14 tips voor een chaosvrije videovergadering

De corona-pandemie kan wel eens gaan zorgen voor de grote doorbraak van videovergaderen. Voor veel mensen is deze manier van overleggen al jaren dagelijkse praktijk, maar dat geldt lang niet voor iedereen. Videovergaderen is nu opeens vrijwel onontkoombaar voor iedere thuiswerker die contact moet onderhouden met collega's en leidinggevenden. Dat bleek wel uit de gebruikscijfers van belangrijke videovergaderplatforms zoals Microsoft Teams en Zoom.

Videovergaderen heeft ten opzichte van telefoneren als groot voordeel dat de non-verbale communicatie doorkomt. Lichaamstaal spreekt vaak boekdelen. Maar hoe groter de groep is waarmee wordt overlegd, hoe lastiger videovergaderen wordt. In veel gevallen ondersteunt de software niet meer beelden dan van vier of zes deelnemers. Wie spreekt is in beeld; de anderen worden gerepresenteerd door een icoon. Dat leidt er toe dat mensen graag in beeld willen blijven.

Iedereen heeft vermoedelijk al eens de chaos meegemaakt die kan ontstaan wanneer verschillende mensen actief aan de discussie willen bijdragen. Het gevaar is ook dat de minder assertieve mensen vergeten worden. Zij zijn letterlijk niet gezien. Maar er zijn meer aandachtspunten. Hieronder een paar belangrijke tips verzameld onder veelgebruikers van videovergaderen.

Voorbereiding:

• Een belangrijke voorwaarde voor een efficiënte en ordentelijk verlopende vergadering is een duidelijke gespreksleider, een voorzitter, vaak degene die de vergadering opzet.
• Wanneer je gaat deelnemen aan een videovergadering test dan de verbinding, software en geluidsinstellingen. Elk platform, tool of pakket voor videovergaderen heeft bij de instellingen een mogelijkheid om de camera en de microfoon te testen. Zorg ervoor dat programma's op de computer die je niet nodig hebt worden gesloten om zoveel mogelijk de capaciteit van de processor en de netwerkverbindingen vrij te maken voor de beeldverbinding. Niets ergerlijker dan stotterend beeld en geluid, of vertraging bij het geven van reacties.
• Moeten de deelnemers een presentatie of documenten zien? Test voor de vergadering of ze snel oproepbaar zijn vanuit de vergadersoftware. Wachten op gezoek naar dat ene bestand is heel irritant voor alle deelnemers.
• Zorg voor een goede verlichting op je gezicht zodat je goed zichtbaar bent. Voorkom een sterke lichtbron of venster achter je in beeld. Gebruik daarvoor de zelfweergave-modus van je gekozen videovergadersoftware.
• Zet de camera op ooghoogte, dus plaats je opengeklapte laptop op een verhoging of in een standaard. Check of je helemaal in beeld bent. Zit niet te dichtbij want dat vervormt het gezicht (dikke neus). Bovendien komt dan qua non-verbale communicatie de nadruk te liggen op gewoontegebaren zoals aan het gezicht of haar zitten, neus ophalen etc. Maar ga ook niet zo ver van de camera afzitten dat je mimiek niet meer te zien is en je verdwijnt in de achtergrond.
• Zorg voor een rustige omgeving en achtergrond. Vermijd videovergaderen in kamer waar zich ook anderen bevinden die niets met de vergadering te maken hebben. Probeer zo veel mogelijk achtergrondgeluiden te dempen, dus muziek uit,  raam naar drukke straat even dicht, deur naar de plek waar kinderen spelen dicht. Ga zo zitten dat er een rustige achtergrond is, of nog mooier vervaag (blur) je achtergrond als de videovergadersoftware die mogelijkheid biedt. Dat voorkomt dat andere deelnemers afgeleid worden.
• Kleed je zoals op een normale werkdag. Toon respect voor je geprekspartners. Hoewel het misschien verleidelijk is op een thuiswerkdag een makkelijk zittende outfit aan te trekken, in een campingsmoking nemen anderen je echt minder serieus.

Tijdens de vergadering

• Zorg dat je op tijd bent. Net als bij een fysieke vergadering is het irritant wanneer je niet op tijd bent. Maar met een videovergadering leidt dat tot meer ergernis.
• Gebruik een headset. De microfoon van de laptop registreert meer geluiden dan alleen jouw stem zoals omgevingsgeluiden en de ventilator van je laptop. Geluid kan gaan rondzingen en bovendien zit je vaak wat verder weg van de microfoon zodat je stemgeluid eerder slecht doorkomt.
• Het gebruik van de oortjes die bij een smartphone geleverd worden, kan al een wereld van verschil maken. Bovendien zijn die minder aanwezig dat een headset met grote dikke oorschelpen.
• Zoals genoemd is een goede voorzitter van cruciaal belang. Anders dan bij een fysieke vergadering is het lastiger te bepalen wanneer je jouw bijdrage aan de discussie kan inbrengen, doordat er net iets meer vertraging is. Dat veroorzaakt al snel tot door elkaar heen praten en - erger nog dan bij fysieke vergaderingen -  leidt dat tot chaotische taferelen.
• Gouden regels: Wanneer je niet aan het woord bent, demp je je microfoon (gebruik de mute-knop) De voorzitter bepaalt wie het woord krijgt. Gebruik handgebaren of liever nog de chatfunctie om de aandacht van de voorzitter te vragen. Activeer allemaal de chatfunctie in beeld om met codes snel aan te kunnen geven wat je wil: t     (Stop de vergadering, ik signaleer technische problemen zoals met geluid of presentatie en kan zo de vergadering niet volgen) i    (Ik wil een nieuw punt brengen) ii   (ik wil reactie geven op net gegeven reactie) +   (ik ben het er mee eens, meer plusjes sterker mee eens) -    (daar ben ik het niet mee eens, meer minnetjes ....) c   (leg dat eens verder uit)

De voorzitter heeft dan de taak nauwgezet de chat te volgen en te zorgen dat iedereen aan het woord komt. De t heeft de hoogste prioriteit. Dan de ii zodat eerst één topic wordt afgehandeld. Zijn de ii behandeld ga je door naar de inbrengers van een i (nieuw topic).

• Houd je volle aandacht bij de vergadering. Vermijd het doen van andere bezigheden tijdens de vergadering. Typen op je laptop geeft storende bijgeluiden. Leg je smartphone weg, dat brengt je niet in de verleiding om notificaties en andere updates te checken (wat ook tijdens fysieke vergaderingen voor verstoringen zorgt).
• Spreek duidelijk en houd je aan de standaardregels voor vergaderen zoals: houd je bijdrage kort en bondig wijd niet uit over details vraag niet de aandacht als je niks nieuws hebt in te brengen (geen herhaling van standpunten)