banen leidt.

Discrepanties
Een soepeler omgang met de systeemspecificaties heeft als onmiddellijk voordeel dat de requirementsfase en de aanbesteding sneller en goedkoper uitpakken dan gebruikelijk. Deze fasen zijn als regel, al voor dat er ook maar een regelcode is geprogrammeerd, al goed voor zo’n procent of veertig van de totale projectkosten. Besparing hierop alleen al is dus al snel interessant, maar de echte verdiensten van NorthernScope komen in de loop van de zogeheten deliveryfase, waarbij het feitelijke programmeren plaatsvindt.
Het achterwege blijven van rigide requirements en ‘fixed price/fixed date’-afspraken maakt tijdens de deliveryfase een cyclische afstemming tussen opdrachtgever en ontwikkelaars nodig: de opdrachtgever kijkt doorlopend mee met de programmeurs en de programmeurs denken doorlopend mee met de opdrachtgever. Daardoor worden discrepanties tussen de feitelijke ontwikkeling en de verwachtingen bij de gebruikers sneller gesignaleerd en in overleg met de scopemanager ondervangen. Deze cycliciteit in de systeemontwikkeling voorkomt het in fixed price gebruikelijke ritueel van eerst iets maken wat ‘het niet is’, om het vervolgens weg te gooien, of erger nog, aan te passen (wat dikwijls verleidelijk is maar in feite de kans op fouten en inefficiënties verder vergroot).

Houding
Volgens Ralph Hofman introduceert het over de over de looptijd van het project ‘uitsmeren van het specificatieproces’ een mechanisme dat zowel de leverancier als de opdrachtgever scherp houdt: “Gewoonlijk wordt bij afsluiting van de requirementsfase de inbreng van de opdrachtgever opgeschort tot het moment van de acceptatietest. Dat is enorm riskant. Bij NorthernScope is er ook in de deliveryfase voortdurend uitwisseling tussen partijen, waardoor er minder misgaat en de relatie tussen opdrachtgever en leverancier ook beter blijft. Bij ‘fixed price/fixed date’-projecten zie je vaak irritaties ontstaan, waarbij de leverancier een houding aanneemt van ‘wij maken wat er wordt gevraagd, ook hebben we er sterk onze vraagtekens bij’.”
Hofman is partner bij het begin dit jaar gestarte IT-advies bedrijf BlinkLane, dat zich richt op het optimaliseren van de waardeketen rond IT, oftewel het oliën van de samenwerking tussen afdelingen die IT-wensen hebben en de mensen die die wensen zouden moeten vervullen. Op dit moment is BlinkLane waarschijnlijk nog het enige bedrijf buiten Finland dat op enige NorthernScope-kennis van praktische betekenis kan bogen. Maar het is niet van plan zichzelf erg lang te verwennen met dit monopolie. In november maand verzorgt het bedrijf een eerste opleiding voor een groep van twaalf scopemanagers, afkomstig van andere adviesbedrijven, opdrachtorganisaties en enkele IT-bedrijven die kennelijk graag van de hoed en de rand weten. De cursus mondt uit in een door de European Certification Association bekrachtigd diploma.