BIT kan niet alle aangevraagde IT-projecten toetsen

Bij het BIT werden in 2019 zoveel toetsen aangemeld dat het risicogericht heeft moeten selecteren over welke projecten het een advies kon geven. Uiteindelijk zijn er in 2019 vijftien BIT-adviezen uitgebracht, allen op verzoek van de bewindspersonen van de ministeries zelf. Er zijn geen adviezen uitgebracht op verzoek van de Tweede Kamer of op eigen initiatief van het BIT.

In het jaarverslag laat het BIT weten dat het met de vijftien uitgebrachte toetsen zijn volledige toetscapaciteit heeft benut. Dat dit zou gebeuren, was eind 2019 al duidelijk en daarom heeft het BIT, samen met de Toezichtsraad, een risicogerichte selectie ingevoerd. Op basis van omvang, stadium van het project, maatschappelijke impact en signalen dat een project ‘in zwaar weer’ verkeert, wordt een risico-inschatting gemaakt.

Deze selectie is toegepast bij 51 projecten van 5 ministeries. Op basis van deze inschatting zijn 8 projecten getoetst, zitten er nog 32 in portefeuille en zijn er 11 afgewezen. Een project zit ‘in portefeuille’ als er geen toets gestart wordt totdat capaciteit beschikbaar komt. Indien dit te lang duurt en afhankelijk van het stadium waarin het project zich bevindt kan het project alsnog worden afgewezen voor toetsing.

Evaluatie van selectie op basis van risico

In het jaarverslag evalueert het BIT het uitvoeren van deze risicogerichte selectie. Zo schrijft het dat niet gezegd is dat niet-geselecteerde projecten (omdat bijvoorbeeld het risico laag is, red.) ook zullen slagen. Daarnaast is om een risico-inschatting te kunnen elementaire informatie over het project nodig. “Deze informatie is soms niet tijdig beschikbaar.” En bovendien verschilt de volwassenheid van het portfoliomanagement door de CIO-offices, “waardoor ook de kwaliteit van de aangeleverde gegevens verschilt.”

Daarnaast schrijft het BIT dat er volgend jaar extra prioriteiten bijkomen die ook toetsingscapaciteit vergen. Het gaat dan om het doorontwikkelen van het toetskader, het toetsen van onderhoudsinvesteringen, het bijdragen aan het vergroten van de lerende werking en een naschrift op bestuurlijke reacties. Staatssecretaris Raymond Knops laat in de aanbiedingsbrief van het jaarverslag weten dat ook de transitie naar een adviescollege, een traject dat momenteel plaatsvindt, capaciteit van de medewerkers van het BIT vraagt. “Desondanks zullen in 2020 naar verwachting dertien toetsen worden afgerond. Dat is slechts een tweetal minder dan vorig jaar. Ook zijn er recent twee toetsmanagers geworven, één per augustus en één per september, waarmee de toetscapaciteit van het BIT verder toeneemt.”

Eerdere evaluaties

Ook in eerdere evaluaties werden al zorgen geuit over de capaciteit van het Bureau ICT Toetsing. Zo schreef Andersson Elffers-Felix eind 2018 al dat het BIT een klein bureau is en leunt sterk op zijn medewerkers. “De medewerkers dienen zelf relatief veel ondersteunende (bijvoorbeeld financiële) werkzaamheden uit te voeren, wat ten koste gaat van hun inzet op toetsen.”

Andersson Elffers-Felix was in deze evaluatie ook lovend over het toenmalig hoofd BIT, Cokky Hilhorst. “Zowel vanuit haar vakkennis als ook haar manier van opereren. Samen met de CIO-Rijk is de bureaumanager voor een belangrijk deel verantwoordelijk voor het succes van het BIT tot nu toe. Dit maakt het bureau tot op zekere hoogte ook afhankelijk van de bureaumanager. Het is een aandachtspunt voor de toekomst hoe deze afhankelijkheid te beperken.” Hilhorst verliet het BIT in mei 2019. Nu worden haar taken waargenomen door een waarnemend hoofd, maar de staatssecretaris laat in dezelfde brief weten dat de werving van een nieuw hoofd in oktober start.