‘Snel en stevig bijsturen op ICT bij ministerie OCW’

Minister Van Engelshoven had BIT verzocht een toets uit te voeren op het programma 'ICT-werkplek-dienstverlenlng voor OCW'. Het programma brengt alle circa 3500 werkplekken van het ministerie van OCW, inclusief alle dienstonderdelen, over naar de standaard werkplek van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Op DUO na betrekken alle onderdelen van OCW nu hun ICT-werkplekdienstverlening bij marktpartij Atos. Omdat het contract met Atos eind 2015 eindigde, besloot het ministerie van OCW in 2014 om te komen tot één nieuwe ICT-werkplek voor alle dienstonderdelen, met uitzondering van DUO.

OCW besloot daartoe aan te sluiten bij de werkplek die op dat moment werd ontwikkeld door de Dienst ICT Uitvoering (DICTU) van het ministerie van Economische Zaken. In 2017 bleek dat deze ontwikkeling was vertraagd. Mede hierdoor is de samenwerking met DICTU beëindigd. Het ministerie van OCW heeft er daarom voor gekozen de werkplekken naar de DUO-werkplek te migreren en vervolgens op een later moment uit te zien naar een nieuwe dienstverlener voor verdere doorontwikkeling van de werkplekken.

Het programma kent drie delen:

• Migratie naar de DUO-werkplek (met Windows 7 en Office 2013), het overzetten van de werkplekgerelateerde applicaties van OCW en het beëindigen van de dienstverlening door Atos. Dit deel van het programma Is op 1 juli 2017 gestart en loopt tot en met april 2019. Het programma beoogt de uitrol van de circa 3.500 werkplekken in oktober van dit jaar te starten en in april 2019 af te ronden. Dan kan de dienstverlening van Atos beëindigd worden.
• Overgang van de DUO-werkplek naar Windows 10 en Office 2016 en het onafhankelijk maken van de applicaties van de werkplekversie. Dit deel moet In 2020 afgerond zijn.
• Ontwikkeling van een moderne cloudwerkplek door een nader te bepalen dienstverlener. Voor dit laatste deel is geen begin- en einddatum vastgesteld.

De kosten van het eerste deel van het programma zijn door OCW begroot op €19 miljoen. Uitloop in de planning leidt direct tot substantiële extra kosten: het programma heeft becijferd dat additionele exploitatiekosten € 800.000 per maand bedragen. Bij een vertraging langer dan enkele maanden moet Atos bovendien Investeren in hard- en software om de continuïteit van de huidige dienstverlening te kunnen garanderen. Tot en met maart 2018 heeft het programma circa € 2,8 miljoen uitgegeven.

Het project op de huidige wijze voortzetten leidt tot vertraging in de uitrol van de nieuwe werkplekken, een flinke overschrijding van het programmabudget en extra exploitatiekosten, waarschuwt BIT in een brief aan minister Ingrid van Engelshoven (Onderwijs).

Hiervoor zijn vier oorzaken:

1. DUO en OCW hanteren elk hun eigen interpretatie van het uitgangspunt van één-op-één overgang ‘as is’ voor de komst van OCW naar de DUO werkplek.
2. OCW en DUO gebruiken verschillende projectmethoden en ook dit belemmert de samenwerking. Het gebruik van twee verschillende ontwikkelmethoden binnen het programma leidt tot onvoldoende sturing op de prioriteiten, tot een gebrek aan besluitvorming over functionele en technische vereisten en tot onduidelijkheid over de voortgang van het project. DUO gebruikt een meer'aglle' ontwikkelmethode. OCW heeft weinig ervaring hiermee en houdt vast aan een meer traditionele 'waterval' aanpak.
3. De programmasturing is niet effectief om deze verschillen te signaleren en op te lossen. De inrichting van de verschillende stuurgroepen In combinatie met de wijze waarop het programmamanagement opereert resulteert ook op andere manieren in een ineffectieve besturing: * De Ingerichte stuurgroepen en met name de program board zijn niet effectief. * Cultuurverschillen tussen DUO en de dienstonderdelen leiden tot communicatieproblemen en gebrek aan wederzijds vertrouwen. Inhoudelijke discussies worden daardoor niet beslecht, komen niet bij de program board terecht of worden zelfs volledig vermeden. * Er Is geen totaalplanning die de samenhang en de afhankelijkheden beschrijft tussen de verschillende deelprogramma's. * De financiële rapportage geeft geen Inzicht in de realisatie van de programmadoelen en geen actuele prognose van de te verwachten uitgaven.
4. Ten slotte is er onduidelijkheid over het tijdelijke karakter van de DUO-werkplek, wat een zakelijke afweging van de investeringen bemoeilijkt. De keuze voor de DUO-werkplek wordt zowel door OCW als door DUO gezien als tijdelijk. Zonder dat dit expliciet is vastgelegd lijken alle partijen ervan uit te gaan dat DUO de werkplek In elk geval tot 2022 levert. Afschrijvingstermijnen zijn hiermee consistent. Voor de periode na 2022 houdt OCW alle opties open.

Advies: stuur snel en stevig bij

BIT adviseert de minister om snel en stevig bij te sturen. “Neem daarbij de DUO-werkplek en DUO-dienstverlening als uitgangspunt. Hanteer daarbij de projectmethode van DUO. Verbeter de sturing van het programma. Maak binnen een jaar richtinggevende keuzes over de toekomstige werkplekdienstverlening, zodat de investeringen op de beoogde eindsituatie kunnen worden afgestemd”, schrijft BIT in de brief.

Het project zou volgens BIT voor aanzienlijk lagere kosten kunnen worden uitgevoerd en in een kortere doorlooptijd als OCW er voor zou kiezen om zo veel mogelijk aan te sluiten bij de bestaande DUO-werkplekdienstverlening. “Wij verwachten dat met de huidige aanpak ook in de exploitatiefase de kosten hoger zullen zijn dan nodig.”

Wel denkt BIT dat het dan nog steeds mogelijk Is om de kosten te reduceren en migratie naar de DUO-werkplek in april 2019 succesvol af te ronden. Het geeft daarbij 4 adviezen:

A. Blijf zo dicht mogelijk bij de DUO-werkplek en de DUO-dienstverlening
B. Kies binnen dit programma voor de ontwikkelmethode van DUO
C. Maak de besturing van het programma slagvaardig
D. Maak binnen een jaar richtinggevende keuzes over de toekomstige werkplekdienstverlening

Tot slot adviseert BIT voor aanvang van doorontwikkeling van de DUO-werkplek verkennende gesprekken te starten over de toekomstige werkplekdienstverlening voor OCW. “Neem op basis van deze verkennende gesprekken een principebesluit over de invulling van een toekomstbestendige werkplek, de partij die deze werkplek gaat leveren en het daarbij behorende tijdpad. Gebruik die Informatie om op basis van een bijgestelde business case de inhoud van het programma na de eerste migratie verder uit te werken."