SAP wordt strenger bij ophalen licentievergoeding

Blakes woede is gewekt door de ervaring van enkele klanten van zijn bedrijf in sourcingadviezen en inkoopbegeleiding. Drie van zijn klanten kregen de afgelopen maanden rekeningen van SAP voor wat wel aangeduid wordt als 'indirect gebruik'. Daarbij ging het niet om klein bier. UpperEdges klanten waren 3 tot 6 miljoen dollar extra kwijt.

Vooropgesteld: Blake vindt het volslagen terecht dat SAP betaling verlangt voor gebruik van de softwarefunctionaliteit die het levert. Het probleem is echter, stelt Blake, dat SAP de laatste tijd de grenzen opzoekt van wat gebruik mag heten.

Betalen voor het gebruik van je eigen gegevens

De voorbeelden waar Blake zich op het UpperEdge blog met name over opwindt draaien allemaal rond de vraag, wat je mag doen met de gegevens die zijn opgeslagen in de SAP-applicaties. Zo signaleert Blake dat SAP het uitlezen van data uit zijn Business Warehouse voor analyse in andere BI-toepassingen als indirect gebruik karakteriseert. Als die data uitgelezen worden door een gebruiker zonder licentie, is men volgens SAP in overtreding. Hetzelfde geldt voor het invoeren van bestellingsgegevens via een oude applicatie die na de introductie van SAP alleen nog als front-end wordt gebruikt en het checken van orderregels en klantgegevens via een non-SAP-applicatie zonder dat er wijzigingen in die gegevens worden aangebracht. Het meest uitzonderlijke scenario waarin SAP volgens Blake de aanwezigheid van een licentie eist, is het geval van de medewerker die niet met SAP werkt, maar van een collega in de vorm van een Excel-bestand gegevens krijgt die aan een SAP-applicatie zijn onttrokken.

In alle gevallen heeft de klant al betaald om de gegevens te creëren en op te slaan in SAP. Maar nu vraagt SAP extra licenties als klanten hun eigen gegevens naar een andere applicatie willen overhevelen. SAP claimt, met andere woorden, exclusieve rechten op de gegevens van zijn klanten, kritiseert Blake.

Ruime definitie van gebruik geeft SAP ruim baan

Klanten kunnen zich daar moeilijk tegen verweren. Dat komt door de vage, bijna alomvattende definitie van 'gebruik' die in SAP's licentievoorwaarden is opgenomen. 'Gebruik betekent het activeren van de verwerkingsmogelijkheden van de Software, het laden, uitvoeren, benaderen, inzetten van de Software, of het tonen van informatie die het resultaat is van dergelijke mogelijkheden', heet het daar. "Achteraf gezien zullen de meesten van u waarschijnlijk denken: hebben we echt ingestemd met zo'n brede definitie?", zegt Blake.

Maar door het tekenen van de koopovereenkomst, zit men wel aan die ruime definitie vast. Klanten kunnen zich daarom beter voorbereiden op een onprettige verrassing. En men kan natuurlijk maar beter ook argumenten verzamelen om in de discussie met SAP de schade te beperken. Blake noemt als mogelijkheden:

• Stel vast hoeveel kans je maakt om in een hinderlaag te vallen - door in kaart te brengen hoeveel bij SAP besteed is aan licenties en onderhoud sinds het begin van de relatie, en vooral ook de laatste drie jaar; hoe groter die bedragen, hoe kleiner het risico.
• Lees je licentie-overeenkomst grondig door en vraag advies van een expert - om vast te stellen waar je risico's loopt.
• Inventariseer de applicatie-omgeving - om in kaart te brengen waar via interfaces naar SAP-systemen in huis en bij zakenpartners problemen met 'indirect gebruik' kunnen ontstaan.
• Kwantificeer en doorgrond de mogelijke gevolgen - door aan de hand van de geïdentificeerde probleemkoppelingen, SAP's prijslijst en de kortingen die eventueel in het verleden bedongen zijn, een prijskaartje aan een mogelijke claim van SAP te hangen.
• Communiceer de mogelijke gevolgen naar de rest van het bedrijf - zodat directie en medewerkers weten wat er op ze afkomt, en de medewerkers ook bewust worden van het feit dat die handige koppelingen met het SAP-systeem extra kosten kunnen uitlokken.
• Ontwerp een plan om de gevolgen te beperken - door te beoordelen hoe goed de relatie met SAP is, in kaart te brengen waar je onderhandelingspotentieel hebt met SAP, en te bekijken of er technische oplossingen zijn om het indirect gebruik te vermijden.

SAP is geen uitzondering

En als men daar toch mee bezig is, kan men die exercitie net zo goed ook voor andere softwareleveranciers uitvoeren, stelt Blake. Hij concentreert zich momenteel op SAP omdat dat een beleid ingezet lijkt te hebben om extra inkomsten te genereren door de licentievoorwaarden strikter toe te passen. Maar SAP is wat het hanteren van ruime definities betreft geen uitzondering. Men kan zo maar door een andere leverancier op een vergelijkbare koude kermis getrakteerd worden, waarschuwt Blake.

SAP heeft niet gereageerd op de kritiek van Blake.