Office krijgt groupware-trekjes
Het zou nog tot eind 1989 duren voordat Lotus Development, groot geworden met het spreadsheetpakket 1-2-3, release 1.0 van Notes op de markt bracht. Met de overname van Lotus in 1995 kwam Notes, dat toen zo’n honderd miljoen eindgebruikers telde, in handen van IBM. Teleurgesteld Twee jaar later verliet een teleurgestelde Ozzie het nieuwe moederbedrijf. Hij vond dat IBM de verdere ontwikkeling van Notes liet versloffen en besloot een eigen bedrijf op te richten om een nieuw, beter product voor samenwerking (‘collaboration’) te ontwikkelen. Zo werd in 1997 Groove Networks geboren. Notes was in twee belangrijke opzichten niet meer bij de tijd, meende Ozzie. Ten eerste was de wereld sinds medio jaren tachtig veranderd. Werknemers wilden niet meer alleen intern, maar ook met mensen buiten de eigen organisatie kunnen samenwerken. Dat was met Notes niet makkelijk te realiseren. In de tweede plaats was het met het IBM/Lotus-product uiterst kostbaar een nieuwe Notes-database te creëren. Beheer bleek de achilleshiel van Notes, dat was ontworpen voor relatief kleine werkgroepen. Ozzie had niet voorzien dat ondernemingen als General Motors, met 400.000 gebruikers, het product zouden omarmen. Voorzieningen voor het beheer van dergelijke aantallen gebruikers werden als gedachte achteraf toegevoegd, met twijfelachtig succes. IBM zag het verbeteren van Notes niet als prioriteit, vertelt David Scult, general manager van Groove. In het eerste jaar na de acquisitie namen 28 van de 32 account managers de benen. "IBM had een concurrerend product in de vorm van Websphere. Ze probeerden Notes tot drie keer toe de nek om te draaien. Het motto was niet: ‘Laten we wat Ray heeft gebouwd uitbreiden’, maar: ‘Laten we de klanten pakken en Websphere promoten’." Dat neemt niet weg dat Notes nog springlevend is en inmiddels versie 7.0 heeft bereikt. IBM ontvouwde in juni een routekaart voor de verdere ontwikkeling onder de codenaam Hannover. Virtual Office Met Groove Networks greep Ozzie de kans om zijn ideeën voor samenwerking opnieuw vorm te geven. Dat leidde in april 2001 tot de eerste versie van Workspace - inmiddels omgedoopt in Virtual Office - waarmee leden van ad hoc-werkgroepen via beveiligde internetverbindingen documenten met elkaar kunnen delen. Gebruikers kunnen ook via instant messaging met elkaar communiceren. De software van Groove maakt gebruik van peer-to-peer (P2P) technologie; in tegenstelling tot Notes is geen centrale server nodig. Bestanden worden automatisch gesynchroniseerd waarbij alleen wijzigingen worden verstuurd, zodat zuinig met bandbreedte wordt omgesprongen. Scult: "Groove overschrijdt grenzen tussen organisaties. Je kunt de software downloaden en binnen enkele minuten met iemand samenwerken. Daarna kun je naar behoefte anderen uitnodigen mee te doen." De IT-afdeling komt er alleen aan te pas als eindgebruikers niet zelfstandig software mogen installeren. Ook een beheerde omgeving is mogelijk. De Amerikaanse supermarktketen Wal-Mart heeft het installeren en updaten van Groove centraal geregeld. Tot de gebruikers van Virtual Office behoren instellingen in de publieke sector, zoals het Amerikaanse ministerie voor Homeland Security. Een tweede groep gebruikers is te vinden in het midden- en kleinbedrijf. Dat kunnen hele kleintjes zijn, zoals Toucan Navigate, een virtueel bedrijfje met medewerkers in de VS, Engeland en Nederland. Pas na anderhalf jaar virtueel te hebben samengewerkt, ontmoetten de drie oprichters elkaar voor het eerst lijfelijk. Toucan levert een applicatie voor ‘collaborative GIS mapping’: basiskaarten die via Groove van extra informatielagen worden voorzien. Groove wist ook grote ondernemingen als Boeing, Capgemini, Chevron/Texaco, Dell, HP, Pricewaterhousecoopers en Unilever voor zijn software te interesseren. En niet te vergeten Microsoft, dat eerst een minderheidsbelang nam en Groove in april van dit jaar volledig overnam. Sindsdien is het 180 medewerkers tellende bedrijf, nog steeds geleid door Ray Ozzie, een zelfstandige dochter binnen de bedrijfseenheid Information Worker van Microsoft. Vooralsnog blijft Groove de verkopen van zijn producten in eigen beheer houden, onder meer via zijn eigen webwinkel. Microsoft is van plan de technologie van Groove op te nemen in een versie van Office 12 voor grote ondernemingen, aldus Dave Scult. Daarnaast komt er een los verkochte versie van Groove 4.0 die voornamelijk is gericht op het MKB en op individuele gebruikers.