Gemeenten verplicht om videovergaderingen goed te archiveren

Het is belangrijk dat de zogeheten ‘videotulen’  op de juiste manier worden gearchiveerd, zo stelt De NVVR. Een punt van aandacht is hoe lang de gegevens moeten worden opgeslagen. Gemeenten houden de archiefplicht, ook al wordt de archivering vaak uitbesteed aan de leverancier van het raadsinformatiesysteem.

Na maximaal twintig jaar moeten de beelden verplaatst worden naar de archiefbewaarplaats. ‘Het is belangrijk om te beseffen dat videotulen niet alleen de beelden met geluid zijn, maar ook de verslagen die besproken worden zoals de agenda en de besluitenlijst’, meldt de organisatie.

Metadata

Er moeten volgens de organisatie ook afspraken worden gemaakt  over de intellectuele eigendomsrechten. "Zo voorkom je dat de leverancier opeens kosten vraagt voor het archiveren. Let hierbij ook op dat de videotulen voor burgers toegankelijk moeten zijn." Tot slot bepaald worden welk bestandstype wordt gebruikt om de bestanden op te slaan en moet men zorgen dat de metadata op orde is. Metadata is informatie over de ‘videotulen’ en als data verloren gaat, kan het via metadata misschien nog achterhaald worden.

In een reactie an AG Connect laat een woordvoerder van het Nationaal Archief weten dat videotulen van gemeenten aan decentrale archiefbewaarplaatsen worden overgedragen. Dat moet na twintig jaar gebeurd zijn. In het kader van ‘Archief 2020’, een programma van aantal jaren geleden dat inmiddels is afgerond, is er onder meer door het Nationaal Archief een handreiking gemaakt. Er is een stappenplan geformuleerd waarmee informatieprofessionals binnen de gemeente de duurzame toegankelijkheid van videotulen kunnen aanpakken.