Office 2007: totaal anders

Microsoft hoopt natuurlijk dat Office en Vista gelijktijdig worden aangeschaft, maar veel bedrijven hebben al te kennen gegeven dat ze willen wachten met de aanschaf van Vista totdat er budget voor is en ten minste een ServicePack 1 is verschenen die de ergste foutjes heeft weggewerkt. Sommige bedrijven wachten om die reden ook met Office 2007. En er is waarschijnlijk nog iets dat sommige bedrijven tegenhoudt: Office 2007 is met een compleet nieuwe menustructuur en taakbalken zo veranderd dat oude gebruikers in het begin gedesoriënteerd zullen raken en tijd nodig hebben om te wennen.
Office 2007 markeert in dat opzicht een breuk met het verleden: de vertrouwde programmaonderdelen zijn weliswaar gebleven – die zijn sneller en stabieler, en ook nog eens beter zichtbaar dankzij een nieuw kleurenschema - maar de gebruikerservaring zal een andere zijn. In een speciale werkbalk, de ribbon, worden de functies getoond die op dat moment relevant zijn. Balken en menu’s die er niet te doen blijven verborgen. Hiermee moet het bezwaar van de complexiteit van oudere Office-versies worden weggenomen, maar tegelijkertijd werpt dit soort veranderingen ook weer barrières op voor mensen die de oude Office gewend zijn. Overigens beweert Microsoft zelf dat de nieuwe Office nauwelijks scholing vergt, maar gebruikers melden nu al in forums op internet dat de gebruikersomgeving “een complete schok is als je het nog nooit eerder hebt gebruikt.”
Hoewel Office in verschillende uitvoeringen wordt geleverd, zijn belangrijke onderdelen toegevoegd, bijvoorbeeld Groove 2007, dat het samenwerken in projectteams moet vereenvoudigen. Daarnaast is er een nauwe aansluiting mogelijk op SharePoint Server 2007, die kenniswerkers in staat stelt om informatie te delen.
Onder de motorkap is er ook het nodige veranderd. Voor het eerst worden Office-documenten standaard in het zogenoemde XML formaat bewaard. Dit biedt organisaties de mogelijkheid om bedrijfseigen XML-gegevens te integreren in documenten. Het bestandsformaat zelf wordt er minder groot door: het scheelt ongeveer de helft. Een Word-bestand (DOC) van 25 Kb is in het DOCX-formaat circa 12 kb. Toch moeten hier geen wonderen van worden verwacht. De ‘winst’ bedraagt immers maar enkele kilobytes, en met de tegenwoordige capaciteit van harde schijven zal het weinig uitmaken. Bovendien zal het traditionele DOC formaat nog het meest worden gebruikt. Microsoft heeft al wel een zogenoemd ‘compatibiliteitspack’ ontwikkeld voor de bestandsformaten van Office 2007 die de uitwisseling van bestanden tussen verschillende versies van Office vereenvoudigt. Na het updaten van Office XP en 2003 kunnen bestanden van Office 2007 in oudere versies van Office worden gelezen en bewerkt.
Microsoft Office 2007 biedt dankzij een plug-in ook ondersteuning voor het open document format (ODF), nadat onderhandelingen met Adobe over een licentie voor PDF waren stukgelopen.
MS Office heeft in de loop der jaren steeds meer concurrentie gekregen, onder meer van OpenOffice. Maar bij MS Office ligt de klemtoon de laatste jaren veel meer op team- en bedrijfsproductiviteit. Daarmee dreigt overigens wel een tweedeling in de markt: het toch al niet goedkope Office zal steeds vaker door bedrijven worden gebruikt, terwijl individuele gebruikers ongetwijfeld op zoek zullen gaan naar goedkope of gratis alternatieven.