Valkuilen IT-outsourcing

Meer dan de helft van de respondenten antwoordt dit jaar dat er waarschijnlijk nog meer IT zal worden overgedragen aan externe dienstverleners. De hoofdredenen om te gaan outsourcen zijn: focus op kernactiviteiten, terugdringen van IT-kosten en verbetering van de IT-ondersteuning.

Tegelijkertijd blijkt uit het onderzoek dat het aantal bedrijven dat juist gas wil terugnemen of aarzelt, ook toeneemt.

Die aarzeling is niet onbegrijpelijk. IT-outsourcing blijft complex. Ook vanuit juridisch oogpunt. Dit bleek dit jaar bijvoorbeeld uit het schandaal in Zweden. Het Zweedse Transport Agentschap outsourcete in 2015 het beheer van zijn IT-systemen aan IBM. IBM legde het beheer vervolgens in handen van medewerkers in Oost-Europa. Met dit contract schond het agentschap Zweedse beveiligings- en privacywetten. De twee verantwoordelijke ministers hebben naar aanleiding hiervan hun ontslag ingediend.

Pitfalls

Onvoldoende oog voor (de complexiteit van) toepasselijke wet- en regelgeving is één voorbeeld van een juridische pitfall bij outsourcing. Daarnaast ontbreekt bij uitbesteders vaak een feitelijk beeld van de scope. Wat wil je precies uitbesteden? Dit is immers de kern van de outsourcingsovereenkomst. Zonder een feitelijk beeld van de scope is goede onderhandeling over de prijs en oplevertermijn niet mogelijk, hetgeen vaak leidt tot langdurige onderhandelingen, die er uiteindelijk op neerkomen dat een dienstverlener gedwongen wordt om (als gevolg van de onduidelijke scope) te veel marge in te bouwen.

Iedere outsourcing valt of staat met teamwork

Voorts gebeurt het nog steeds regelmatig dat niet alle disciplines/stakeholders (zoals HR, finance en legal) op tijd bij het proces worden betrokken. Dit terwijl iedere outsourcing valt of staat met teamwork dat wordt geleverd. Zo zal vanuit HR moeten worden aangegeven of er sprake is van een overgang van onderneming, als gevolg waarvan werknemers van rechtswege in dienst komen van de dienstverlener.

Onvoldoende oog voor eventuele beperkingen in licentievoorwaarden is een andere bekende juridische pitfall. In licentievoorwaarden van softwareleveranciers zijn immers vaak beperkingen opgenomen die outsourcing niet toestaan. Handelen in strijd met deze voorwaarden kan bedrijven duur komen te staan.

Vertrouwen

Bij het onderhandelen over en vastleggen van de afspraken zijn vertrouwen en begrip van elkaars positie en belangen nodig. Zo is het voor de outsourcende partij van belang dat de diensten mee moeten kunnen groeien met haar bedrijfsvoering. Er zullen dan ook changeprocedures overeengekomen moeten worden. Ook voor de dienstverlener is flexibiliteit van belang, nu hij de mogelijkheid moet hebben om de overeengekomen dienstverlening te kunnen aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen in de techniek. De outsourcende partij zal zich bij de onderhandelingen bovendien moeten realiseren dat zij bedrogen uit kan komen als zij een contract aangaat waar geen of weinig marge in zit. De dienstverlener zal begrijpelijkerwijs tijdens de uitvoering van het contract alsnog op zoek gaan naar (meer) marge.

Door schaal meer kwaliteit tegen lagere kosten

De voordelen van outsourcing kunnen groot zijn. Door outsourcing kun je focussen op waar je sterk in bent en ondersteunende taken, zoals IT, overdragen aan partijen die dáár sterk in zijn en ook schaal in hebben. Door die schaal kunnen deze partijen meer kwaliteit leveren tegen lagere kosten. Het is dus zaak om een outsourcing goed voor te bereiden en alert te zijn op de valkuilen, zodat de voordelen van outsourcing verzilverd kunnen worden.