Microsoft Office lonkt naar het web

Sinofsky kwam het Office team in 1994 versterken, en werkte aan zowel Office 95 als Office 97. "Heel veel mensen beweren dat er sinds die tijd niet veel is veranderd. Men vond Office eigenlijk wel af. Het gros van de gebruikers zou aan vijf procent van de functies genoeg hebben. We hebben door de jaren heen kennelijk niet duidelijk gecommuniceerd wat de werkelijke toevoegingen waren." Toegegeven: Office is allang niet meer het pakket met Excel, Word, PowerPoint en Outlook. Er verschijnen in februari niet minder dan zeven versies van Office, en daarin zit ook Groove bij, het programma waarbij collega’s in ‘virtuele werkruimtes’ aan hetzelfde project kunnen werken. Tien jaar geleden was het vergelijkbare Lotus Notes - waaruit Groove is voortgekomen - nog een geduchte concurrent van Office, maar toen was Microsoft nog nauwelijks op stoom met zijn serverapplicaties en had het ook nog geen antwoord op Notes. Nu dus wel: Wie Groove wil gebruiken moet een Groove server aanschaffen en bij voorkeur ook een SharePoint server, waarmee men documenten tussen kantoormedewerkers kan rouleren. Lange weg Voor projecten heeft Microsoft een Project server, voor portfolio management een Portfolio Server, en voor de verwerking van (online) formulieren InfoPath. Het Office serverpark is in de loop der jaren dusdanig uitgebreid dat het de gebruiker zo langzamerhand moet duizelen. En Microsoft heeft nog een lange weg te gaan, want het aantal Office serverlicenties is - zeker in ons land - nog niet erg groot, al heeft e-office, een Nederlands bedrijf dat werkomgevingen voor professionals ontwikkelt, onlangs voor ICT-dienstverlener AMIS de ‘voorkant’ van zijn digitale werkomgeving ontwikkeld met behulp van SharePoint 2007. Daarmee is AMIS de eerste Nederlandse gebruiker van dit pakket. Slimme technologie Voor de meeste gebruikers geldt dat ze vooral te maken krijgen met veranderingen op de desktop. Microsoft geeft hoog op van de Ribbon, de slimme technologie die het gebruik van werkbalken moet terugdringen. Je zou het een oplossing kunnen noemen voor een probleem dat met iedere nieuwe Office versie nijpender werd: waar laten we de vele knoppen en balken? MS Word 1.0, zo vertelde programmamanager Jensen Harris in Brooklyn, telde slechts twee werkbalken en honderd opdrachten, Office 2003 telde daarentegen 31 werkbalken en 1500 opdrachten. Met Office 2007 wil Microsoft terug naar de eenvoud. De juiste functies komen vanzelf tevoorschijn als men bijvoorbeeld een grafiek bij een document wil voegen. Voor veel gebruikte handelingen is een zwevende werkbalk beschikbaar. Met een schuifbalk onderaan kan de pagina desgewenst worden vergroot en verkleind. Gebruikers zullen ongetwijfeld aan de nieuwe indeling moeten wennen, want een Classic View is niet voorhanden. Ook de functionaliteit van de diverse applicaties is uitgebreid: Outlook 2007 - niet langer standaard verkrijgbaar in de reguliere Office versies - krijgt ondersteuning voor RSS en SMS en heeft er een takenlijst bij gekregen. De integratie met apparaten als de BlackBerry moet ook beter lukken, vooropgesteld dat Exchange Server wordt gebruikt. Excel lijkt beter voorbereid voor de multicore en hyperthreaded chipsets, waardoor grotere rekenbladen ontwikkeld kunnen worden en complexe berekeningen kunnen worden gemaakt. Het interactieve kladblok OneNote, waarmee uiteenlopende gegevens kunnen worden vergaard, wordt voortaan standaard geleverd bij de Enterprise, Home en Student edities. Zoeken in zowel OneNote als Outlook wordt volgens Microsoft straks eenvoudiger omdat Office alle berichten automatisch indexeert. Open XML Toch zitten, afgezien van de gewijzigde gebruikersomgeving, de meeste veranderingen aan de Back Office-kant. Een belangrijke uitzondering is de veelbesproken overgang naar open XML-standaarden en het gebruik van het nieuwe bestandsformaat Open XML, dat het standaard documentformaat in Office moet gaan vervangen. Hierdoor is een nauwere afstemming mogelijk met bedrijfsprocessen die optimaal gebruik maken van de XML taal. De inhoud van Office documenten kan immers beter gedefinieerd worden. Conversiesoftware voor oudere Office versies moet de overgang naar Open XML vereenvoudigen. Over de plannen van na Office 2007 werd in Brooklyn niet gesproken. Maar een ding lijkt duidelijk: Microsoft is stilletjes bezig om Office naar het web te migreren. Met de lancering in maart van Office Live in de Verenigde Staten - de dienst komt ook naar Europa - lijkt een eerste stap gezet in de richting van een virtueel MS Office. Office Live biedt MKB bedrijven een gratis domeinnaam en gratis hosting. Met een Site Designer kan de bedrijfs webplek worden ingericht. Tot zover niets bijzonders. De betaalde versies van Office Live komen echter meer in de richting van het echte Office. Live Collaboration biedt bijvoorbeeld complete intranet mogelijkheden, waarbij Microsoft voor de servers en backoffice zorgt. Dat is ideaal voor ondernemingen die zelf geen servers willen draaien, laat staan het beheer daarvan op zich willen nemen. Volgens Karen Dayan van Microsoft zullen in de loop der tijd steeds meer Office diensten online worden aangeboden. Ook Groove is als webdienst beschikbaar. Wie zelf geen Groove server wil laten draaien, kan dat voor 79 dollar per jaar aan Microsoft uitbesteden. Uit een overzicht van Microsoft blijkt dat ook Outlook, Communicator en Office Project als ‘webdiensten’ beschikbaar komen. De volgende stap is dan al niet ver weg meer: PowerPoint, Word en Excel zullen vermoedelijk ook online gaan, ook al heeft Microsoft nog geen concrete plannen in die richting aangekondigd. Er kan niet al te lang mee worden gewacht: Voordelen Met diensten als Google’s Writely, AjaxWrite en het online rekenblad JotSpot Tracker - al deze diensten zijn al compatibel met Office - is het straks nauwelijks nog noodzakelijk om (veel) software op de pc te installeren. Met de browser kunnen tekstdocumenten, en rekenbladen en PowerPoint presentaties worden gemaakt. Bestanden worden niet meer op de harde schijf, maar veilig op de server bewaard. Voor onderweg, als er even geen verbinding is, zou men met een browser plug in Office documenten kunnen lezen en desgewenst bewerken. Het is voorstelbaar dat Microsoft de basisapplicaties gratis gaat aanbieden, en voor extra functionaliteit abonnementen gaat afsluiten. Voor ondernemingen zou een dergelijke aanpak onmetelijk veel voordelen hebben, die zijn immers in een klap af van installatie- en update zorgen. Een Office 2010 zal er vermoedelijk nog wel komen, maar tegen 2015 zal Office definitief naar het web zijn gemigreerd.