Geen verhuizing zonder opruimen

Automatiseringsafdelingen laten de systeemomgeving en de gegevensverzamelingen maar wat graag (mee)groeien met de nieuwe vereisten van de onderneming. Iedere keer weer een maatje groter en meer functies. Maar het ordenen en opruimen van de reeds aanwezige informatie is niet hun sterkste kant. Een activiteit die door de explosief groeiende informatiemassa zo nu en dan hard nodig is.

Waarde

Bij een verhuizing worden letterlijk alle kasten en laden opengetrokken en wordt alles wat daarin zit minimaal één keer geanalyseerd. Bij het uitruimen wordt bepaald wat de emotionele of fysieke waarde is en of het behouden moet blijven. Blijft het behouden dan wordt bepaald waar het object in de nieuwe omgeving komt te staan en welke functie het daar krijgt. Objecten die niet op waarde kunnen worden geschat, worden of weggedaan of tijdelijk elders opgeslagen. Bij het uitpakken van de verhuisdozen vindt een tweede waardebepaling plaats. Voldoet het zoals voorgesteld of krijgt het bij nader inzien toch een andere bestemming.

Applicaties

Hoe anders gaat het bij de vernieuwing van applicaties. De selectie van de nieuwe functionaliteit en de daarbij behorende gebruiksmogelijkheden krijgen alle aandacht. De nieuwe technische en functionele vereisten van de onderneming, nu en in de toekomst, moeten perfect ondersteund worden.
Actualisering van de inhoud van de applicatie is daarbij vaak een onderbelicht element. De gestructureerde data worden met de ETL-aanpak (Extractie, Transformatie en Laden) aangepast en overgezet. Schoning en actualisering worden niet tot zelden gedaan.
Ongestuctureerde content in  fileshares, sharepoint sites of ECM-systemen wordt vaak, als een lastminuteprojectactie, één op één overgezet van de oude naar de nieuwe omgeving. Een van de redenen waarom een goede analyse van de betekenis en waarde van deze content achterwege blijft, heeft te maken met het eigenaarschap. Ongestructureerde content wordt doorgaans door medewerkers op zelf te kiezen locaties opgeslagen. Dit met zelfgekozen ontsluitingskenmerken en op basis van een eigen ordening. Is de content oud, zijn medewerkers niet meer in dienst, is de afdeling gereorganiseerd of opgeheven, dan durft niemand zijn vingers te branden aan de opruiming van deze content. Opslagsystemen worden steeds goedkoper dus het as-is overzetten is financieel geen probleem. Een alternatief is het op read-only zetten van de oude verzameling en alleen de echt  gevraagde content on demand overzetten. Als men na verloop van tijd nog weet wat daar staat.

Vertroebelde kwaliteit

Wat bij het as-is overzetten een probleem is, zijn de toegang en het gebruik van de content in de nieuwe omgeving. Nieuwe softwarefuncties komen niet tot hun recht omdat de benodigde registratiekenmerken onvolledig zijn of ontbreken. Het overzetten van dubbele, verouderde of niet meer relevante content vertroebelt de kwaliteit en werkbaarheid van de informatie. De presentatie van relevante objecten betreffende een zaak is onvolledig omdat geen uniforme metadatakenmerken en structuur zijn toegepast. Dit laatste geeft een bottleneck bij de ondersteuning van customerselfservice-applicaties. De klant, als buitenstaander, wil direct de juiste en volledige informatie tot zijn beschikking hebben om te voorkomen dat hij bij het uitvoeren van een transactie  gefrustreerd raakt en afhaakt.

Inrichting

Als een onderneming inzet op de digitalisering van haar processen en klantinteractie en investeert in nieuwe systemen en applicaties (het nieuwe huis), dan zal ook terdege aandacht moeten worden besteed aan de kwaliteit, juistheid en actualiteit van de informatie (de inrichting). Dit vraagt serieuze voorbereiding en projectresources. Met het resultaat, een opgeruimd, geactualiseerd, functioneel ingericht en direct inzetbare informatiehuishouding kan de onderneming weer jaren vooruit.