Vertrouwen vastleggen in contract?

Wie een contract tussen IT-leverancier en klant zo ziet, dus als een noodzakelijk kwaad om te voorkomen dat de ander afspraken schendt, mist echter een hele mooie kans. Als een contract op de juiste manier wordt opgesteld, kan het juist zorgen voor een betere relatie tussen beide partijen - inclusief een hogere mate van vertrouwen dan wanneer een contract ontbreekt of is afgedaan als verplichting.

De praktijk

Laten we eerst een beeld schetsen van hoe contracten in de praktijk vaak tot stand komen (of juist niet). Bij de start zijn IT-leverancier en afnemer in juichstemming. Helaas komen veel IT-trajecten na verloop van tijd onder druk te staan door een mismatch in de wederzijdse verwachtingen. In het meest gunstige geval is er nog ruimte voor een gesprek, dat vaak leidt tot een (noodgedwongen) extra investering in tijd en geld voor de IT-dienstverlener. Soms blijkt het stadium van praten al voorbij en wordt mediation ingeschakeld, of komt het geschil zelfs voor de rechter.

De vraag die in dit soort situaties vaak wordt gesteld, is hoe het toch uiteindelijk zo ver heeft kunnen komen. Dat is vaak een kwestie van haast, of in het meest gunstige geval een doorgeslagen mate van enthousiasme; de deal is binnen, alle direct betrokkenen van beide partijen zijn positief en iedereen wil zo snel mogelijk beginnen. Hoezo, een contract opstellen? Dat is toch alleen maar interessant voor juristen? En een contract opstellen kost tijd, in onze offerte staat toch wat we gaan doen? Bovendien, wat heeft dat nu nog voor zin, we zijn vorige week al met het project gestart?

Geen drempel

Om toch deze mismatch te voorkomen is het belangrijk om bij de start van de IT-dienstverlening de contractfase niet als drempel te beschouwen of zelfs over te slaan. Als IT-leverancier heb je te maken met meerdere betrokkenen aan de zijde van de afnemer. Primair is dat de afdeling die daadwerkelijk behoefte heeft aan de IT-oplossing. Maar ook medewerkers van de afdelingen inkoop, juridische zaken en financiën zijn (in)direct bij de dienstverlening betrokken. En voor een succesvolle IT-dienstverlening is het voor de leverancier van belang te begrijpen welke doelstellingen die diverse stakeholders willen bereiken en wat zij van de leverancier verwachten.

Een goed middel om de verwachtingen van de afnemer en haar doelstellingen vast te leggen is door een passend contract op te stellen. Hoewel het soms lijkt dat passend bij voorkeur wordt uitgelegd als maximaal één A4’tje. Het is echter van belang de ruimte te nemen om in heldere bewoordingen de overwegingen van het contract te beschrijven.

Het is handig om uit te kunnen leggen waarom je de samenwerking aangaat. Als je dat niet lukt bij je collega’s is dat lastig. Wordt een geschil voor de rechter gelegd, dan is een slechte uitleg ronduit dramatisch.

Samenwerken met je vijand

Met een goed contract is het zelfs mogelijk met je vijand samen te werken - zolang je maar onderkent dat je als organisatie tegengestelde belangen hebt. Samsung en Apple willen graag hun eigen merk smartphone verkopen en zijn in dat opzicht keiharde concurrenten. Toch is Apple ook een afnemer van Samsung-schermen voor de iPhone. Naast de commerciële aspecten vergt dit strakke, juridische afspraken op onder andere geheimhouding en intellectueel eigendom.

Door tijd te investeren in een contract leg je de basis voor een langdurige samenwerking. Het vereist vakmanschap om tussen commerciële belangen en juridische aspecten het juiste evenwicht aan te brengen. Dit wordt door steeds meer IT-organisaties en afnemers onderkend en om hier invulling aan te geven besluiten zij contractmanagement binnen hun organisatie in te richten. De contractmanager zorgt zowel bij de totstandkoming van het contract als gedurende de contractperiode dat het juiste evenwicht wordt bewaakt. Dit zorgt voor rust en zekerheid in de zakelijke relatie en leidt ertoe dat vertrouwen en contracteren een samenhangend geheel vormen.

Het is dus niet het dicht timmeren van wat wel en wat niet mag en moet waarom een contract belangrijk is in een zakelijke relatie; minstens zo relevant is het om helder naar elkaar uit te spreken wat de verwachtingen zijn. En die verwachtingen ook met elkaar op regelmatige basis te evalueren en waar nodig bij te stellen. Als je die stap niet overslaat, dan kan dat in de loop der tijd een hoop ellende besparen.