Office: huren of kopen?

Kopen lijkt goedkoper

Maar voor anderen ligt het wat minder helder, met name wanneer ze geen behoefte hebben aan Microsofts e-mailprogramma Outlook. De simpelste versie van Office 2013 - die voor Thuisgebruik en Studenten - kost 139 euro. Daarvoor krijgt men het recht om voor onbepaalde tijd de 2013-versies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote te gebruiken op één pc. De online tegenhanger ervan, Office 365 voor Thuisgebruik Premium - kost 99 euro per jaar of 10 euro per maand - vooruit te voldoen. Bij het begin van het tweede jaar c.q. de 15e maand is de online-versie dus duurder dan de basisuitvoering van Office.

Online variant biedt extra's

Daar staat wel wat tegenover. Office 365 biedt huurders de volledige Office-functionaliteit, inclusief Outlook, en ook met Publisher en de database Access. Die toepassingen mogen voor dat geld op vijf apparaten gebruikt worden, en men krijgt er gratis 20 gigabyte opslag in de cloud bij op Microsoft Skydrive - naast de 7 gigabyte die men daar gratis kan krijgen - en 60 minuten gratis bellen met Skype per maand. Huurders krijgen updates en nieuwe versies automatisch, zonder bijbetaling, en kunnen hun Office-toepassingen en bijbehorende bestanden in de cloud ook op incidentele basis benaderen vanaf willekeurige pc's die ten minste Windows 7 draaien.

Meer apparaten, maar niet onder iOS of Android

Bij de afweging tussen huren en kopen speelt dus met name een rol, hoe men de extra's waardeert. De mogelijkheid om de huurversie op meerdere apparaten te gebruiken maakt de huurversie al snel interessant. Bij twee apparaten is de koper 238 euro kwijt; daarvoor kun je Office 365 ruim 2 jaar huren. Bij drie apparaten wordt dat vier jaar. Maar er is een beperking: Office 365 draait alleen op Windows 7 of hoger, Windows Phone OS 7.5 en hoger en Mac OS X 10.5.8 en hoger. Op iPhones, iPads en mobieltjes en tablets onder Android draait Office 365 niet.

Hoe meer functionaliteit gewenst, hoe interessanter huren wordt

Ook de behoefte aan extra functionaliteit kan een reden zijn om voor Office 365 te kiezen. Een koper die absoluut Microsofts e-mailprogramma wil gebruiken, moet daarvoor voor een bedrag van 268 euro Office 2013 voor Thuisgebruik en Zelfstandigen aanschaffen. Voor dat bedrag kan men Office 365 al bijna drie jaar huren. Wie ook nog Publisher en de Access-database wil gebruiken, moet wel een hele goede reden hebben om niet te huren: die versie - Office Professional 2013 - kost 539 euro.

Afschrijvingstermijn speelt ook een rol

Ten slotte kan de waarde die men hecht aan up-to-date blijven ook nog een rol spelen. Bij Office 365 werkt de huurder - zoals gezegd - automatisch met de nieuwste functionaliteit. Voor Office 2013 geldt dat niet; daar krijgt de koper alleen patches gratis. Wie wil opwaarderen naar de opvolger, zal daar te zijner tijd opnieuw voor moeten betalen. De vraag is natuurlijk wanneer Microsoft daarmee komt, en hoe groot op dat moment de verleiding is om over te stappen. Bij een normale vernieuwingscyclus van drie jaar kost bijvoorbeeld de basisversie van Office 365 een dikke 46 euro per jaar. Maar als men vijf jaar denkt te doen met zijn aanschaf, is dat 28 euro per jaar - en dan is kopen zelfs nog steeds goedkoper dan huren als men drie pakketten koopt. Overigens is niet te besparen door losse pakketten te kopen. Los kosten Word, Excel, PowerPoint, Outlook 135 euro. Dat geldt ook voor Publisher en Access. Alleen OneNote is met 69 euro duidelijk goedkoper.

Conclusie: maak het sommetje

In zijn algemeenheid kun je concluderen dat huur in de meeste gevallen aantrekkelijk is voor mensen die absoluut van Outlook gebruik willen maken om mail te verwerken - en dus het pakket van 269 euro willen gebruiken - en die dat op meer dan één Windows-apparaat dan wel Mac willen doen. Wie ook Publisher en/of Access wil gebruiken, kan sowieso beter huren - tenzij dat vanwege regelgeving of uit andere overwegingen op bezwaren stuit. In alle andere gevallen zal men zijn knopen moeten tellen.